Aufzeichnungen zu Geschäftsvorfällen

Aufzeichnungen zu Geschäftsvorfällen

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eines Bauunternehmens sind zu verschiedenen Zwecken Aufzeichnungen erforderlich, vor allem im betrieblichen Rechnungswesen das Führen von Büchern und Speichern von Informationen auf Datenträger sowie nach steuerlichen und außersteuerlichen Rechtsnormen. Sie werden zunehmend unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet und als Datensätze und Dokumente in elektronischer Form geführt.
Außersteuerliche Anforderungen an Aufzeichnungen stellen die Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB) in den §§ 238 ff. und den dort angeführten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) dar. Steuerliche Aufzeichnungspflichten leiten sich aus der Abgabenordnung (AO) in den §§ 90 ff. und 141 ff. sowie auch aus gesetzlichen Vorschriften einzelner Steuerarten ab. Zur elektronischen Form der Aufzeichnungen sind die Aussagen im BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", veröffentlicht am 5. Dezember 2014 im Bundessteuerblatt (BStBl. I 2014 S. 1450), zu berücksichtigen.
Als Aufzeichnungen gelten nach Tz. 1.7 im BMF-Schreiben "alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion (z.B. auf Datenträgern). Der Begriff der Aufzeichnungen umfasst Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen und Grafiken". Werden verschiedene Aufzeichnungen für unterschiedliche Rechtsnormen in einer Aufzeichnung zusammengefasst, dann haben sie den unterschiedlichen Zwecken zu genügen. Sofern aber die einzelnen Rechtsnormen gleichartige Aufzeichnungen verlangen, so ist dann eine mehrfache Aufzeichnung für die einzelnen Rechtsnormen nicht erforderlich.
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