Handakte für Baukaufleute

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Handakte für Baukaufleute

Die Handakte für Baukaufleute ist eine wichtige Praxishilfe zur Erleichterung der Aufgabenerfüllung und Arbeitsorganisation. Eine Handakte soll die Baukaufleute mit allen für die Arbeit notwendigen Unterlagen begleiten. Dabei handelt es sich nicht etwa um "zusätzlichen" Schreibkram, den man so nebenbei mit erledigt oder gelegentlich auch gar nicht besorgt. Vielmehr geht es um eine Begleitdokumentation, die es jederzeit erlaubt, den Fortgang der Arbeiten nachvollziehen und fortsetzen zu können, besonders bei Umbesetzungen. Dann ist wichtig, dass die notwendigen Arbeiten ohne lange Einarbeitung weiter von einem anderen Baukaufmann/-frau erfolgen können. Auch soll eine solche Akte ein Nachschlagewerk sein, das - immer auf dem neuesten Stand - stets aktuelle Auskunft ermöglicht.
Es ist vorteilhaft, der Handakte ein Deckblatt vorzuschalten, das Auskunft über den Inhalt gibt. Die folgende Übersicht liefert ein Beispiel für die Handaktengliederung:
1.Allgemeines
1.1Führung von gebundenen Büchern/Heften
1.2Führung von offenen bzw. losen Karteien
1.3Formularwesen und -arten
1.4Terminübersichten
1.5Bauaktenrahmenplan
1.6Arbeitsanleitungen, -weisungen u. a.
1.7Büroeinrichtung Baukaufmann/-frau
2Schriftverkehr
2.1mit Geschäftsleitung
2.2mit anderen Niederlassungen/Dienststellen
2.3mit Auftraggeber
2.4mit Nachunternehmern
2.5mit Partnern und Dritten
2.6mit Behörden
3Vertragsakte /-unterlagen
3.1Bauverträge mit Auftraggeber
3.2Bauverträge mit Nachunternehmern
3.3ARGE-Verträge
3.4Mietverträge
3.5Protokolle zu Vertragsverhandlungen und -bedingungen
4Laufende Meldungen zur Geschäftsleitung bzw. Leitung der Niederlassung
4.1Monatsmeldungen gemäß Terminplan
4.2Personalmeldungen/Belegschaftsmeldungen
5Fachgebiete der laufenden Arbeiten
5.1Rechnungslegung
5.1.1Abschlagsrechnungen
5.1.2Schlussrechnungen/Teil-Schlussrechnungen
5.2Rechnungsprüfung
5.2.1Nachunternehmer
5.2.2Partnerrechnungen
5.3Personalwesen
5.3.1Personaldispositionen
5.3.2Arbeitsverträge bei eigener Beschaffung
5.3.3Erklärungen für Zahlungen zu Lohnnebenkosten wie Fahrgelder, Verpflegungszuschuss u.a.
5.3.4Baustellenunterkünfte/Wohnlager
5.3.5Lohnabrechnung
5.3.6Unfallanzeigen
5.3.7Nachweise zu Arbeitszeitkonten und der Inanspruchnahme bei flexibler Arbeitszeit
5.3.8Schlechtwetternachweisführung, Wintergeld u.a.
5.3.9Akkordberichte bei Leistungslohn
5.3.10Sonstige, das Personal betreffende Vorgänge
5.4Materialeinkauf und -wirtschaft
5.4.1Einkaufsunterlagen, Bestellungen, Aufträge
5.4.2Lieferscheine
5.4.3Materialdispositions- und Lagerkartei
5.4.4Schalungs- und Rüstmaterialkartei
5.4.5Werkzeuge und Kleingeräte, BAL (Baustellenausstattungsliste)
5.4.6Büromaterial
5.5Gerätewirtschaft
5.5.1Arbeitsanleitungen, BGL (Baumaschinen- und Geräteliste), Formulare
5.5.2Geräteanforderungen, Freimeldungen, Versandmeldungen
5.5.3Geräteabrechnung
5.5.4Mietabstimmungen, -verträge, -abrechnungen,
5.5.5Werkstattabrechnungen, Reparaturen
5.6Transport
5.6.1Preisunterlagen (KURT - Kostenorientierte unverbindliche Richtwerttabelle Transport bzw. KGS - Kostensätze Gütertransport Straße), Verträge
5.6.2Transport- und Fahrtabrechnungen
5.7Versicherungen
5.7.1Unterlagen, Formulare, Policen
5.7.2Schadensmeldungen
5.7.3Schadensermittlungen
6Buchhaltung und Kassenführung
6.1Arbeitsanleitungen und -weisungen, Formulare, Kassenordnung, Kostenarten- und Kostenstellenübersichten
6.2Baukassenbuchführung, Inventurberichte
6.3Reisekosten- und Auslagenabrechnung
6.4Bürgschaftsübersichten
7ARGE-Abrechnung
7.1Kontierungsbelege
7.2Monatsabrechnungen
7.3Ergebnisübersichten
7.4Unterlagen für Zwischen- und Schlussbilanz
7.5Bürgschaften der Nachunternehmer

Begriffs-Erläuterungen zu Handakte für Baukaufleute

Zur Erleichterung der Aufgabenerfüllung und Arbeitsplatzorganisation des Baukaufmanns/der Baukauffrau ist es von Vorteil, im Bauunternehmen für das Arbeitsgebiet Hilfen bereitzustellen und zu führen, ...

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