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Datenzugriff durch Finanzbehörden

Vom Bauunternehmen sind der Finanzbehörde alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die für die Feststellung von Tatbeständen zu Steuern maßgebend sind.
Seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV) erstellte Buchführung des Unternehmens durch Datenzugriff zu prüfen, und zwar im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen. Entsprechend sind die mittels DV erstellten steuerlich relevanten Belege auch so zu archivieren, dass sie maschinell ausgewertet werden können. Die frühere Praxis, wonach steuerlich relevante Daten ausgedruckt oder verfilmt und anschließend im DV-System gelöscht wurden, ist nicht mehr zulässig.
Unter dem Begriff "maschineller Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung den "wahlfreien Zugang auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit". Die Abgrenzung nicht steuerrelevanter Daten und ihr Schutz obliegt dem Unternehmen.
Zum Begriff "steuerlich relevanter Daten" gibt es keine allgemeingültige Definition. Vor Beginn einer Betriebsprüfung als Steuerprüfung sollte sich das Bauunternehmen, möglichst gemeinsam mit dem Steuerberater, über die Steuerrelevanz der Belege und deren Zugriffsberechtigung Klarheit verschaffen. Relevant werden dabei jene Daten sein, die für die Besteuerung des Unternehmens von Bedeutung sind. Werden dem Prüfer jedoch weitere Daten vorgelegt, kann er auch diese Daten nutzen.
Die Vorschrift zum Datenzugriff treffen § 146, 147 und 200 in der Abgabenordnung (AO), weitere Regelungen sind im BMF-Schreibens vom 14. November 2014 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD- veröffentlicht am 5. Dezember 2014 im Bundessteuerblatt-BStBl. I 2014 S. 1450) angeführt und zu beachten.
Die Finanzverwaltung darf mit Bezug auf die GoBD, Tz. 165 ff. aus 3 Arten des Datenzugriffs nach eigenem Ermessen wählen, ggf. kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen:
  • unmittelbarer Datenzugriff (Z 1):
    Nur-Lesezugriff auf DV-Systeme durch den Prüfer und nur mit den im DV-System des Steuerpflichtigen vorhandenen Programmen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanzbehörde aus. Der Steuerpflichtige hat dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und ihn für den Nur-Lesezugriff in das DV-System einzuweisen.
  • mittelbarer Datenzugriff (Z 2):
    Vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten müssen die Daten maschinell ausgewertet werden, um anschließend dem Prüfer den Nur-Lesezugriff zu ermöglichen. Es kann aber nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung des DV-Systems des Steuerpflichtigen oder eines beauftragten Dritten verlangt werden. Der Umfang einer betrieblichen Mithilfe wird sich nach den Gegebenheiten des Unternehmens richten.
  • Datenträgerüberlassung (Z 3):
    Das Unternehmen muss die erzeugten Daten, Aufzeichnungen und die zur Auswertung notwendigen Informationen (Dateistruktur, Datenfelder, interne und externe Verknüpfungen) maschinell auswertbar zur Verfügung stellen. Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. Bei unvollständigen oder unzutreffenden Datenlieferungen kann die Finanzbehörde neue Datenträger verlangen. Die Finanzbehörde ist aber nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System des Steuerpflichtigen herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Die Auswertung erfolgt dann ausschließlich auf Rechnern des Prüfers bzw. der Finanzverwaltung.
Die GoBD ermöglichen der Finanzverwaltung, von den Untersuchungsbefugnissen effektiver Gebrauch zu machen und die betrieblichen Buchführungssysteme tiefer zu durchleuchten.
Zwischen Unternehmen und Steuerberater blieben auch die Fragen der Organisation und Strukturierung der Datenbestände zu klären. Dabei sollten in die Überlegungen einbezogen werden:
  • Informationssysteme und Datenhaltungen (z.B. Filesystem, Groupware Notes oder Exchange, Datenbanken mit eingebetteten Dokumenten und Reports, Archiv- und DMS-Systeme) ebenso wie
  • die Anlage einer separaten Verzeichnisstruktur mit entsprechenden Zugriffsrechten im eigenen DV-Netz.
Mit den Regelungen nach GoBD ist jedoch kein Zwang verbunden, die Buchführung mit Hilfe eines DV durchzuführen. Sie ist auch weiterhin in Papierform möglich. Das wird aber – wenn überhaupt – nur noch in sehr kleinen Unternehmen der Fall sein.
31.08.2015
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