Aufbewahrung von Unterlagen

Aufbewahrung von Unterlagen

Die Aufbewahrung von Unterlagen aus Geschäften wird im Handelsgesetzbuch (HGB § 257) geregelt. Für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, aber auch für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für die Buchungsbelege gilt eine Frist von 10 Jahren.

Für Handelsbriefe beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Dazu zählen auch Lohnunterlagen sowie spezielle Geschäftspapiere, die im Zusammenhang stehen zu Steuererklärungen bzw. der Besteuerung des Unternehmens. Nicht als solche Geschäftspapiere gelten beispielsweise die Kalkulationsunterlagen von Angeboten, wenn zu diesen kein Zuschlag erteilt wurde.

Weiterhin gilt das Verbot, Aufzeichnungen so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr zu erkennen ist. Mit Ausnahme der Bilanzen und Jahresabschlüsse können die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen elektronischen bzw. digitalen Datenträgern aufbewahrt werden. Die gespeicherten Daten müssen aber jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Eine solche Aufbewahrung muss aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Dies ist auch deshalb von Bedeutung, weil nur eine ordnungsmäßige Buchführung Beweiskraft besitzt.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahrs, für das der letzte Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist mit Aufwendungen verbunden. Dafür kann handelsrechtlich wie auch steuerrechtlich eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet werden. Zu ermitteln sind dafür die Kosten für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres. Der Betrag ist dann mit der Anzahl der Jahre zu multiplizieren. Einzubeziehen sind jedoch nur die Pflichtjahre der Aufbewahrung. Für eine freiwillig längere Aufbewahrung kann keine Rückstellung vorgesehen werden.

Baupreis-Informationen zu Aufbewahrung von Unterlagen

Sicherheitseinrichtungen, Baustelleneinrichtungen || vorhalten, umsetzen nach Anordnung AG, Bauwagen, einachsig, festes Fahrgestell, Bauwagen, 2-achsig, festes Fahrgestell, Bauwagen, vom Fahrgestell a...
Sicherheitseinrichtungen, Baustelleneinrichtungen || vorhalten, umsetzen nach Anordnung AG, Halle, Baracke
Sicherheitseinrichtungen, Baustelleneinrichtungen || vorhalten, umsetzen nach Anordnung AG, Bürocontainer, Küchencontainer, Magazincontainer, Sanitärcontainer, Unterkunftscontainer, Werkstattcontainer...

Normen und Regelwerke zu Aufbewahrung von Unterlagen

DIN EN 81-3 [2011-06] 16.1 Prüfung vor Inbetriebnahme 16.1.1 Die für die Vorprüfung einzureichenden technischen Unterlagen müssen ausreichende Angaben enthalten, um feststellen zu können, ob die de...
DIN 68800-4 [2012-02] 9.1 Vorarbeiten Wird Lebendbefall durch Trockenholzinsekten (z. B. Hausbockkäfer, Nagekäfer oder Splintholzkäfer) festgestellt, so ist anhand von Ausschlupflöchern dessen Ausbre...

Ausschreibungstexte zu Aufbewahrung von Unterlagen

STLB-Bau 2013-10 069 Aufzüge
Zusätzl.Ausrüstungen
STLB-Bau 2013-10 063 Gefahrenmeldeanlagen
Feuerwehr-Informationssystem Gehäuse Stahl besch AP-Montage
STLB-Bau 2013-10 000 Sicherheitseinrichtungen, Baustelleneinrichtungen
Bauwagen einachsig aufstellen räumen Büro L 4m B 2,45m
STLB-Bau 2013-10 000 Sicherheitseinrichtungen, Baustelleneinrichtungen
Baracke aufstellen Magazin/Lagerung 50-100m2
STLB-Bau 2013-10 000 Sicherheitseinrichtungen, Baustelleneinrichtungen
Bürocontainer aufstellen räumen L 6m B 2,5m

Begriffs-Erläuterungen zu Aufbewahrung von Unterlagen

Lohnunterlagen aus Arbeitsverhältnissen in Betrieben und Einrichtungen aus der Zeit der DDR waren weiterhin aufzubewahren. Die Pflicht für die Aufbewahrung endet jedoch zum 31.12.2011. Danach sind A ...
Die kaufmännische Geschäftsführung (KGF) ist ein Organ einer Arbeitsgemeinschaft (ARGE) . Sie wird von einem Gesellschafter der ARGE verantwortlich übernommen. Die Aufgaben der KGF im Einzelnen regel ...
Arbeitsgemeinschaft (ARGE) besitzt eigentlich keine eigene Rechtspersönlichkeit und kann – strenggenommen – auch keine selbständigen Organe bilden. Die Erfordernisse der Praxis haben aber auch im Rec ...
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern, dass jeder Buchung auch ein Beleg, z. B. Rechnungen, Quittungen, Schecks, Leistungsmeldung , Entnahmescheine u.a., zugrunde liegen muss. Die Buch ...

Verwandte Suchbegriffe zu Aufbewahrung von Unterlagen


 
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