Schlussrechnung

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Schlussrechnung

Die Schlussrechnung setzt die Fertigstellung bzw. die Abnahme der vereinbarten Bauleistungen voraus. Sie ist aufzustellen, wenn der Bauherr als Leistungsempfänger auch über die ausgeführte Leistung verfügen kann. Einer Schlussrechnung kommt auch eine Teilschlussrechnung gleich, wenn eine vorausgegangene Teilabnahme erfolgte. Wird der Bauauftrag früher gekündigt, dann sind die bisher ausgeführten Leistungen abzurechnen. Mit Einreichen der Schlussrechnung sind auch alle sonstigen vertraglichen Unterlagen vorzulegen, z. B. Aufmaße, Laborberichte, technische Abnahmebescheinigungen, evtl. Bedienungsanleitungen u. a.
Das Bauunternehmen hat seine gesamten Forderungen aus demselben Bauvertrag in einer Schlussrechnung zusammengefasst geltend zu machen, einschließlich aller Nachforderungen, Leistungen aus Nachträgen und evtl. noch nicht bestätigten Nachträgen.
Erfolgte die Ausführung der Bauleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, so ist vom Bauunternehmen die Rechnungsausstellung spätestens 6 Monate nach der Bauausführung vorzunehmen.
Sollte der Bauherr vom Bauunternehmen keine ordnungsgemäße Schlussrechnung erhalten, so kann er sie notfalls gerichtlich durchsetzen. Anders verhält es sich bei einer Abrechnung nach Gutschriftverfahren, wenn sich die Vertragspartner darauf geeinigt haben.
Die Schlussrechnung ist sowohl beim Bauunternehmen als auch beim Leistungs- und Rechnungsempfänger 10 Jahre lang aufzubewahren. Handelt es sich beim Leistungsempfänger jedoch nicht um einen Unternehmer, dann braucht der Besteller die Rechnungen nur 2 Jahre lang aufzubewahren.
Zu beachten sind bei der Schlussrechnung die erforderlichen Rechnungsangaben, die nach §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) auch für Bauleistungen vorgeschrieben sind. Zum Vorsteuerabzug ist der Rechnungsempfänger nur dann berechtigt, wenn die Schlussrechnung des Rechnungsausstellers auch alle Pflichtangaben enthält. Die Schlussrechnung hat der Rechnungsempfänger im Original zu erhalten.
Ist zur Schlussrechnung eine Rechnungskorrektur aus verschiedenen Gründen (beispielsweise infolge fehlender Pflichtangaben zur Rechnung, Zahlungsverweigerung oder -ausfall des Bauherrn u. a.) erforderlich, so ist die Berichtigung vom Bauunternehmen als Rechnungsaussteller vorzunehmen.
Die Schlussrechnung muss den:
  • Umfang der Gesamtleistung und den Wert der restlichen Leistung jeweils Netto und Brutto sowie
  • den Anteil der Umsatzsteuer, soweit der Empfänger nicht selbst Bauleistungen erbringt und nach § 13b Umsatzsteuergesetz nicht Steuerschuldner ist,
ausweisen.
Bereits während der Bauzeit erhaltene Abschlagszahlungen sind von der Schlussrechnung abzuziehen. Früher gestellte aber noch unerledigte Forderungen (z. B. unbezahlte Abschlagsrechnungen, Vertragserfüllungseinbehalte, unbegründete Rechnungskürzungen) sind bereits mit der Schlussrechnung vorzubehalten.
Diese Verfahrensweise entspricht den Anforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht, wonach mit Bezug auf das vom Bundesministerium der Finanzen herausgegebene "Merkblatt zur Umsatzbesteuerung in der Bauwirtschaft - Stand: Oktober 2009" nach Ziffer III, Nr. 2 nur die "vereinnahmten Entgelte", d. h. erhaltene Zahlungen zu den Abschlagsrechnungen für die abzuführende Umsatzsteuer zugrunde zu legen sind. Bei Abschlagszahlungen ist die Umsatzsteuer-Istbesteuerung von Bauleistungen für Abschlagszahlungen maßgebend. Diese Regelung findet analog ihren Niederschlag in den von den Bauwirtschafts-Verbänden herausgegebenen Merkblättern wie:
  1. Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: September 2016) vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie - Bauen und Service - und
  2. Merkblatt Nr. 3: Umsatzsteuer - Versteuerung von Anzahlungen, Abschlagsrechnungen (Stand: Februar 2009) vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
Die Aufstellung der Abschlagsrechnungen und erhaltenen Zuzahlungen kann entweder für den Leistungsumfang zwischen zwei Abschlagsrechnungen oder zum Wertumfang der kumulativ erbrachten und nachgewiesenen Bauleistungen als kumulative Abschlagsrechnung als Fortschreibung bis zur Schlussrechnung erfolgen. Unabhängig von der gewählten Form sind die gezahlten Abschlagszahlungen von der Schlussrechnungssumme abzusetzen, entweder nach dem Wertumfang der einzelnen erhaltenen Abschlagszahlungen oder kumulativ aufgelaufenen Abschlagszahlungen zum Bauvertrag. Die kumulative Rechnungslegung bietet den Vorteil, dass sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber mit jeder Abschlagsrechnung sofort einerseits den kumulativen Leistungsstand und zum anderen auch den noch offenen Stand der Bezahlung von Leistungen ablesen können.
Ein Muster für die Aufstellung der Schlussrechnung kann in drei verschieden Varianten unter Beispiele eingesehen werden. Wird von Auftraggebern ein kumulierter Ausweis von Rechnungsbeträgen in den Abschlagsrechnungen und der Abzug von erfolgten Abschlagszahlungen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung verlangt und nicht nur insgesamt in der Schlussrechnung, dann bliebe dies analog in den Beispielen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung zu berücksichtigen, dargestellt als Beispiel unter dem Begriff "kumulative Abschlagsrechnung".
Wurde ein Skonto als Abzug bei den Abschlagszahlungen vereinbart und durch den Auftraggeber auch bei der Zahlung in Abzug gebracht, dann ist als Abzugsbetrag in der nächsten Abschlagsrechnung bzw. in der Schlussrechnung nicht der gezahlte Betrag des Auftraggebers für die betreffende Abschlagsrechnung, sondern der Zahlungsbetrag einschließlich in Anspruch genommenem Skonto anzusetzen.
Im Rahmen der Abschlagszahlungen durch den Auftraggeber können bei den Abschlagsrechnungen ggf. auch Einbehalte als Sicherheitsleistung nach VOB für die Vertragserfüllung erfolgen, und zwar nach unterschiedlicher Art und Weise und fallweise Auflösung bei den Abschlagszahlungen. Hierzu - wie auch bei Inanspruchnahme von Skonto - liefert die Excel-Vorlage unter Downloads eine beispielhafte Darstellung als Muster.

