Steuern

Betriebsveranstaltung

Ein Bauunternehmen kann als Arbeitgeber gegenüber seinen Arbeitnehmern Betriebsveranstaltungen (z. B. eine Weihnachtsfeier) durchführen und dafür höchstens 2-mal jährlich bis 110 € einschließlich Umsatzsteuer je Veranstaltung und je Arbeitnehmer zuwenden.
Nimmt ein Arbeitnehmer an mehreren Betriebsveranstaltungen teil, so ist frei wählbar, für welche 2 Feiern der Freibetrag gelten soll.
Betriebsveranstaltung
Bild: © f:data GmbH

Freibetrag für Betriebsveranstaltungen im EStG geregelt

Seit 1. Januar 2015 wurde die vorherige Freigrenze als "Freibetrag" deklariert. Dies bedeutet seitdem, dass Zuwendungen bis zum Freibetrag nach § 19 Abs. 1 S. 1 im Einkommensteuergesetz (EStG) nicht zu den Einkünften aus nicht-selbstständiger Arbeit gehören und steuerfrei bleiben. Das gilt selbst dann, wenn der Betrag je Veranstaltung und Arbeitnehmer überschritten wird. Steuer- und sozialversicherungspflichtig ist nur der den Freibetrag von 110 € überschreitende Betrag.

Rechenbeispiel Freibetrag

Die Kosten der Betriebsveranstaltung betragen 3.200 € für 20 Beschäftigte und somit 160 € je Teilnehmer. Als Freibetrag gelten 110 €. Der überschreitende Betrag von 50 € ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sollte der Arbeitgeber diesen Betrag jedoch pauschal mit 25 % versteuern, bleibt die Zuwendung sozialversicherungsfrei.

Einzubeziehende Aufwendungen

Als Zuwendungen sind alle Aufwendungen mit einzubeziehen, die im engeren und auch weiteren (äußeren) Rahmen der Betriebsveranstaltungen anfallen, beispielsweise:
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen wie für Miete für den Veranstaltungsraum, anwesende Sanitäter, ggf. Stornokosten,
  • Aufwendungen für Musik, künstlerische Darbietungen und ggf. weitere Fremdkosten,
  • verabreichte Speisen und Getränke u. a.,
  • ggf. zu übernehmende Fahrt- und evtl. Übernachtungskosten für nicht steuerfreie Reisekosten zur Anreise und Teilnahme an der Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte,
  • Zuwendungen an Begleitpersonen des teilnehmenden Beschäftigten, wobei für die Begleitperson kein zusätzlicher Freibetrag anzusetzen ist.

Verteilung der Zuwendungen des Arbeitgebers

Die Zuwendungen des Arbeitgebers sind dann zunächst zu gleichen Teilen auf alle an der Betriebsveranstaltung teilgenommenen Arbeitnehmer aufzuteilen. In einem Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 29. April 2021 (VI R 31/18) wurde klargestellt, dass die maßgebenden Kosten einer Betriebsveranstaltung nur auf die anwesenden Teilnehmer, nicht jedoch auf die angemeldeten Teilnehmer zu verteilen sind. Weiterhin wird hervorgehoben, dass in den Aufwendungen des Arbeitgebers:
  • auch alle in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Kosten anzusetzen sind, ungeachtet dessen, ob sie beim Arbeitnehmer einen Vorteil begründen können und
  • rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen (z. B. für anteilige Abschreibungen und Energieverbrauch) und steuerfreie Leistungen für Reisekosten nicht zu berücksichtigen sind.

Wann ist eine Betriebsveranstaltung begünstigt?

Als begünstigt ist eine Betriebsveranstaltung nur dann anzusehen, wenn sie allen Angehörigen des Unternehmens oder einem Teil grundsätzlich offensteht. Auch Feiern auf Abteilungsebene, Jubilarfeiern und Pensionärstreffen können begünstigt werden.
Eine Auszahlung des Freibetrags als Bargeld an den Arbeitnehmer darf jedoch nicht erfolgen.
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