Schlussrechnung

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Schlussrechnung

Die Schlussrechnung setzt die Fertigstellung bzw. die Abnahme der vereinbarten Leistung voraus. Wird der Bauauftrag früher gekündigt, dann sind die bisher ausgeführten Leistungen abzurechnen. Mit Einreichen der Schlussrechnung sind auch alle sonstigen vertraglichen Unterlagen vorzulegen, z.B. Aufmaße, Laborberichte, technische Abnahmebescheinigungen, evtl. Bedienungsanleitungen u.a.

Das Bauunternehmen hat seine gesamten Forderungen aus demselben Bauvertrag in einer Schlussrechnung zusammengefasst geltend zu machen, einschließlich aller Nachforderungen, Leistungen aus Nachträgen und evtl. noch nicht bestätigten Nachträgen.

Die Schlussrechnung muss den Gesamtleistungsumfang, den Wert der restlichen Leistung jeweils Netto sowie den Anteil der Umsatzsteuer (soweit der Empfänger nicht selbst Bauleistungen erbringt und nach § 13b Umsatzsteuergesetz Steuerschuldner ist) und den Bruttobetrag ausweisen. Erhaltene Zahlungen z.B. aus Abschlagszahlungen sind von der Schlussrechnung abzuziehen. Früher gestellte aber noch unerledigte Forderungen (z.B. unbezahlte Abschlagsrechnungen, Vertragserfüllungseinbehalte, unbegründete Rechnungskürzungen) sollten bereits mit der Schlussrechnung vorbehalten werden.

Ein Muster für die Aufstellung der Schlussrechnung kann in drei verschieden Varianten unter Beispiele eingesehen werden:

Von Auftraggebern wird ggf. auch ein kumulierter Ausweis von Rechnungsbeträgen in den Abschlagsrechnungen und der Abzug von erfolgten Abschlagszahlungen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung verlangt und nicht nur insgesamt in der Schlussrechnung. Dann bliebe dies analog in den Beispielen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung zu berücksichtigen.

Wurde ein Skonto als Abzug bei den Abschlagszahlungen vereinbart und durch den Auftraggeber auch bei der Zahlung in Abzug gebracht, dann ist als Abzugsbetrag in der nächsten Abschlagsrechnung bzw. in der Schlussrechnung nicht der gezahlte Betrag des Auftraggebers für die betreffende Abschlagsrechnung, sondern der Zahlungsbetrag einschließlich in Anspruch genommenem Skonto anzusetzen.

Im Rahmen der Abschlagszahlungen durch den Auftraggeber können bei den Abschlagsrechnungen ggf. auch Einbehalte als Sicherheitsleistung nach VOB für die Vertragserfüllung erfolgen, und zwar nach unterschiedlicher Art und Weise und fallweise Auflösung bei den Abschlagszahlungen. Hierzu - wie auch bei Inanspruchnahme von Skonto - liefert die Excel-Vorlage unter Downloads eine beispielhafte Darstellung als Muster.

Beispiele zu Schlussrechnung

Variante 1

Ausgangsdaten: 
Bauleistung Auftragssumme  100.000,00 € 
+ bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart:  10.000,00 € 
1. Abschlagsrechnung (AR) / Abschlagszahlung (AZ)  30.000,00 € 
2. Abschlagsrechnung (AR) / Abschlagszahlung (AZ)  50.000,00 € 

Variante 1 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Vorzugsvariante, wenn Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung erforderlich ist. Für den Auftraggeber gilt keine Steuerschuldnerschaft für die Umsatzsteuer nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UstG). Die Rechnungslegung erfolgt mit Umsatzsteuer.

Aufstellung der Schlussrechnung:

Absetzung der einzelnen Abschlagszahlungen (ohne Berücksichtigung von Skonto) und der auf sie entfallenden Umsatzsteuerbeträge; falls Nachlass mit Vertrag gewährt, dann entsprechende Absetzung.

Der Auftraggeber als Rechnungsempfänger muss aus der Schlussrechnung den Gesamtrechnungsbetrag Brutto (im Beispiel 130.900,00 €) aus dem Auftrag erkennen können.

Die Darstellung in dieser Variante entspricht auch den Anforderungen, wie sie für öffentliche Bauaufträge in den Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) im Vergabe- und Vertragshandbuch ( VHB-Bund Ausgabe 2008) im Formblatt 215 vorgesehen sind. Danach sind in jeder Rechnung Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.

Variante 2

Ausgangsdaten: 
Bauleistung Auftragssumme  100.000,00 € 
+ bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart:  10.000,00 € 
1. Abschlagsrechnung (AR) / Abschlagszahlung (AZ)  30.000,00 € 
2. Abschlagsrechnung (AR) / Abschlagszahlung (AZ)  50.000,00 € 

Variante 2 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Absetzung des Gesamtbetrages der Abschlagszahlungen in Form einer Durchrechnung zu Bruttobeträgen, unter Beachtung der zu berechnenden Umsatzsteuer.

Die Variante 2 wird oft von Auftraggebern gefordert, wenn diese oder die betreffende Bauleistung nicht vorsteuerabzugsberechtigt zur Umsatzsteuer sind. Problematisch bleibt aber die Bruttodurchrechnung, weil sich bei sehr vielen Abschlussrechnungen/Abschlusszahlungen schnell gedankliche Fehler einschleichen können. Es sollte die Variante 1 vorgezogen werden.

