Ablauf der Öffentlichen Ausschreibung

Ablauf der Öffentlichen Ausschreibung

Die öffentlichen Auftraggeber müssen bei nationalen Ausschreibungen und Vergaben im Unterschwellenbereich die Regelungen im Abschnitt 1 (Basisparagrafen) der VOB Teil A anwenden. Dagegen sind private Auftraggeber an keine haushaltrechtlichen Bestimmungen gebunden und nicht dazu verpflichtet, die VOB/A unterhalb der Schwellenwerte anzuwenden. Andererseits dürfen sich die privaten Auftraggeber freiwillig den Bestimmungen im 1. Abschnitt der VOB/A unterwerfen und diese anwenden.
Eine Öffentliche Ausschreibung im Unterschwellenbereich weist einen ganz speziellen Ablauf des Verfahrens auf, in dem folgende Schritte maßgebend sind:
  1. Öffentliche Ausschreibungen im Unterschwellenbereich sind mit Bezug auf § 12 Abs. 1 im Abschnitt 1 der VOB/A bekannt zu machen. Das muss in dazu herausgegebenen Amtsblättern, Tageszeitungen, Informationsdiensten u. a. erfolgen. Erfolgen kann auch die Veröffentlichung auf der zentralen Internetplattform www.bund.de. Das führt zu Erleichterungen und hilft Kosten einzusparen. Welche einzelnen Angaben die Bekanntmachung enthalten soll, wird in § 12 Abs. 1, Nr. 2 VOB/A aufgeführt. Wichtige Angaben sind beispielsweise Aussagen zur Art und dem Umfang der Leistung, Art des Auftrags und Zweck der baulichen Anlage. Bereits in der Bekanntmachung sind alle notwendigen Informationen zu liefern, die für einen Bieter von Wichtigkeit für seine Kalkulation sein könnten.
    Bei EU-weiten Ausschreibungen ist die Absicht einer geplanten Auftragsvergabe mittels einer Vorabinformation nach § 12 EU Abs. 1 im Abschnitt 2 der VOB/A bekannt zu geben, die wesentliche Merkmale des beabsichtigten Bauauftrags enthalten soll. Bei einem offenen Verfahren und Verhandlungsverfahren kann die Vorabinformation als Aufruf zum Wettbewerb genutzt werden.
  2. Anforderung und Abholung der Vergabeunterlagen durch die an dem Bauauftrag interessierten Unternehmen. Vom Auftraggeber sind sie den Bauunternehmen als Bieter in geeigneter Weise zu übermitteln. Dafür ist durch die ausschreibende Stelle ein Schreiben als Aufforderung zur Abgabe eines Angebots vorzubereiten und den potenziellen Bietern zu übergeben. Im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017) wird dafür das Formblatt 211 mit zugehöriger Richtlinie empfohlen. Auszusagen ist darin über das Vergabeverfahren und die Vertragsbedingungen. Zu überreichen ist weiterhin die Leistungsbeschreibung.
  3. Durch den Ausschreibenden ist eine angemessene Angebotsfrist nach § 10 Abs. 1 der VOB/A für die Erarbeitung eines Angebots zu bestimmen. Sie soll bei nationalen Vergaben im Unterschwellenbereich auch bei Dringlichkeit nicht weniger als 10 Kalendertage umfassen. Dabei ist vor allem auch die zusätzliche Zeit für eine ggf. notwendige Baustellenbesichtigung oder die Beschaffung von Unterlagen für die Kalkulation des Angebots (z. B. Einholung von Materialpreisen, Angeboten von Nachunternehmern u. a.) zu berücksichtigen.
  4. Zum Ende der Angebotsfrist überreichen die Bieter ihre Angebote fristgemäß an die ausschreibende Stelle. Der Auftraggeber hat nach § 13 Abs. 1, Nr. 1 der VOB/A festzulegen, in welcher Form die Angebote einzureichen sind. Zugelassen sind immer schriftlich eingereichte Angebote mit Unterzeichnung. Per Post oder direkt übermittelte Angebote sind in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und als solche zu kennzeichnen. Elektronische Angebote sind nach Wahl des Auftraggebers zu übermitteln. Das könnte in Textform oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach den Anforderungen des Auftraggebers erfolgen. Für die Öffnung und Verlesung (Eröffnung) der bis zum Ablauf der Angebotsfrist eingegangenen Angebote ist ein Eröffnungstermin nach § 14 Abs. 1 der VOB/A abzuhalten, in dem bei nationalen Ausschreibungen nur die Bieter und ihre Bevollmächtigten zugegen sein dürfen.
  5. Nach Vorlage der Angebote sind diese zunächst nach § 16 Abs. 1 der VOB/A formal danach zu prüfen, ob ggf. ein Ausschluss eines Bieters bei Vorliegen eines Grundes erfolgen muss. Wird festgestellt, dass noch Erklärungen und Nachweise vom Bieter fehlen, kann der Auftraggeber bei nationalen Ausschreibungen nach § 16 a VOB/A diese nachträglich verlangen und zwar innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei einer Nichtvorlage zum Nachtermin ist das Angebot auszuschließen.
  6. Anschließend ist die Prüfung über die Eignung von Bietern vorzunehmen und zwar nach Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit mit Bezug auf § 6 a der VOB/A. Der Nachweis über die vorhandene Präqualifikation nach VOB kann durch den Bieter auch durch einen abrufbaren Nachweis im Präqualifizierungsverzeichnis erbracht werden.
  7. Danach sind die Angebote nach ihrer Wirtschaftlichkeit zu prüfen, weiterhin auch technisch und rechnerisch. In die engere Wahl sollen nur Angebote kommen, durch die eine rationelle Ausführung und sparsame Wirtschaftsführung gewährleisten werden. Die danach festgestellten Angebotsendsummen sind in der Niederschrift über den Eröffnungstermin zu verwerken.
Den Zuschlag erhält bei nationalen Ausschreibungen nach § 16 d Abs. 1, Nr. 1 der VOB/A das wirtschaftlichste Angebot, wofür jedoch der niedrigste Angebotspreis nicht allein entscheidend sein soll. Auf einen unangemessen hohen oder niedrigen Preis darf der Zuschlag nicht erteilt werden. Der Zuschlag ist möglichst bald bzw. mindestens so rechtzeitig zu erteilen, dass dem Bieter die Erklärung noch vor dem Ende der Bindefrist zugeht.
Bei einer Öffentlichen Ausschreibung darf nach § 15 Abs. 3 VOB/A durch den Auftraggeber mit dem Bieter nicht über den Preis nachverhandelt werden. Lediglich nachvollziehbare Darlegungen bzw. Aufklärungen können mit Bezug auf Tz. 3.3.2 in der Richtlinie zum Formblatt 321 - Prüfungs- und Wertungsübersicht - im VHB-Bund (Ausgabe 2017) verlangt werden, beispielsweise bei Verdacht auf eine Mischkalkulation sowie zu Fällen, wenn Preise in "einem auffälligen, wucherähnlichen Missverhältnis zur Bauleistung stehen", was "jedenfalls bei einem 5-fach überhöhten Einheitspreis der Fall sein kann".
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