Beispiel zu Schlussrechnung

Variante 1

Ausgangsdaten: 
Bauleistung Auftragssumme - Netto -  =  100.000,00€ 
+ bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart - Netto -:  =  10.000,00€ 
1. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -  =  30.000,00€ 
2. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -  =  50.000,00€ 

Variante 1 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Vorzugsvariante, wenn Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung erforderlich ist. Für den Auftraggeber gilt keine Steuerschuldnerschaft für die Umsatzsteuer nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Rechnungslegung erfolgt mit Umsatzsteuer.

Aufstellung der Schlussrechnung:

Absetzung der einzelnen Abschlagszahlungen (ohne Berücksichtigung von Skonto) und der auf sie entfallenden Umsatzsteuerbeträge; falls Nachlass mit Vertrag gewährt, dann entsprechende Absetzung.
Der Auftraggeber als Rechnungsempfänger muss aus der Schlussrechnung den Gesamtrechnungsbetrag Brutto (im Beispiel 130.900,00 €) aus dem Auftrag erkennen können.
Die Darstellung in dieser Variante entspricht auch den Anforderungen, wie sie für öffentliche Bauaufträge in den Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund Ausgabe 2008; Stand : April 2016) im Formblatt 215 vorgesehen sind. Danach sind in jeder Rechnung Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.

Variante 2

Ausgangsdaten: 
Bauleistung Auftragssumme - Netto -  =  100.000,00€ 
+ bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart - Netto -:  =  10.000,00€ 
1. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -  =  30.000,00€ 
2. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -  =  50.000,00€ 
Erhaltene Zahlungen wie in Variante 1: 
1. Abschlagszahlung zur 1. AR - Netto -  =  27.000 € 
2. Abschlagszahlung zur 2. AR - Netto -  =  47.000 € 

