Wie Digitalisierung im Handwerksbetrieb eingeführt und tatsächlich zu einer Arbeitserleichterung führen kann, schreibt die geprüfte Betriebswirtin Meike Seghorn.
Der Einstieg: Eine wahre Herausforderung
Jeder spricht von Digitalisierung, doch oft fehlt es an einer konkreten Anleitung zur Umsetzung.
Der erste Schritt ist häufig die Anschaffung von mobilen Endgeräten, seien es Smartphones oder Tablets, und einer Software. Die Geräte werden an die Mitarbeiter verteilt, die Software installiert, und dann soll die Digitalisierung laufen.
Leider kommt nach kurzer Zeit die Ernüchterung. Alles ist irgendwie kompliziert, die Mitarbeiter sind genervt, Frust kommt auf. Häufig führt das dazu, dass die Geräte in einer Ecke landen und weitergearbeitet wird wie vorher. „Digitalisierung? Haben wir versucht, klappt bei uns nicht!“, heißt es dann.
Grund für das Scheitern dieser Versuche ist, dass vor der Anschaffung von Geräten und Software viele andere „analoge“ Schritte erfolgen müssen.
Für eine erfolgreiche Digitalisierung ist es wichtig, die Mitarbeitenden miteinzubeziehen. Schließlich nutzen sie die Software und sollen von den verbesserten Abläufen profitieren.
Bild: © f:data GmbH
Der Ablauf: Digitalisierungsstrategie
Die digitalen Geräte und Softwarelösungen können den Arbeitsalltag auf vielfältige Weise erleichtern. Allerdings muss vorher geklärt sein, was überhaupt gebraucht wird. Dabei hilft eine konkrete Digitalisierungsstrategie.
Hier ein Beispiel:
Definition
Prozesse
Sind diese Prozesse schon klar strukturiert?
Falls nein: Klare Definition über den Prozessablauf erarbeiten (ggfs. auch visualisieren durch ein Flussdiagramm). Wer braucht wann welche Information und woher kommt sie?
Falls ja: Welche Schritte in diesem Prozess können durch Software übernommen werden?
Softwaresuche
Welche Anforderungen muss eine Software zwingend erfüllen? Was sind Wunschfunktionen?
Suche und Test verschiedener Software-Angebote. Dabei sollte der Test eine ausreichende Zeit umfassen, um die Software richtig kennenzulernen. (Tipp: Zwei Wochen Testphase sind viel zu kurz!)
Gerätekauf
Hat man sich für eine Software entschieden, können die dazu passenden Endgeräte eingekauft werden.
Welche Geräte sind mit der Software kompatibel?
Brauchen die Geräte Internetzugang? Entstehen eventuell Mehrkosten durch Netzbetreibergebühren?
Welches Zubehör brauchen die Geräte? (Hüllen oder Stifte)
Einführung
Der Schlüssel: Mitarbeiter einbinden
Für eine gelungene Einführung digitalisierter Prozesse ist es essenziell, die Mitarbeiter einzubinden. Sie sollen später mit der Software arbeiten, ihre Abläufe sollen erleichtert werden, also sollen sie auch daran beteiligt sein.
Die Einbindung der Mitarbeiter hat mehrere Vorteile:
Das eingeführte System erfüllt die tatsächlichen Anforderungen im Alltag.
Die Mitarbeiter tragen die Entscheidung mit und wehren sich nicht gegen eine „übergestülpte Idee vom Chef“.
Die Geschäftsleitung muss nicht die ganze Arbeit allein erledigen, sondern kann an die Mitarbeiter (z. B. eine Arbeitsgruppe) delegieren. Das „Wir-Gefühl“ im Unternehmen wird gestärkt.
Auf diese Weise kann Digitalisierung im Handwerk enorme Erleichterungen in den Alltagsablauf bringen.
Der Expertinnen-Tipp
„Lassen Sie sich bei der Digitalisierung von jemandem Außenstehenden helfen. Jemand, der nicht zu ihrem Unternehmen gehört, kann alles besser ohne Betriebsblindheit überblicken und bei der Strukturierung helfen. Gut zu wissen: Eine solche Begleitung wird staatlich gefördert, z. B. durch INQA-Coaching.“
Herzlichen Dank an Meike Seghorn von der Gillhaus Unternehmensberatung in Varel für die fachliche Unterstützung bei diesem Artikel auf bauprofessor.de.