Buchhaltung / Rechnungswesen

Elektronische Rechnung (eRechnung)

Für eine elektronische Rechnung als ein Dokument, mit dem eine Leistung oder Lieferung abgerechnet wird, ist maßgebend, dass
  • sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt wird und empfangen werden kann sowie
  • das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.
Eingeführt wurde die elektronische Rechnung als sog. “eRechnung“ bereits ab 2004 im deutschen Umsatzsteuerrecht und wie eine Papierrechnung nach § 14 im Umsatzsteuergesetz (UStG) gleichermaßen behandelt. Zu beachten sind jedoch für die eRechnung besondere Anforderungen zum Format, zur Erstellung, zur Zustimmung und Übermittlung, zur Berichtigung, zur Aufbewahrung und zu Sicherungsmaßnahmen. Als Formate können beispielsweise herangezogen werden:
  • XML-Datei mit strukturierten Daten,
  • Rechnungen im PDF- oder JPEG- und Word-Format mit umstrukturierten Daten,
  • hybride Daten nach ZUGFeRD.
Wird jedoch eine Rechnung in Papierform an den Rechnungsempfänger gesendet und dann von diesem in ein elektronisches Format umgewandelt, kann umsatzsteuerrechtlich nicht mehr von einer elektronischen Rechnung gesprochen werden.
Dem Unternehmer ist es zunächst frei gestellt und gestattet, seine Rechnungen als Dokument elektronisch zu übermitteln, wenn:
  • die Übereinstimmung mit dem Original gesichert ist,
  • der Rechnungsinhalt unversehrt gewährleistet ist und
  • der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt, wobei dazu keine besondere Form vorgeschrieben ist.
Die Zustimmung kann in verschiedener Form erfolgen, beispielsweise:
  • in den Vertrags- bzw. Geschäftsbedingungen des Leistenden oder
  • durch Anklicken eines dafür vorgesehenen Feldes in der elektronischen Rechnung.
Änderungen werden hierzu wirksam ab 27. November 2020 auf Grundlage der "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 (in BGBl. I S. 3555)". Nach § 3 ERechV müssen Rechnungsaussteller Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form mit dem Datenformat " X-Rechnung " als Vorschrift ausstellen und übermitteln. Verbunden sind damit zusätzliche Pflichtangaben in der Rechnung und weitere formale Anforderungen, auf die näher eingegangen wird unter Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (XRechnung) einschließlich zu Varianten zur elektronischen Rechnungslegung speziell von Bauleistungen gegenüber dem Auftraggeber als Rechnungsempfänger, wie sie beispielsweise mit der Kalkulations- und Abrechnungssoftware „ nextbau “ erfolgen kann.
Elektronische Rechnung (eRechnung)
Bild: © f:data GmbH
Die elektronische Rechnung muss auch die Rechnungsangaben, wie sie nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschrieben sind, gewährleisten. Die elektronische Rechnung ist technologieneutral auszuführen. Ein bestimmtes Übermittlungsverfahren ist nicht vorgeschrieben. Auf jeden Fall sind als Anforderungen die Identität des Rechnungsausstellers und die Echtheit der Herkunft einer Rechnung zu sichern. Die Unternehmer können selbst festlegen, wie sie das erreichen.
Beim Aussteller sind die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit durch innerbetriebliche Kontrolle zu gewährleisten, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird. Das soll durch ein eigenes Kontrollverfahren erreicht werden. Ein gut gestaltetes und organisiertes Rechnungswesen wird dafür eine ausreichende Grundlage liefern. Unabhängig von der Form der elektronischen Rechnungslegung muss auch gesichert werden, dass eine solche Rechnung innerhalb angemessener Zeit mit Bezug auf § 145 Abgabenordnung (AO) für das Finanzamt auch nachprüfbar ist.
Elektronische Rechnungen sind ebenfalls wie Papierrechnungen für die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen zu behandeln. Die erhaltenen Rechnungen sind im Original 10 Jahre lang aufzubewahren, und zwar in der Form, wie sie empfangen wurden. Eine als pdf-Datei empfangene Rechnung darf beispielsweise nicht in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Die elektronischen Rechnungen sind auf einem Datenträger, z. B. auf einer CD-ROM, so aufzubewahren und zu speichern, dass Änderungen nachträglich nicht mehr möglich sind. Kommt das Unternehmen der Aufbewahrungspflicht nicht ordnungsgemäß nach, kann dies mit einer Geldbuße bis 5.000 € nach § 26 Abs. 1 und 2 Umsatzsteuergesetz geahndet werden.
Zu beachten sind die Anforderungen nach BMF-Schreiben vom 18. November 2019 zu „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, veröffentlicht im Bundessteuerblatt (BStBl. I). Die Finanzbehörden dürfen nicht mehr nur bei einer Außenprüfung, sondern bereits im Rahmen einer unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau auf Grundlage des Datenzugriffs prüfen. Dabei bleibt hervorzuheben:
  • In Papierform empfangene Rechnungen, die anschließend elektronisch (z. B. gescannt) erfasst werden, sind mit dem hierdurch entstandenen elektronischen Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.
  • Wird eine empfangene, aufbewahrungspflichtige Rechnung in ein unternehmenseigenes Format umgewandelt, dann sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren.
Zur Rechnungslegung sei auch verwiesen auf das vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) herausgegebene "Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (November 2017)", das unter Tz. V. ebenfalls Aussagen zur elektronischen Rechnungslegung trifft.
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E-Rechnung: Im vorgeschriebenen Format

Format nach Wahl: E-Rechnung mit nextbau
Format nach Wahl: E-Rechnung mit nextbau
Bild: © f:data GmbH
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