Buchhaltung / Rechnungswesen

Soll-Ist-Vergleich in Handwerksunternehmen

Der Soll-Ist-Vergleich ist eine Methode zur Überprüfung und Analyse der tatsächlichen Ergebnisse mit den vorher geplanten Zielen. Der Vergleich zwischen Soll- und Ist-Werten ermöglicht, Planabweichungen zu erkennen und darauf zu reagieren. Er wird in vielen Unternehmensbereichen eingesetzt, auch – wie im Text beschrieben – in der Umsatz- und Ertragsentwicklung.

Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?

Mit dem sogenannten Soll-Ist-Vergleich wird die Planung den tatsächlich erreichten Werten gegenübergestellt. So können die Abweichungen vom Plan direkt erkannt und analysiert werden.

Voraussetzung für einen Soll-Ist-Vergleich

Die Grundvoraussetzung für einen Soll-Ist-Vergleich ist eine detaillierte Umsatz- und Ertragsplanung auf monatlicher Basis. Diese Planung gibt vor, welche
  • Umsätze
  • Waren- und Fremdleistungseinsätze
  • Personalkosten
  • Fixkosten
für den jeweiligen Monat eingeplant sind und welches Ergebnis zu erwarten ist. Bei der Planung muss beachtet werden, dass die Umsätze im Jahr saisonbedingt stark voneinander abweichen können. Das Jahresumsatzziel kann also nicht einfach durch zwölf geteilt und den einzelnen Monaten zugeordnet werden. Eine dynamische, den saisonalen Schwankungen angepasste Verteilung ist notwendig. Bei fast allen handwerklich ausgerichteten Unternehmen ist es sinnvoll, diese Monatsverteilung auf der Grundlage der zur Verfügung stehenden produktiven Arbeitsstunden zu erstellen.

So wird ein Soll-Ist-Vergleich erstellt

Die Jahresplanung sollte der Unternehmer selbst (unterstützt durch Buchhaltung bzw. Experten) erstellen. Die monatliche Gegenüberstellung kann die Verwaltung übernehmen. Wichtig: Der Unternehmer sollte sich die Gegenüberstellung monatlich anschauen und prüfen.
Sinnvoll ist eine monatliche Gegenüberstellung der Werte aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) mit den Monatswerten der Planung. Damit die Daten aktuell sind, sollte die BWA kurzfristig vorliegen (als Richtwert gilt hier der 20. des Folgemonats).
Diese Werte sollten verglichen und analysiert werden:
  • Umsatz
  • Wareneinsatz
  • Personal
  • Fixkosten
  • Ergebnis
  • Anzahl der eingesetzten Produktivstunden
  • Rohertrag pro Stunde (auch genannt: handwerkliche Wertschöpfung pro Stunde)

Warum ist ein Soll-Ist-Vergleich sinnvoll?

Der Soll-Ist-Vergleich ist sinnvoll, um:
  • die tatsächliche Leistung mit den erwarteten Ergebnissen zu vergleichen
  • die Effektivität und Effizienz zu bewerten und ggf. zu verbessern
  • Abweichungen früh zu erkennen und entsprechend darauf zu reagieren
  • als Controllinginstrument dem Unternehmer zu dienen, um seinen Betrieb aktiv zu steuern

Beispiele

Beispiel 1:
Der Auftraggeber hat sich monatlich Umsatz und Ergebnis in der BWA angeschaut, aber weitere Werte nach Soll-Ist-Vergleich nicht überprüft. Der Steuerberater beginnt in der Dezember-BWA mit den vorbereitenden Buchungen für den Jahresabschluss und bucht die Abschreibungen, wodurch das Ergebnis um etwa 80.000 Euro sinkt.
Ein monatlicher Soll-Ist-Vergleich hätte sofort gezeigt, dass die Abschreibungen unterjährig nicht gebucht wurden und somit das Ergebnis nicht aussagekräftig war. So muss der Unternehmer ein schlechtes Jahresergebnis ausweisen.
Beispiel 2:
Ein Unternehmen führt regelmäßig einen Soll-Ist-Vergleich durch. Bereits nach fünf Monaten fällt auf, dass der Wareneinsatz im Verhältnis zum Umsatz deutlich mehr ansteigt. Das Ergebnis entwickelt sich entsprechend schlecht. Bei der Suche nach den Gründen stellt sich heraus, dass die Einkaufspreise zum Teil erheblich angestiegen sind. Dieser Preisanstieg wurde aber nicht ausreichend in der Kalkulation berücksichtigt, sodass der Materialertrag deutlich zurückgegangen war. Die Kalkulation wird entsprechend angepasst. Außerdem stellt man fest, dass viel Material für einen neuen Mitarbeiter-Aufenthaltsraum verwendet wurde. Nach Rücksprache mit dem Steuerbüro werden diese Aufwendungen in der Bilanz des Unternehmens aktiviert und aus der Gewinn- und Verlustrechnung herausgenommen. Das Ergebnis geht direkt nach oben.
Soll-Ist-Vergleich: Jahreswerte
Soll-Ist-Vergleich: Jahreswerte
Soll-Ist-Vergleich: Monatswerte
Soll-Ist-Vergleich: Monatswerte

Der Expertin-Tipp

Meike Seghorn
Bild: © gillhaus
Zitat
Meike Seghorn ist Bankkauffrau und geprüfte Betriebswirtin (ILS). Sie arbeitet als Unternehmensberaterin in Varel mit dem Schwerpunkt auf „handwerksgerechtem“ Controlling.
„Nur wenn man seine erreichten Zahlen regelmäßig mit dem Plan abgleicht, kann man feststellen, ob man auf dem richtigen Weg ist. Entdeckt man z. B. bereits im April, dass das erste Quartal weit unter dem Plan liegt, kann man forschen, warum das so ist. Findet man Fehler z. B. in Kalkulation, Planung oder Marketing, ist noch genug Zeit, diese Fehler zu beheben und den Rest des Jahres entsprechend mehr Gas zu geben. Ohne Soll-Ist-Vergleich ist eine konkrete Ursachenforschung kaum möglich. Richtig aufgebaut ist der zeitliche Aufwand minimal und steht in keinem Verhältnis zum großen Nutzen. Außerdem lässt eine freiwillig eingereichte Jahresplanung mit einem monatlichen Soll-Ist-Vergleich das Rating bei der Bank steigen.“
Herzlichen Dank an Meike Seghorn von der Gillhaus Unternehmensberatung in Varel für die fachliche Unterstützung bei diesem Artikel auf bauprofessor.de.
Bauprofessor-Redaktion
Dieser Beitrag wurde von unserer Bauprofessor-Redaktion erstellt. Für die Inhalte auf bauprofessor.de arbeitet unsere Redaktion jeden Tag mit Leidenschaft.
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