Das folgende Beispiel würde eine falsche Erstellung der Schlussrechnung bedeuten:

Auf Grund dieser Schlussrechnung müsste der Auftragnehmer dem Finanzamt 20.900,00 € Umsatzsteuer abführen (mit Bezug auf § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz), obwohl er durch die Abschlagszahlungen bereits 14.060,00 € Umsatzsteuer vereinnahmt bzw. an das Finanzamt abgeführt hat. Erfolgt dies nicht, entstehen Zinsansprüche des Finanzamtes. Das besagt in einem analogen Fall ein Urteil des Finanzgerichtes Niedersachsen vom 27.7.1995 - Az. V 74/94. Das Bauunternehmen kann im nachhinein die fehlerhafte Schlussrechnung, die keinen Rest-USt.-Betrag ausweist, berichtigen, bekommt aber die Zinsen für die geleistete Überzahlung nicht erstattet.

Variante 3

Ausgangsdaten: 
Bauleistung Auftragssumme  100.000,00 € 
+ bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart:  10.000,00 € 
1. Abschlagsrechnung (AR) / Abschlagszahlung (AZ)  30.000,00 € 
2. Abschlagsrechnung (AR) / Abschlagszahlung (AZ)  50.000,00 € 

Variante 3 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Im Beispiel ist der Leistungsempfänger selbst Erbringer von Bauleistungen, für ihn gilt § 13b UStG als Steuerschuldner, beispielsweise Rechnungslegung des Nachunternehmers (NU) an den Generalunternehmer (GU). In diesem Fall sind sowohl die Abschlagsrechnungen als auch die Schlussrechnung nur als Netto-Rechnung (ohne Umsatzsteuer) aufzustellen.

Schlussrechnung am 20.9.:

Fall A

Am 20.9 waren die Abschlagszahlungen wie oben durch den AG erfolgt:

Die Abschlagszahlungen können auch in einem Anhang zur Schlussrechnung als Zahlungsübersicht dargestellt und nur in einer Summe in die Schlussrechnung übernommen werden.

Fall B

Am 20.9. war nur die 1. Abschlagsrechnung durch den AG mit 27.000 € bezahlt.

Wird die Schlussrechnung nach Fall A aufgestellt, obwohl nur die 1. Abschlagsrechnung bezahlt wurde, so ist die ausstehende Bezahlung der 2. Abschlagsrechnung rechtlich noch einzutreiben, wenn die Schlusszahlung des Auftraggeber nicht vorhehaltlos angenommen wurde (vgl. § 16 Nr. 3, Abs. 2 VOB/B).

In der Baupraxis ist es durchaus nicht selten, dass zu einem Bauauftrag viele (3 bis 15 und ggf. mehr) Abschlagsrechnungen in Abhängigkeit von der Länge der Bauzeit vereinbart werden. Dann ist es auch für den Kontrollüberblick ratsam, bereits mit der Schlussrechnung alle noch nicht bezahlten Teile aus den Abschlagsrechnungen vorzubehalten wie im Beispiel dargestellt.

Die Aufstellung der Schlussrechnung kann meistens in Software-Lösungen in Verbindung mit der Kalkulation und Abrechnung vorgenommen werden, beispielsweise nach den dargestellten Aussagen in der Software x:bau.

Normen und Regelwerke zu Schlussrechnung

DIN 1961 [2012-09] (1) Der Auftragnehmer hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen. Er hat die Rechnungen übersichtlich aufzustellen und dabei die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Ver...
[2012-09] VOB Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil B: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen
DIN 1961 [2012-09] (1) 1. Abschlagszahlungen sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren, und zwar in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen...
DIN 1961 [2012-09] (1) Verlangt der Auftragnehmer nach der Fertigstellung — gegebenenfalls auch vor Ablauf der vereinbarten Ausführungsfrist — die Abnahme der Leistung, so hat sie der Auftraggeber bi...
DIN 1961 [2012-09] (1) 1. Wenn Sicherheitsleistung vereinbart ist, gelten die §§ 232 bis 240 BGB, soweit sich aus den nachstehenden Bestimmungen nichts anderes ergibt. Anmerkung zu § 17 Abs. 1 2. Die...

Ausschreibungstexte zu Schlussrechnung

STLB-Bau 2013-10 085 Rohrvortriebsarbeiten
Beweissicherungsverfahren Flächen/Objekte 3Ausfertigungen

Baunachrichten zu Schlussrechnung

Bauaufträge im Kreislauf von Angebot, Ausführung, Nachtrag und Abrechnung -  Der Bauauftrag entsteht und ist wert das er zugrunde geht. A` la Goethe erleben die Firmen diesen ewigen Rhythmus am Bau. Vom Anbieten bis zum Abrechnen. Oft ist nach dem Angebot schon Schluss. Aber mit der Schlussrechnung ist der Auftrag noch nicht am Ende. Bauaufträge sind das tägliche Brot der Firmen. Lebenswichtig sind die Bauleistungen und Baupreise. Und eine gesunde Existenz erfordert eine schnelle und sichere Kalkulation sowie eine ordnungsgemäße Abrechnung.
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Friedensstiftende Nachträge mit EFB und Ausgleichsberechnung -  Frieden ist ein hohes Gut. Am Bau offenbart sich dieser in Partnerschaft und Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien. Baufrieden ist die Abwesenheit von zerstörerischen Streit und Feindschaft im Gerichtssaal. Eintracht ist besser als Zwietracht. Unstimmigkeiten sollte man miteinander ausgleichen. Ansonsten vollzieht der Richter im Rechtsstreit öfters einen Vergleich. Ein gegenseitiges Nachgeben plus juristischer Kosten. Lieber ein freiwilliger Ausgleich als ein erzwungener Vergleich. Dies spart Nerven und sichert zukünftige Aufträge.
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Begriffs-Erläuterungen zu Schlussrechnung

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In der Leistungsrechnung unterscheidet man verschiedene Leistungskennzahlen: hergestellte Leistung als Bauleistung im Preisausdruck (Netto), die zugleich eine unfertige Bauleistung darstellt, solange ...

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