Variante 2 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Absetzung des Gesamtbetrages der Abschlagszahlungen in Form einer Durchrechnung zu Bruttobeträgen, unter Beachtung der zu berechnenden Umsatzsteuer.
Die Variante 2 wird oft von Auftraggebern gefordert, wenn diese oder die betreffende Bauleistung nicht vorsteuerabzugsberechtigt zur Umsatzsteuer sind. Problematisch bleibt aber die Bruttodurchrechnung, weil sich bei sehr vielen Abschlussrechnungen/Abschlusszahlungen schnell gedankliche Fehler einschleichen können. Es sollte die Variante 1 vorgezogen werden.
Das folgende Beispiel würde eine falsche Erstellung der Schlussrechnung bedeuten:
Auf Grund dieser Schlussrechnung müsste der Auftragnehmer dem Finanzamt 20.900,00€ Umsatzsteuer abführen (mit Bezug auf § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz), obwohl er durch die Abschlagszahlungen bereits 14.060,00€ Umsatzsteuer vereinnahmt bzw. an das Finanzamt abgeführt hat. Erfolgt dies nicht, entstehen Zinsansprüche des Finanzamtes. Das besagt in einem analogen Fall ein Urteil des Finanzgerichtes Niedersachsen vom 27.7.1995 - Az. V 74/94. Das Bauunternehmen kann im nachhinein die fehlerhafte Schlussrechnung, die keinen Rest-USt.-Betrag ausweist, berichtigen, bekommt aber die Zinsen für die geleistete Überzahlung nicht erstattet.

Variante 3

Ausgangsdaten wie in Variante 1: 
Bauleistung Auftragssumme -Netto -  =  100.000,00€ 
+ bestätigter Nachtrag vereinbart - Netto -  =  10.000,00€ 
1. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -  =  30.000,00€ 
erhaltene Abschlagszahlung - Netto -  =  27.000,00 € 
2. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -  =  50.000,00€ 
erhaltene Abschlagszahlung - Netto -  =  47.000,00 €. 

Variante 3 - Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen

Im Beispiel ist der Leistungsempfänger selbst Erbringer von Bauleistungen, für ihn gilt § 13b UStG als Steuerschuldner,beispielsweise Rechnungslegung des Nachunternehmers (NU) an den Generalunternehmer (GU). In diesem Fall sind sowohl die Abschlagsrechnungen als auch die Schlussrechnung nur als Netto-Rechnung (ohne Umsatzsteuer) aufzustellen.
Schlussrechnung am 20.9.:

Fall A

Am 20.9 waren die Abschlagszahlungen wie oben durch den AG erfolgt:
Die Abschlagszahlungen können auch in einem Anhang zur Schlussrechnung als Zahlungsübersicht dargestellt und nur in einer Summe in die Schlussrechnung übernommen werden.

Fall B

Am 20.9. war nur die 1. Abschlagsrechnung durch den AG mit27.000 €bezahlt.
Wird die Schlussrechnung nach Fall A aufgestellt, obwohl nur die 1. Abschlagsrechnung bezahlt wurde, so ist die ausstehende Bezahlung der 2. Abschlagsrechnung rechtlich noch einzutreiben, wenn die Schlusszahlung des Auftraggeber nicht vorhehaltlos angenommen wurde (vgl. § 16 Nr. 3, Abs. 2 VOB/B).
In der Baupraxis ist es durchaus nicht selten, dass zu einem Bauauftrag viele (3 bis 15 und ggf. mehr) Abschlagsrechnungen in Abhängigkeit von der Länge der Bauzeit vereinbart werden. Dann ist es auch für den Kontrollüberblick ratsam, bereits mit der Schlussrechnung alle noch nicht bezahlten Teile aus den Abschlagsrechnungen vorzubehalten wie im Beispiel dargestellt.
Die Aufstellung der Schlussrechnung kann meistens in Software-Lösungen in Verbindung mit der Kalkulation und Abrechnung vorgenommen werden, beispielsweise nach den dargestellten Aussagen in der Software nextbau. Sie liefert weiterhin Möglichkeiten zum Forderungsmanagement über offene Zahlungen, von Mahnungen bei Zahlungsverzug u.a.

Normen und Richtlinien zu Schlussrechnung

DIN 1961 [2016-09](1) Der Auftragnehmer hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen. Er hat die Rechnungen übersichtlich aufzustellen und dabei die Reihenfolge der Posten einzuhalten und die in den Ver...
[2016-09] VOB Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil B: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen
DIN 1961 [2016-09](1) 1. Abschlagszahlungen sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren, und zwar in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen...
DIN 1961 [2016-09](1) Verlangt der Auftragnehmer nach der Fertigstellung — gegebenenfalls auch vor Ablauf der vereinbarten Ausführungsfrist — die Abnahme der Leistung, so hat sie der Auftraggeber bi...
DIN 1961 [2016-09](1) 1. Wenn Sicherheitsleistung vereinbart ist, gelten die §§ 232 bis 240 BGB, soweit sich aus den nachstehenden Bestimmungen nichts anderes ergibt. 2. Die Sicherheit dient dazu, d...

