Jahresabschluss / HGB

Aufbewahrung von Rechnungen

Rechnungen können sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen als Nicht-Unternehmen für umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen erhalten.
Vor einem Unternehmen sind jeweils ein Doppel der Ausgangsrechnungen und alle Eingangsrechnungen im Original 10 Jahre aufzubewahren, und zwar grundsätzlich im Inland. Dies leitet sich aus § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen ab. Bei einer elektronischen Aufbewahrung mit möglicher Online-Abfrage ist es auch statthaft, die Rechnungen im übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet aufzubewahren. Sollte sich dieser Aufbewahrungsort nicht im Inland befinden, ist darüber das zuständige Finanzamt zu informieren. Eine unterlassene Mitteilung gegenüber dem Finanzamt wäre eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Geldbuße geahndet werden.
Nichtunternehmer bzw. Privatpersonen haben Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Belege 2 Jahre lang aufzubewahren, wenn sie im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen bzw. dafür angefallen sind.
Die Aufbewahrung von Unterlagen aus Geschäften wird im Handelsgesetzbuch (HGB § 257) geregelt. Für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, aber auch für die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie für die Buchungsbelege gilt eine Frist von 10 Jahren.
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