Submissionstermin

Submissionstermin

Bei nationalen Ausschreibungen im Unterschwellenbereich sieht § 14 Abs. 1 in der VOB Teil A vor, dass für die Öffnung und Verlesung (Eröffnung) der Angebote ein Eröffnungstermin abzuhalten ist. Diese Veranstaltung wird synonym auch als Submission bezeichnet, obwohl dieser Begriff im Text der VOB nicht vorzufinden ist.
Für den Submissionstermin als Eröffnungstermin ist der Auftraggeber zuständig. Für die Durchführung ist ein Versammlungsleiter zu bestimmen. Seine Aufgaben sind im Detail in der VOB/A § 14 vorbestimmt. Das gilt auch für die zur Teilnahme Berechtigten. Nur die Bieter und ihre Bevollmächtigten dürfen anwesend sein. Weiterhin sind nur solche Angebote zugelassen, die dem Verhandlungsleiter bei Öffnung des ersten Angebots vorlagen.
Der Versammlungsleiter hat auch festzustellen, ob der Verschluss der schriftlichen Angebote unversehrt ist und bei elektronischen Angeboten diese verschlüsselt sind. Zum Termin werden dann die Angebote geöffnet und in allen wesentlichen Teilen gekennzeichnet. Wichtig ist dabei besonders auch die Einhaltung des Termins. Beispielsweise ist eine Vorverlegung des Termins nicht statthaft. Ausschließlich außergewöhnliche Umstände bzw. nicht vorhersehbare Ereignisse könnten ggf. eine Verlegung der Eröffnung begründen.
Über den Submissionstermin ist nach § 14 Abs. 4 VOB/A eine Niederschrift in Schriftform oder auch elektronischer Form zu fertigen. In ihr ist auch zu vermerken, dass sie verlesen und als richtig anerkannt wurde. Die Unterschrift zur Niederschrift hat der Leiter der Verhandlung zu leisten. Die anwesenden Bieter können aber auch die Niederschrift mit unterzeichnen.
Handelt es sich um Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber, dann sind auch die Anforderungen und Regelungen in den Vergabehandbüchern zu berücksichtigen:
  • bei Baumaßnahmen im Hochbau im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017 im Formblatt 313 (Niederschrift über die Eröffnung/Öffnung der Angebote) und in der zugehörigen Richtlinie sowie
  • zum Straßen- und Brückenbau nach HVA B-StB im Teil 2 unter Tz. 2.3, Nr. 1 bis 13 (Eröffnungstermin bei Ausschreibungen im Unterschwellenbereich).
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