Förmliche Abnahme

Die förmliche Abnahme ist nach Verlangen einer oder beider Vertragsparteien durchzuführen. Sie stellt eine spezielle Abnahmeform mit Bezug auf § 12 Abs. 4 in VOB Teil B dar.

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber die Fertigstellung der ausgeführten Leistungen mitteilen und zugleich um förmliche Abnahme bitten, wenn eine solche Abnahmeform im Bauvertrag vereinbart ist.

Mit einer förmlichen Abnahme soll erreicht werden, dass bereits bei der Abnahme weitgehende Übereinstimmung herrscht und etwaige Differenzstandpunkte eindeutig formuliert werden. Das Ergebnis der Abnahme ist schriftlich niederzulegen. Die förmliche Abnahme kann auch in Abwesenheit des Auftragnehmers erfolgen, wenn dieser trotz Ladung der Abnahme fernbleibt.

Da die Abnahme eine Aufgabe des Auftraggebers ist, kann und wird er in der Regel den Termin für die Durchführung der förmlichen Abnahme bestimmen.

Liegen wesentliche Mängel vor, kann der Auftraggeber

• die Abnahme bis zur Beseitigung der Mängel verweigern und
• dem Auftragnehmer eine Frist für die Beseitigung der Mängel vorgeben sowie
• nach fruchtlosem Ablauf der Frist zur Mängelbeseitigung den Auftrag dafür entziehen und eine Selbst- bzw. Ersatzvornahme vorsehen.

Öffentliche Bauaufträge müssen förmlich abgenommen werden, wenn ihnen die Formblätter 210 ff nach dem Vergabe- und Vertragshandbuch ( VHB-Bund, Ausgabe 2008) zugrunde liegen. Die entsprechenden Regelungen für die Abnahmen sind in der Richtlinie zu 441 – Abnahme – im VHB-Bund festgelegt.

Die Richtlinie zu 441 – Abnahme – trifft die nachfolgenden Aussagen:

1. Allgemeines

1.1 Mit der Abnahme

• wird die Leistung als vertragsgemäß ausgeführt gebilligt,
• beginnt die Verjährungsfrist für Mängelansprüche,
• geht die Gefahr für die Bauleistung auf den Auftraggeber über.

Nach der Abnahme

• können Ansprüche auf Beseitigung bereits erkannter und nicht ausdrücklich vorgehaltener Mängel nicht mehr durchgesetzt werden,
• hat der Auftraggeber zu beweisen, dass später festgestellte Mängel auf vertragswidrige Leistung zurückzuführen sind,
• können Vertragsstrafen, die nicht vorbehalten sind, nicht mehr verlangt werden.

Wegen dieser weit reichenden Wirkungen bedarf die Abnahme besonderer Sorgfalt.

1.2 Die rechtsgeschäftliche Erklärung der Abnahme obliegt der Baudurchführenden Ebene; freiberuflich Tätige sind zur Abgabe dieser Erklärung nicht befugt.

1.3 Bauleistungen aufgrund von Verträgen, denen die Formblätter 210 ff des VHB-Handbuchs zugrunde liegen, müssen förmlich abgenommen werden (siehe Zusätzliche Vertragsbedingungen 215 Nr. 14).

Bei förmlicher Abnahme ist das Formblatt Abnahme 441 unmittelbar nach der Begehung zu unterzeichnen. Eine Ausfertigung ist dem Auftragnehmer zu übergeben.

1.4 Findet keine förmliche Abnahme statt, ist dem Auftragnehmer die Abnahme unter Verwendung des Formblattes Abnahme 441 schriftlich mitzuteilen. Die Unterschrift des Auftragnehmers ist hierbei nicht erforderlich.

Bei geringfügigen und technisch einfachen Arbeiten, z.B. Leistungen aufgrund von Bestellscheinen und kleinen Bauunterhaltungsarbeiten, kann auf die schriftliche Mitteilung verzichtet werden. Vorbehalte nach § 12 Abs. 5, Nr. 3 VOB/B müssen dem Auftragnehmer jedoch innerhalb der in § 12 Abs. 5, Nr. 1 und 2 VOB/B genannten Fristen schriftlich mitgeteilt werden.

1.5 Grundsätzlich kann erst nach den gegenüber den ausführenden Auftragnehmern erfolgten Abnahmen die Übergabe an den Nutzer oder die liegenschaftsverwaltende Stelle (sog. Übernahme) erfolgen; diese Übergabe/Übernahme ist nicht identisch mit den Abnahmen nach § 12 VOB/B und ersetzt sie auch nicht.

2. Verweigerung der Abnahme

Bei wesentlichen Mängeln ist die Abnahme zu verweigern. Die Gründe sind festzuhalten und dem Auftragnehmer schriftlich mitzuteilen.

3. Abnahme von Leistungen zur Mängelbeseitigung

Die Leistungen zur Mängelbeseitigung sind förmlich abzunehmen, sofern ihre Bedeutung dies verlangt.

4. Ausnahmsweise Übernahme von betriebstechnischen Anlagen vor der Abnahme

4.1 Betriebstechnische Anlagen, für die eine Vereinbarung nach Richtlinie zum Formblatt Besondere Vertragsbedingungen Nr. 4.4 getroffen worden ist, sind nach Fertigstellung zu übernehmen. Die Übernahme ist zu bescheinigen. In der Bescheinigung ist die Geltendmachung einer vereinbarten Vertragsstrafe vorzubehalten.

4.2 Hat sich erst während des Bauablaufs herausgestellt, dass die Voraussetzungen für eine Prüfung der betriebstechnischen Anlage auf Vertragsmäßigkeit (Funktionsprüfung) bis zur Fertigstellung der Leistung nicht geschaffen werden können, soll mit dem Auftragnehmer eine Vereinbarung entsprechend der Richtlinie zum Formblatt Besondere Vertragsbedingungen Nr. 4.4 getroffen werden.