Buchhaltung / Rechnungswesen

Elektronische Rechnung (eRechnung)

Für eine elektronische Rechnung als ein Dokument, mit dem eine Leistung oder Lieferung abgerechnet wird, ist maßgebend, dass
  • sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt wird und empfangen werden kann sowie
  • das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.
Eingeführt wurde die elektronische Rechnung als sog. “eRechnung“ bereits ab 2004 im deutschen Umsatzsteuerrecht und wie eine Papierrechnung nach § 14 im Umsatzsteuergesetz (UStG) gleichermaßen behandelt. Zu beachten sind jedoch für die eRechnung besondere Anforderungen zum Format, zur Erstellung, zur Zustimmung und Übermittlung, zur Berichtigung, zur Aufbewahrung und zu Sicherungsmaßnahmen. Als Formate können beispielsweise herangezogen werden:
  • XML-Datei mit strukturierten Daten,
  • Rechnungen im PDF- oder JPEG- und Word-Format mit umstrukturierten Daten,
  • hybride Daten nach ZUGFeRD.
Wird jedoch eine Rechnung in Papierform an den Rechnungsempfänger gesendet und dann von diesem in ein elektronisches Format umgewandelt, kann umsatzsteuerrechtlich nicht mehr von einer elektronischen Rechnung gesprochen werden.
Dem Unternehmer ist es zunächst frei gestellt und gestattet, seine Rechnungen als Dokument elektronisch zu übermitteln, wenn:
  • die Übereinstimmung mit dem Original gesichert ist,
  • der Rechnungsinhalt unversehrt gewährleistet ist und
  • der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt, wobei dazu keine besondere Form vorgeschrieben ist.
Die Zustimmung kann in verschiedener Form erfolgen, beispielsweise:
  • in den Vertrags- bzw. Geschäftsbedingungen des Leistenden oder
  • durch Anklicken eines dafür vorgesehenen Feldes in der elektronischen Rechnung.
Änderungen werden hierzu wirksam ab 27. November 2020 auf Grundlage der "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 (in BGBl. I S. 3555)". Nach § 3 ERechV müssen Rechnungsaussteller Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form mit dem Datenformat "X-Rechnung " als Vorschrift ausstellen und übermitteln. Verbunden sind damit zusätzliche Pflichtangaben in der Rechnung und weitere formale Anforderungen, auf die näher eingegangen wird unter Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (XRechnung) einschließlich zu Varianten zur elektronischen Rechnungslegung speziell von Bauleistungen gegenüber dem Auftraggeber als Rechnungsempfänger, wie sie beispielsweise mit der Kalkulations- und Abrechnungssoftware „nextbau“ erfolgen kann.
Elektronische Rechnung (eRechnung)
Bild: © f:data GmbH
Die elektronische Rechnung muss auch die Rechnungsangaben, wie sie nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschrieben sind, gewährleisten. Die elektronische Rechnung ist technologieneutral auszuführen. Ein bestimmtes Übermittlungsverfahren ist nicht vorgeschrieben. Auf jeden Fall sind als Anforderungen die Identität des Rechnungsausstellers und die Echtheit der Herkunft einer Rechnung zu sichern. Die Unternehmer können selbst festlegen, wie sie das erreichen.
Beim Aussteller sind die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit durch innerbetriebliche Kontrolle zu gewährleisten, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird. Das soll durch ein eigenes Kontrollverfahren erreicht werden. Ein gut gestaltetes und organisiertes Rechnungswesen wird dafür eine ausreichende Grundlage liefern. Unabhängig von der Form der elektronischen Rechnungslegung muss auch gesichert werden, dass eine solche Rechnung innerhalb angemessener Zeit mit Bezug auf § 145 Abgabenordnung (AO) für das Finanzamt auch nachprüfbar ist.
Elektronische Rechnungen sind ebenfalls wie Papierrechnungen für die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen zu behandeln. Die erhaltenen Rechnungen sind im Original 10 Jahre lang aufzubewahren, und zwar in der Form, wie sie empfangen wurden. Eine als pdf-Datei empfangene Rechnung darf beispielsweise nicht in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Die elektronischen Rechnungen sind auf einem Datenträger, z. B. auf einer CD-ROM, so aufzubewahren und zu speichern, dass Änderungen nachträglich nicht mehr möglich sind. Kommt das Unternehmen der Aufbewahrungspflicht nicht ordnungsgemäß nach, kann dies mit einer Geldbuße bis 5.000 € nach § 26 Abs. 1 und 2 Umsatzsteuergesetz geahndet werden.
Zu beachten sind die Anforderungen nach BMF-Schreiben vom 18. November 2019 zu „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, veröffentlicht im Bundessteuerblatt (BStBl. I). Die Finanzbehörden dürfen nicht mehr nur bei einer Außenprüfung, sondern bereits im Rahmen einer unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau auf Grundlage des Datenzugriffs prüfen. Dabei bleibt hervorzuheben:
  • In Papierform empfangene Rechnungen, die anschließend elektronisch (z. B. gescannt) erfasst werden, sind mit dem hierdurch entstandenen elektronischen Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.
  • Wird eine empfangene, aufbewahrungspflichtige Rechnung in ein unternehmenseigenes Format umgewandelt, dann sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren.
Zur Rechnungslegung sei auch verwiesen auf das vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) herausgegebene "Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (November 2017)", das unter Tz. V. ebenfalls Aussagen zur elektronischen Rechnungslegung trifft.
Bauprofessor-Redaktion
Dieser Beitrag wurde von unserer Bauprofessor-Redaktion erstellt. Für die Inhalte auf bauprofessor.de arbeitet unsere Redaktion jeden Tag mit Leidenschaft.
Über Bauprofessor »
Copyright bauprofessor.de Lexikon
Herausgeber: f:data GmbH Weimar und Dresden
Die Inhalte dieser Begriffserläuterung und der zugehörigen Beispiele sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der f:data GmbH unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Alle in diesem Werk enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von den Autoren nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie der f:data GmbH. Sie übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.

