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Bei Auswärtstätigkeit im Ausland gelten für die Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland und speziell für die Übernachtungskosten im Ausland spezifische Regelungen, und zwar unterschiedlich für die einzelnen Länder. Maßgebend sind die Ansätze aus dem BMF-Schreiben vom 03. Dezember 2020 über die "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisevergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021", veröffentlicht im Bundessteuerblatt I. Die für 2021 gültigen Pauschbeträge wurden zum 01. Januar 2022 nicht neu festgesetzt. Sie gelten aufgrund der Coronapandemie für das Kalenderjahr 2022 unverändert fort. Spezifische Reiseansätze von und zu Staaten
Sind Staaten in der Liste nicht erfasst, sind die Pauschbeträge für Luxemburg und bei Übersee- und Außengebieten eines Staates die Sätze für das Mutterland anzusetzen. Maßgebend ist weiterhin der letzte Tätigkeitsort im Ausland, wenn die Reise ins Ausland nur einen Tag dauert und die Rückreise aus dem Ausland in das Inland erfolgt. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten gilt für die Verpflegungspauschale an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Bei der Reise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ohne Tätigwerden ist jeweils der entsprechende Pauschbetrag maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Bei Zwischentagen ist allgemein der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Schließt sich an den Tag der Rückreise zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere Auswärtstätigkeit an, so ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
Bei Flugreisen ist das Land heranzuziehen, in dem das Flugzeug landet, wobei Zwischenlandungen unberücksichtigt bleiben. Bei Schiffsreisen gilt der für Luxemburg bestimmte Pauschbetrag sowie für die Tage der Ein- und Ausschiffung die Pauschbeträge der Staaten der Hafenorte.
Seit 2017 gelten für die Tätigkeiten im Ausland nur noch zwei Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland. (Unter diesem Link sind länderbezogene Beispiele zu den geltenden Pauschbeträgen angeführt.) Die Pauschbeträge richten sich nach der Abwesenheitsdauer je Kalendertag von: Für die Pauschalen gelten die gleichen Voraussetzungen wie für die inländischen Pauschalen.
Ebenfalls sind auch Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland länderbezogen festgelegt und zu berücksichtigen. (Unter dem verlinkten Begriff werden Beispiele für die nach dem o. a. BFM-Schreiben geltende Pauschbeträge angeführt.)
Die Übernachtungskosten im Ausland können in Höhe der Pauschbeträge ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen durch den Auftraggeber steuerfrei erstattet werden. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.
Für eine Entsendung eines Arbeitnehmers in die Mitgliedsländer der EU sowie weitere Staaten mit Vereinbarungen wie u. a. nach Norwegen, Island, Liechtenstein und die Schweiz, besteht die Pflicht zur Beantragung einer Entsendebescheinigung A1 - bei Auslandstätigkeit. Hierfür gilt seit 1. Januar 2019 (für Selbstständige ab 1. Juli 2019) ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren über A1-Vordrucke nach § 106 SGB IV. Danach bleibt es bei einer Entsendung als "vorübergehende Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat" bei der Sozialversicherung im Heimatland.