Versand der Vergabeunterlagen

Versand der Vergabeunterlagen

Die für Ausschreibungen maßgeblichen Vergabeunterlagen sind von den Auftraggebern den Bewerbern unverzüglich in geeigneter Weise zu übermitteln. Zu beachten sind hierbei unterschiedliche Anforderungen einerseits zwischen nationalen Vergaben im Unterschwellenbereich und EU-weiten Ausschreibungen sowie zum anderen zu den Grundsätzen der Informationsübermittlung und den dafür zu nutzenden Geräten bzw. Mitteln nach VOB/A. Speziell zu den Anforderungen an die elektronischen Mittel wird auf die Erläuterungen zum Begriff - Geräte für elektronische Vergabe - verwiesen.
Bei nationalen Ausschreibungen im Unterschwellenbereich sind die Regelungen nach den §§ 11 und 11 a sowie 12 a in VOB/A maßgebend. Hervorzuheben sind folgende Anforderungen:
  • In den Vergabeunterlagen oder Bekanntmachungen ist vom Auftraggeber anzugeben, ob die "Informationen per Post, Telefax, direkt, elektronisch oder durch eine Kombination dieser Kommunikationsmittel übermittelt werden", wobei der elektronische Abruf über eine Internetadresse am zweckmäßigsten sein dürfte. Sind aber die Projektunterlagen zu umfangreich, kann die Zusendung mit Boten oder die zeitgleiche Abholung zweckmäßiger sein. Dass bei einer Öffentlichen Ausschreibung durch die Übermittlung ggf. ein geringer zeitlicher Unterschied beim Erhalt der Unterlagen zwischen den Bewerbern auftreten kann, ist jedoch nicht als ungleiche Behandlung der Bieter anzusehen.
  • Das bei einer elektronischen Übermittlung gewählte Netz muss allgemein verfügbar sein und darf den Zugang der Unternehmen für ein Vergabeverfahren nicht beschränken.
  • Die Vergabeunterlagen bei einer Beschränkten Ausschreibung und bei Freihändiger Vergabe sind an alle ausgewählten Bewerber am selben Tag abzusenden.
  • Sollten von den für die Baukalkulation wesentlichen Unterlagen keine Vervielfältigungen abgegeben werden können, muss jedoch eine Auslage zur Einsicht in ausreichender Weise gesichert werden.
  • Sofern einzelne Unternehmen zusätzliche sachdienliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen erbitten und ihnen gewährt werden, so sind diese auch allen anderen Unternehmen unverzüglich in gleicher Weise zu erteilen.
  • Die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, sind geheim zu halten.
Sollten für Kosten für die postalische Übermittlung sowie für die Vervielfältigung von Vergabeunterlagen wie der Leistungsbeschreibung bei der Öffentlichen Ausschreibung anfallen, kann durch den Auftraggeber vom Bieter die Erstattung der Kosten mit Bezug auf Tz. 3 in der Richtlinie zu den Formblättern 121/122 im VHB-Bund (Ausgabe 2017) gefordert werden, wenn die Kosten den Betrag von 5 € übersteigen.
Speziellere Regelungen gelten bei EU-weiten Ausschreibungen bei Erreichen der Schwellenwerte nach §§ 11 a bis c sowie 12 a EU im Abschnitt 2 der VOB/A. Als wesentliche Anforderungen sind hervorzuheben:
  • Die Vergabeunterlagen sind vom Auftraggeber grundsätzlich unentgeltlich mit uneingeschränktem und vollständigem direkten Zugang anhand elektronischer Mittel anzubieten. Entsprechende Bekanntmachungen müssen die Internetadresse für den Abruf enthalten. Ein anderer Übermittlungsweg soll eine Ausnahme sein und nur infrage kommen, wenn die erforderlichen elektronischen Mittel nicht mit allgemein verfügbaren Geräten oder Programmen möglich ist oder Bürogeräte voraussetzen, die öffentlichen Auftraggebern nicht zur Verfügung stehen.
  • Vom Auftraggeber sind für die elektronische Übermittlung ausschließlich nur solche elektronischen Mittel zu verwenden, die die Unversehrtheit, Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten.
  • Bei einem nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog und einer Innovationspartnerschaft sind gleichzeitig alle ausgewählten Bewerber in Textform aufzufordern, am Wettbewerb teilzunehmen mit Verweis auf die elektronische Adresse zum Abruf der Vergabeunterlagen.
  • Rechtzeitig beantragte Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen.
  • Ebenfalls sind die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten.
Bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Baumaßnahmen sind die Regelungen nach den §§ 11, 11 a und 12 a VS im Abschnitt 3 der VOB/A maßgebend. Als zu beachtende Aspekte sind hervorzuheben:
  • In den Vergabeunterlagen oder Bekanntmachungen ist vom Auftraggeber anzugeben, ob die "Informationen per Post, Telefax, direkt, elektronisch oder durch eine Kombination dieser Kommunikationsmittel übermittelt werden", wobei der elektronische Abruf über eine Internetadresse am zweckmäßigsten sein dürfte und bevorzugt werden sollte, sofern das gewählte Netz auch allgemein verfügbar ist und den Zugang der Bieter zu den Vergabeverfahren nicht beschränkt.
  • Bei einem nicht offenen Verfahren sowie Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog sind die Vergabeunterlagen an alle ausgewählten Bewerber am selben Tag abzusenden.
  • Sollten von den für die Baukalkulation wesentlichen Unterlagen keine Vervielfältigungen abgegeben werden können, muss jedoch eine Auslage zur Einsicht in ausreichender Weise gesichert werden.
  • Rechtzeitig beantragte Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen.
  • Ebenfalls sind die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten.
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