E-Rechnung: Im vorgeschriebenen Format

Format nach Wahl: E-Rechnung mit nextbau
Format nach Wahl: E-Rechnung mit nextbau
Bild: © f:data GmbH
Ob XRechung, ZUGFeRD oder GAEB X89: Mit der Bausoftware nextbau stellen Sie elektronische Rechnungen mühelos im vorgeschriebenen Format. Besonders bei Großkunden und öffentlichen Auftraggebern profitieren Sie von kürzeren Durchlaufzeiten. Eingabefehler fallen weg, Sie sparen Portokosten und schonen außerdem die Umwelt.
Mehr Informationen »

STLB-Bau Ausschreibungstexte zu "Elektronische Rechnung (eRechnung)"

Aktuelle, VOB-konforme und herstellerneutrale Ausschreibungstexte direkt für Ihre Ausschreibung oder Angebotserstellung.

Beispiel
Weichenrichtung vor Beginn der Arbeiten feststellen, Verschiebewerte für die Weichenrichtung festlegen, Längshöhe der Weiche vor Beginn der Arbeiten feststellen, Hebewerte für die Längshöhe der Weiche festlegen, Werte auf den Schwellen mit Ölkreide a...
Abrechnungseinheit: m
Weitere Leistungsbeschreibungen:
STLB-Bau Ausschreibungstexte
Mehr als eine Million Bauleistungen aus 77 Gewerken finden Sie auf

Verwandte Fachbegriffe

Elektronische Bauabrechnung
Bei der Bauabrechnung bzw. einem Aufmaß mittels DV-Anlagen sollten die "Regelungen für die elektronische Bauabrechnung (REB)" berücksichtigt werden. Sie enthalten eindeutige Bestimmungen für geometrische und typische Berechnungsaufgaben für die Menge...
Rechnungsangaben zu Bauleistungen
Eine Rechnung hat Pflichtangaben zu enthalten, vorgeschrieben in §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG). Ergänzend hierzu sei auf Tz. II des vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) herausgegebenen "Merkblatts zur Rechnungserstellung...
Rechnungslegung im Baubetrieb
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann der Begriff "Rechnungslegung" im Baubetrieb unterschiedlich verstanden werden.Im engeren Sinne ist die handels- und bilanzrechtliche Aufstellung und Bekanntmachung des Jahresabschlusses betroffen, umfassend: ...
Rechnungsfunktionen
Eine Rechnung, unabhängig von der Art der Rechnung, z. B. Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung, muss verschiedene Funktionen erfüllen: Die Rechnung gilt als Beleg für die Buchführung. Mit der Rechnung wird ein Entgelt für eine Bauleistung oder Lie...
Aufbewahrung von Unterlagen
Die Aufbewahrung von Unterlagen aus Geschäften wird in § 257 im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Sie kann sich auch aus anderen Rechtsnormen, beispielsweise nach § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) zur Aufbewahrung von Rechnungen sowie hinsichtlich d...
Rechnungsarten zu Bauleistungen
Zu Bauleistungen sowohl auf Grundlage eines BGB- als auch eines VOB-Bauvertrags kommen folgende Rechnungsarten infrage: Rechnungen über Vorauszahlungen mit Bezug auf § 16 Abs. 2 VOB, Teil B, die zwischen den Vertragspartnern vereinbart wurden und spä...
Um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten, verwenden wir Cookies. Einige dieser Cookies sind erforderlich für den reibungslosen Ablauf dieser Website, andere helfen uns, Inhalte auf Sie zugeschnitten anzubieten. Wenn Sie auf „ Ich akzeptiere“ klicken, stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.
Individuelle Cookie-Einstellungen Ich akzeptiere