Kaufmännische Geschäftsführung der ARGE

Kaufmännische Geschäftsführung der ARGE

Die kaufmännische Geschäftsführung (KGF) ist ein Organ einer Arbeitsgemeinschaft (ARGE). Sie wird von einem Gesellschafter der ARGE verantwortlich übernommen. Die Aufgaben der KGF im Einzelnen regelt § 8 im ARGE-Mustervertrag. Es besteht Gleichgewichtigkeit gegenüber der technischen Geschäftsführung in kaufmännischen Belangen. Die Aufgaben beginnen mit der Aufstellung und Ausfertigung des ARGE-Vertrages und enden mit der Aufstellung der endgültigen Schlussbilanz. Danach schließen sich in der Regel nur noch Aufbewahrungspflichten (z. B. zu Bürgschaften, Abrechnungsunterlagen u. a.) an.
Die kaufmännische Geschäftsführung vertritt die ARGE gegenüber Dritten in kaufmännischen Belangen. Sie verwendet Briefbogen der ARGE und unterzeichnet mit dem Namen der ARGE und dem Zusatz „Kaufmännische Geschäftsführung". Die Durchführung der kaufmännischen Arbeiten und die Berichterstattung erfolgen nach den Organisationsvorschriften und Formblättern der kaufmännischen Geschäftsführung.
Die kaufmännische Geschäftsführung umfasst insbesondere folgende Einzelaufgaben:
  • Verantwortliche Überwachung aller kaufmännischen Arbeiten auf der Baustelle und für die Baustelle. Das bedeutet auch, das wirtschaftliche Ergebnis der ARGE optimal zu beeinflussen, indem Kosten eingespart und über die Rechnungslegungen der Bauvertrag bestmöglichst vergütet wird. Hierzu rechnet auch die rechtzeitige Realisierung aller Zahlungsansprüche, die Durchsetzung berechtigter Nachtragsforderungen, der Schutz vor Forderungsverlusten u. a.
  • An- und Abmeldungen bei Behörden usw. sowie laufender Verkehr mit diesen (z. B. Krankenkassen, Arbeitsamt, Sozialkassen, Ortspolizei, Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Versicherungsgesellschaften), soweit diese Arbeiten nicht der Bauleitung oder der mit der Lohnbuchhaltung beauftragten Stelle übertragen werden.
  • Eröffnung und Löschung der Konten, Beschaffung und Widerruf der Vollmachten (Post,Banken und dgl.), Beschaffung und Verwaltung von Geldmitteln sowie nach Maßgabe der Beschlüsse der Aufsichtsstelle die Beantragung und Kündigung von Bankkrediten und Anforderung von Bürgschaften von den Gesellschaftern sowie die Aufbewahrung und Verwaltung der Bürgschaften.
  • Buchführung und Aufstellung von kurzfristigen Ergebnisübersichten (Ergebnisrechnung und Vermögensübersicht), der Schlussbilanz und einer etwaigen Auseinandersetzungsbilanz der ARGE.
  • Einkauf und Materialverwaltung, soweit nicht die Bauleitung damit beauftragt wird.
  • Überwachung der Lohn- und Gehaltsbuchführung, Prüfung der Lohn- und Gehaltslisten sowie der Gehaltsbelastungen der Gesellschafter.
  • Ausfertigung des ARGE-Vertrages und Mitwirkung beim Abschluss von Verträgen aller Art.
  • Bearbeitung der Steuerangelegenheiten der ARGE einschließlich der Vertretung der ARGE bei Betriebsprüfungen. Ergeben sich im Rahmen einer Betriebsprüfung Änderungen der Besteuerungsgrundlagen der ARGE, die auf die steuerlichen Belange der Gesellschafter nicht nur unwesentliche Auswirkungen haben, so sind die Gesellschafter vor Zustimmung bzw. vor der Schlussbesprechung zu informieren.
  • Aufbewahrung der kaufmännischen Unterlagen nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen. Erforderlichenfalls entscheidet die Aufsichtsstelle, welche Unterlagen als kaufmännische Unterlagen gelten.
  • Nach Abwicklung aller Geschäftsvorfälle sind die Schlussbilanz und ein Schlussprotokoll aufzustellen. Einsprüche gegen die Schlussbilanz können nur in schriftlicher Form mit Begründung innerhalb von drei Monaten nach Zustellung erhoben werden. Nach Eintritt der Feststellungswirkung sind alle in der Schlussbilanz enthaltenen Ansätze und Bewertungen abschließend und endgültig.
Der kaufmännischen Geschäftsführung unterliegen auch eine Reihe von Informations- und Unterrichtungspflichten, und zwar insbesondere
  • zu Gesellschafter- und ARGE-Rechnungen (Zuleitung von Kopien an alle Mitgesellschafter zur zeitnahen Kenntnisnahme),
  • zum laufenden Geschäftsergebnis der ARGE (monatliche Übersendung von Ergebnisübersichten an sämtliche Gesellschafter)
  • zu den Bankkonten der ARGE (Zustellung der Bankkontoauszüge an die Gesellschafter zur Unterrichtung über die aktuellen Kontostände)
  • zur Finanzplanung der ARGE mit der Information, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang demnächst weitere finanzielle Mittel der ARGE zur Verfügung zu stellen sind,
  • zu Kontoangleichungen und Auszahlungen gemäß den monatlichen Angleichungen der Gesellschafterkonten und den Anforderungen aus dem Finanzplan,
  • bei Versicherungsfällen bzw. der Abwicklung von Schadensfällen sowie über die Ergebnisse der Regulierung.
Es kann auch möglich sein, dass der mit der kaufmännischen Geschäftsführung beauftragte Gesellschafter vor Abschluss der ARGE ausscheidet. Dann sollten folgende Maßnahmen vorgesehen werden:
  • Die Aufsichtsstelle ist schnellstmöglich einzuberufen, um einerseits festzulegen, wer die kaufmännischen Arbeiten weiterführt und damit gemäß § 8.44 ARGE-Mustervertrag für die Erstellung der Auseinandersetzungsbilanz zuständig ist, und um andererseits zu vermeiden, dass gegenüber Lieferanten und Nachunternehmern Unsicherheiten auftreten. Die Neubestellung einer kaufmännischen Geschäftsführung stellt eine nachträgliche Änderung des § 8.1 ARGE-Vertrag dar, die gemäß § 6.8 ARGE-Vertrag der schriftlichen Zustimmung aller in der ARGE verbliebenen Gesellschafter bedarf. Kommt hierüber keine Einigung zustande, so sollte die technische Geschäftsführung die Aufgaben der kaufmännischen Geschäftsführung kommissarisch weiterführen, bis eine Einigung erzielt ist.
  • Es ist auf die Aushändigung der kaufmännischen Unterlagen zu drängen. Man sollte sich quittieren lassen, was durch den ausscheidenden Gesellschafter bzw. Sequester (vom Gericht bestellt) ausgehändigt wurde.
  • Gegenüber dem Finanzamt ist eine Fehlanzeige darüber zu stellen, dass die erforderlichen Unterlagen für die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung noch nicht zur Verfügung stehen.
  • Zum Abgleich der Gesellschafterkonten ist schnellstens eine Saldenbilanz aufzustellen.
Auf jeden Fall ist darauf Einfluss zu nehmen, dass die Abwicklung des Gesellschafterausscheidens den ordnungsgemäßen ARGE-Ablauf so wenig wie nur möglich stört und negative Begleiterscheinungen minimiert werden.
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