Ausschreibungstexte zu Schlussrechnung

STLB-Bau 2017-10 085 Rohrvortriebsarbeiten
Beweissicherungsverfahren Flächen/Objekte 3Ausfertigungen

Baunachrichten zu Schlussrechnung

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Vertragsgestaltungim Geltungsbereich der neuen VOB/B 2012 - 31.08.2012 Die bauprofessor.nachrichten hatten in der August-Ausgabe bereits berichtet, dass die VOB/B Fassung 2012 zum 30.07.2012 durch Erlass des BMVBS für die Bundesverwaltungen und für die für den
31.08.2012 Die bauprofessor.nachrichten hatten in der August-Ausgabe bereits berichtet, dass die VOB/B Fassung 2012 zum 30.07.2012 durch Erlass des BMVBS für die Bundesverwaltungen und für die für den...
Friedensstiftende Nachträge mit EFB und Ausgleichsberechnung -Frieden ist ein hohes Gut. Am Bau offenbart sich dieser in Partnerschaft und Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien. Baufrieden ist die Abwesenheit von zerstörerischen Streit und Feindschaft im Gerichtssaal. Eintracht ist besser als Zwietracht. Unstimmigkeiten sollte man miteinander ausgleichen. Ansonsten vollzieht der Richter im Rechtsstreit öfters einen Vergleich. Ein gegenseitiges Nachgeben plus juristischer Kosten. Lieber ein freiwilliger Ausgleich als ein erzwungener Vergleich. Dies spart Nerven und sichert zukünftige Aufträge.
Frieden ist ein hohes Gut. Am Bau offenbart sich dieser in Partnerschaft und Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien. Baufrieden ist die Abwesenheit von zerstörerischen Streit und Feindschaft im Gerichtssaal. Eintracht ist besser als Zwietracht. Unstimmigkeiten sollte man miteinander ausgleichen. Ansonsten vollzieht der Richter im Rechtsstreit öfters einen Vergleich. Ein gegenseitiges Nachgeben plus juristischer Kosten. Lieber ein freiwilliger Ausgleich als ein erzwungener Vergleich. Dies spart Nerven und sichert zukünftige Aufträge.
Abrechnung ausnahmsweise ohne Nachweis der Urkalkulation - 07.10.2016 Das räumt das OLG Hamm jetzt einem mittelstänischen Handwerker ein, der nachträglich eine – fiktive – Kalkulation erstellen darf, die zu den vereinbarten Preisen passt und seiner Kostenstru
07.10.2016 Das räumt das OLG Hamm jetzt einem mittelstänischen Handwerker ein, der nachträglich eine – fiktive – Kalkulation erstellen darf, die zu den vereinbarten Preisen passt und seiner Kostenstru...
LV einlesen, fix verpreisen und mit EFB 221/223 Nachträge kalkulieren -Beim öffentlichen Bauen ist die VOB Vertragsbestandteil und das Vergabehandbuch regelt deren Anwendung. Die VOB als allgemeine Geschäftsbedingung und das VHB als Dienstanweisung für die öffentlichen Bauherren.
Beim öffentlichen Bauen ist die VOB Vertragsbestandteil und das Vergabehandbuch regelt deren Anwendung. Die VOB als allgemeine Geschäftsbedingung und das VHB als Dienstanweisung für die öffentlichen Bauherren.

Begriffs-Erläuterungen zu Schlussrechnung

Wird durch das Bauunternehmen vor dem 31.12. demBauherrn Bauwerk übergeben bzw. von ihm abgenommen, aber dazu noch keine Schlussrechnungslegung erteilt, so sollte in einem solchen Fall durch das Ba ...
Ein Problem kann sich zum Jahresende ergeben. Beispielsweise kann durch das Bauunternehmen vor dem 31.12. dem Bauherrn Bauwerk per 31.12. übergeben bzw. von ihm abgenommen, aber dazu noch keine Schlu ...
Bis zu welchem Termin eine Rechnungslegung über ausgeführte Bauleistungen durch den Auftragnehmer zu erfolgen hat, kann zwischen den Vertragspartnern vereinbart werden. Ist dies jedoch nicht erfolgt, ...
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