Variante 1 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Vorzugsvariante, wenn Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung erforderlich ist. Für den Auftraggeber gilt keine Steuerschuldnerschaft für die Umsatzsteuer nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UstG). Die Rechnungslegung erfolgt mit Umsatzsteuer.

Aufstellung der Schlussrechnung:

Absetzung der einzelnen Abschlagszahlungen (ohne Berücksichtigung von Skonto) und der auf sie entfallenden Umsatzsteuerbeträge; falls Nachlass mit Vertrag gewährt, dann entsprechende Absetzung.

Der Auftraggeber als Rechnungsempfänger muss aus der Schlussrechnung den Gesamtrechnungsbetrag Brutto (im Beispiel 130.900,00 €) aus dem Auftrag erkennen können.

Die Darstellung in dieser Variante entspricht auch den Anforderungen, wie sie für öffentliche Bauaufträge in den Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) im Vergabe- und Vertragshandbuch ( VHB-Bund Ausgabe 2008) im Formblatt 215 vorgesehen sind. Danach sind in jeder Rechnung Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.

Variante 2 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Absetzung des Gesamtbetrages der Abschlagszahlungen in Form einer Durchrechnung zu Bruttobeträgen, unter Beachtung der zu berechnenden Umsatzsteuer.

Die Variante 2 wird oft von Auftraggebern gefordert, wenn diese oder die betreffende Bauleistung nicht vorsteuerabzugsberechtigt zur Umsatzsteuer sind. Problematisch bleibt aber die Bruttodurchrechnung, weil sich bei sehr vielen Abschlussrechnungen/Abschlusszahlungen schnell gedankliche Fehler einschleichen können. Es sollte die Variante 1 vorgezogen werden.

Das folgende Beispiel würde eine falsche Erstellung der Schlussrechnung bedeuten:

Auf Grund dieser Schlussrechnung müsste der Auftragnehmer dem Finanzamt 20.900,00 € Umsatzsteuer abführen (mit Bezug auf § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz), obwohl er durch die Abschlagszahlungen bereits 14.060,00 € Umsatzsteuer vereinnahmt bzw. an das Finanzamt abgeführt hat. Erfolgt dies nicht, entstehen Zinsansprüche des Finanzamtes. Das besagt in einem analogen Fall ein Urteil des Finanzgerichtes Niedersachsen vom 27.7.1995 - Az. V 74/94. Das Bauunternehmen kann im nachhinein die fehlerhafte Schlussrechnung, die keinen Rest-USt.-Betrag ausweist, berichtigen, bekommt aber die Zinsen für die geleistete Überzahlung nicht erstattet.

Variante 3 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Im Beispiel ist der Leistungsempfänger selbst Erbringer von Bauleistungen, für ihn gilt § 13b UStG als Steuerschuldner, beispielsweise Rechnungslegung des Nachunternehmers (NU) an den Generalunternehmer (GU). In diesem Fall sind sowohl die Abschlagsrechnungen als auch die Schlussrechnung nur als Netto-Rechnung (ohne Umsatzsteuer) aufzustellen.

Schlussrechnung am 20.9.:

Fall A

Am 20.9 waren die Abschlagszahlungen wie oben durch den AG erfolgt:

Die Abschlagszahlungen können auch in einem Anhang zur Schlussrechnung als Zahlungsübersicht dargestellt und nur in einer Summe in die Schlussrechnung übernommen werden.

Fall B

Am 20.9. war nur die 1. Abschlagsrechnung durch den AG mit 27.000 € bezahlt.

Wird die Schlussrechnung nach Fall A aufgestellt, obwohl nur die 1. Abschlagsrechnung bezahlt wurde, so ist die ausstehende Bezahlung der 2. Abschlagsrechnung rechtlich noch einzutreiben, wenn die Schlusszahlung des Auftraggeber nicht vorhehaltlos angenommen wurde (vgl. § 16 Nr. 3, Abs. 2 VOB/B).

In der Baupraxis ist es durchaus nicht selten, dass zu einem Bauauftrag viele (3 bis 15 und ggf. mehr) Abschlagsrechnungen in Abhängigkeit von der Länge der Bauzeit vereinbart werden. Dann ist es auch für den Kontrollüberblick ratsam, bereits mit der Schlussrechnung alle noch nicht bezahlten Teile aus den Abschlagsrechnungen vorzubehalten wie im Beispiel dargestellt.

Die Aufstellung der Schlussrechnung kann meistens in Software-Lösungen in Verbindung mit der Kalkulation und Abrechnung vorgenommen werden, beispielsweise nach den dargestellten Aussagen in der Software x:bau.