Aufbewahrung von Unterlagen
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Copyright
Autoren:Dr.rer.oec. habil., Dipl.-Ing.oec. (Bau) Klaus Schiller
unter Mitwirkung von Prof. Dr.rer.oec. habil., Dipl.-Ing.oec. (Bau) Siegmar Kloß
Herausgeber:f:data GmbH Weimar und Dresden
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Die Aufbewahrung von Unterlagen aus Geschäften wird im Handelsgesetzbuch (HGB § 257) geregelt. Für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, aber auch für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für die Buchungsbelege gilt eine Frist von 10 Jahren.
Für Handelsbriefe beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Dazu zählen auch Lohnunterlagen sowie spezielle Geschäftspapiere, die im Zusammenhang stehen zu Steuererklärungen bzw. der Besteuerung des Unternehmens. Nicht als solche Geschäftspapiere gelten beispielsweise die Kalkulationsunterlagen von Angeboten, wenn zu diesen kein Zuschlag erteilt wurde.
Weiterhin gilt das Verbot, Aufzeichnungen so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr zu erkennen ist. Mit Ausnahme der Bilanzen und Jahresabschlüsse können die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen elektronischen bzw. digitalen Datenträgern aufbewahrt werden. Die gespeicherten Daten müssen aber jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Eine solche Aufbewahrung muss aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Dies ist auch deshalb von Bedeutung, weil nur eine ordnungsmäßige Buchführung Beweiskraft besitzt.
Die Aufbewahrungspflicht beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahrs, für das der letzte Jahresabschluss aufgestellt wurde.
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist mit Aufwendungen verbunden. Dafür kann handelsrechtlich wie auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet werden. Zu ermitteln sind dafür die Kosten für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres. Der Betrag ist dann mit der Anzahl der Jahre zu multiplizieren. Einzubeziehen sind jedoch nur die Pflichtjahre der Aufbewahrung. Für eine freiwillig längere Aufbewahrung kann keine Rückstellung vorgesehen werden.