VOB A

Versand der Vergabeunterlagen

Die maßgeblichen Bekanntmachungen von Ausschreibungen und Vergabeunterlagen sind den Bewerbern bzw. Bietern von den betreffenden Auftraggebern in geeigneter Weise zu übermitteln. Handelt es sich um öffentliche Bauaufträge, so sind hierbei unterschiedliche Anforderungen nach der VOB Teil A sowie in den Vergabe- und Vertragshandbüchern zu beachten:
  • einerseits zwischen nationalen Vergaben im Unterschwellenbereich und EU-weiten Ausschreibungen sowie
  • zum anderen zu den Grundsätzen der Informationsübermittlung und den dafür zu nutzenden Geräten bzw. Mitteln, worauf speziell zu den Anforderungen an die elektronischen Mittel auf die Erläuterungen unter Geräte für elektronische Vergabe verwiesen wird.
Bei nationalen Ausschreibungen im Unterschwellenbereich sind die Regelungen nach den §§ 11, 11a und 12a in VOB/A maßgebend. Hervorzuheben sind folgende Anforderungen:
  • In den Vergabeunterlagen oder Bekanntmachungen ist vom Auftraggeber anzugeben, auf welchem Weg die Kommunikation erfolgen soll. Die Vergabeunterlagen sind elektronisch zur Verfügung zu stellen. Am zweckmäßigsten ist dafür die Übermittlung durch elektronischen Abruf über eine Internetadresse. Sollte dies elektronisch nicht möglich sein, können die Unterlagen vom Auftraggeber den Bietern auch in anderer geeigneter Weise zugestellt werden. Sind aber die Projektunterlagen zu umfangreich, kann die Zusendung mit Boten oder die zeitgleiche Abholung zweckmäßiger sein. Dass bei einer öffentlichen Ausschreibung durch die Übermittlung ggf. ein geringer zeitlicher Unterschied beim Erhalt der Unterlagen zwischen den Bewerbern auftreten kann, ist jedoch nicht als ungleiche Behandlung der Bieter anzusehen.
  • Das bei einer elektronischen Übermittlung gewählte Netz muss allgemein verfügbar sein und darf den Zugang der Unternehmen für ein Vergabeverfahren nicht beschränken.
  • Die Vergabeunterlagen sind bei einer beschränkten Ausschreibung und freihändigen Vergabe an alle ausgewählten Bewerber am selben Tag abzusenden.
  • Sollten von den für die Baukalkulation wesentlichen Unterlagen keine Vervielfältigungen abgegeben werden können, muss jedoch eine Auslage zur Einsicht in ausreichender Weise gesichert werden.
  • Sofern einzelne Unternehmen zusätzliche sachdienliche Auskünfte zu den Vergabeunterlagen erbitten und ihnen gewährt werden, so sind diese auch allen anderen Unternehmen unverzüglich in gleicher Weise zu erteilen.
  • Die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, sind geheim zu halten.
Ergänzt werden die Anforderungen mit den Aussagen im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017, Stand 2019) in den Richtlinien 121/122 unter Tz. 3, wonach die Vergabeunterlagen „ab Absendung der Auftragsbekanntmachung unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt elektronisch abrufbar anzubieten“ sind. Enthalten die Vergabeunterlagen evtl. schutzwürdige Daten, so ist deren Schutz durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten. VHB-Bund (Ausgabe 2017) gefordert werden, wenn die Kosten den Betrag von 5 € übersteigen.
Analoge Aussagen zur elektronischen Adresse werden zu Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau im HVA B-StB (Ausgabe August 2019) im Teil 1 unter Tz. 1.0 getroffen. Bei einem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb sind ebenfalls die Vergabeunterlagen bereits mit Einleitung des Teilnahmewettbewerbs zur Verfügung zu stellen. Sofern ausnahmsweise noch eine Versendung von Vergabeunterlagen in Papierform erfolgt, sind sie in Heftungen zu binden. Veröffentlichte und von jedermann erwerbbare Unterlagen (z. B. die VOB u. a.) müssen den Vergabeunterlagen nicht beigefügt werden.
Speziellere Regelungen gelten bei EU-weiten Ausschreibungen bei Erreichen der Schwellenwerte nach §§ 11 a bis c sowie 12 a EU im Abschnitt 2 der VOB/A. Als wesentliche Anforderungen sind hervorzuheben:
  • Die Vergabeunterlagen sind vom Auftraggeber grundsätzlich unentgeltlich mit uneingeschränktem und vollständigem direkten Zugang anhand elektronischer Mittel (Geräte und Programme) anzubieten. Entsprechende Bekanntmachungen müssen die Internetadresse für den Abruf enthalten. Ein anderer Übermittlungsweg soll eine Ausnahme sein und nur infrage kommen, wenn die erforderlichen elektronischen Mittel nicht mit allgemein verfügbaren Geräten oder Programmen möglich ist oder Bürogeräte voraussetzen, die öffentlichen Auftraggebern nicht zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.
  • Vom Auftraggeber sind für die elektronische Übermittlung ausschließlich nur solche elektronischen Mittel zu verwenden, die die Unversehrtheit, Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten. Vom Auftraggeber ist zu prüfen, ob zu übermittelnde Daten erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen.
  • Bei einem nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog und einer Innovationspartnerschaft sind gleichzeitig alle ausgewählten Bewerber in Textform aufzufordern, am Wettbewerb teilzunehmen mit Verweis auf die elektronische Adresse zum Abruf der Vergabeunterlagen.
  • Rechtzeitig beantragte Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen.
  • Ebenfalls sind die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten.
Spezielle weitere Anforderungen bei EU-weiten Ausschreibungen werden wiederum in den Vergabehandbüchern getroffen, so im VHB-Bund (Stand 2019) in der Richtlinie 123 EU und im HVA B-StB (2019) im Teil 1 unter Tz. 1.0. Sollte eine Ausnahme zum elektronischen Versand auf einem anderen Weg vorliegen, bleibt es aber stets bei einem kostenfreien Versand.
Bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Baumaßnahmen sind die Regelungen nach den §§ 11, 11a und 12a VS im Abschnitt 3 der VOB/A maßgebend. Als zu beachtende Aspekte sind hervorzuheben:
  • In den Vergabeunterlagen oder Bekanntmachungen ist vom Auftraggeber der elektronische Abruf über eine Internetadresse am zweckmäßigsten vorzunehmen und zu bevorzugen, sofern das gewählte Netz auch allgemein verfügbar ist und den Zugang der Bieter zu den Vergabeverfahren nicht beschränkt.
  • Bei einem nicht offenen Verfahren sowie Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog sind die Vergabeunterlagen an alle ausgewählten Bewerber am selben Tag abzusenden.
  • Sollten von den für die Baukalkulation wesentlichen Unterlagen keine Vervielfältigungen abgegeben werden können, muss jedoch eine Auslage zur Einsicht in ausreichender Weise gesichert werden.
  • Rechtzeitig beantragte Auskünfte über die Vergabeunterlagen sind spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Unternehmen in gleicher Weise zu erteilen, bei nicht offenen Verfahren und beschleunigten Verhandlungsverfahren beträgt die Frist 4 Kalendertage.
  • Ebenfalls sind die Namen der Bewerber bzw. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten oder eingesehen haben, geheim zu halten.
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