Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die als digitales Format gesendet, empfangen und automatisiert weitergeleitet wird. Ab Januar 2025 ist sie auch zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend.
Was ist eine E-Rechnung?
Um Rechnungen für erbrachte Leistungen und Waren an ihre Kunden zu versenden, nutzen Unternehmen bislang u. a. PDF, Fax oder den Postweg. Seit dem Beschluss der E-Rechnungsverordnung gibt es die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, als weitere Form der Rechnungsstellung.
Mit der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen:
Im Gegensatz zu Rechnungen auf Papier oder als PDF stellt die E-Rechnung die Rechnungsinformationen in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz nach EN 16931 dar. Dadurch ist eine vollständig automatisierte, medienbruchfreie Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung der Rechnung möglich. Die E-Rechnung basiert auf dem XML-Datenformat, was eine automatische Verarbeitung durch elektronische Auslesung ermöglicht.
Wie eine E-Rechnung formal auszusehen hat, ist standardisiert festgelegt. Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in einem XML-Datensatz nennt sich in Deutschland z. B. „XRechnung“. 
Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die vollständig elektronisch erstellt, übertragen und verarbeitet wird.
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Für wen sind E-Rechnungen vorgesehen?
Bereits seit 2020 sind Lieferanten des Bundes dazu verpflichtet, bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen zu nutzen. Ausnahmen sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes festgelegt. Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung auch für die Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend.
Was ändert sich ab 2025?
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ab 1. Januar 2025 für im Inland steuerbare Umsätze. Alle inländischen Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb müssen den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Bis 2027 sind einige Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller vorgesehen. Spätestens im Jahr 2028 müssen auch inländische Kleinunternehmer E-Rechnungen stellen.
E-Rechnungen und sonstige Rechnungen
Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und „sonstigen Rechnungen“ unterschieden.
Dabei gelten als E-Rechnungen grundsätzlich nur die Rechnungen, die:
im vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format (nach EN 16931) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und
eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Rechnungen im PDF-Format und Rechnungsformate, die nicht die in der EN 16931 genannten Eigenschaften haben wie z. B.:
erfüllen nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung, gelten also nicht als E-Rechnungen.
Aktuell erfüllen u. a. diese Formate die Anforderungen:
- XRechnung (wird bereits bei E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen verwendet) und
- ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).
Zu „sonstigen Rechnungen” zählen ab 2025:
- Papierrechnungen und
- Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF oder JPG).
Eine PDF-Rechnung, die als E-Mail versendet wird, ist ab 2025 also keine elektronische Rechnung mehr.
So werden E-Rechnungen gegenwärtig übermittelt
Für die Erstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung muss der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Fassung verwendet werden.
Zur Übermittlung dieser E-Rechnungen stehen vier Übertragungskanäle zur Verfügung:
- Upload,
- Weberfassung,
- Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) und
- E-Mail.
In den Bundesländern gelten unterschiedliche Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Bund.
Begleitet von Übergangsvorschriften sind E-Rechnungen ab 2025 auch zwischen Unternehmern verpflichtend.
Vor- und Nachteile von E-Rechnungen
Die E-Rechnung trägt zur Digitalisierung bei. Das hat Vor- und Nachteile, z. B.:
| Vorteile | Nachteile |
| ✔ | Einfachere Stellung der Rechnung
Bei der E-Rechnung ist keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich. | | ✔ | Zeitersparnis
Die Stellung der Rechnung findet nur noch auf elektronischem Weg statt. Lange Postwege fallen weg, Rechnungen sind schneller am Ziel. | | ✔ | Keine Kosten für Papier und Porto
Durch die elektronische Versendung der Rechnung werden Kosten für Papier und Porto eingespart. | | ✔ | Umweltschutz
E-Rechnungen verbrauchen kein Papier. Das schont die Umwelt. | | ✔ | Weniger Fehler
Durch die elektronische Eingabe und Erfassung fallen menschliche Fehlerquellen weg. | | ✔ | Bearbeitung ortsunabhängig möglich
Auf elektronische Daten kann von überall zugegriffen werden. Das ermöglicht eine ortsunabhängige, flexible Bearbeitung. |
| | ✗ | Umstellung in der Bürokratie
Strukturen in Bürokratie und Buchhaltung von Unternehmen müssen ihr System auf E-Rechnungen umstellen. |
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