Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die als digitales Format gesendet, empfangen und automatisiert weitergeleitet wird. Ab Januar 2025 ist sie auch zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend. Alle Unternehmen müssen dann E-Rechnungen empfangen können.
Was ist eine E-Rechnung?
Um Rechnungen für erbrachte Leistungen und Waren an ihre Kunden zu versenden, nutzen Unternehmen bislang u. a. PDF, Fax oder den Postweg. Seit dem Beschluss der E-Rechnungsverordnung gibt es die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, als weitere Form der Rechnungsstellung. Das Bundesfinanzministerium hat alle Details dazu im § 14 UStG zur „Ausstellung von Rechnungen” festgehalten. Details finden Sie hier. Mit der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen:
Im Gegensatz zu Rechnungen auf Papier oder als PDF stellt die E-Rechnung die Rechnungsinformationen in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz nach DIN EN 16931 dar. Dadurch ist eine vollständig automatisierte, medienbruchfreie Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung der Rechnung möglich. Die E-Rechnung basiert auf dem XML-Datenformat, was eine automatische Verarbeitung durch elektronische Auslesung ermöglicht.
Wie eine E-Rechnung formal auszusehen hat, ist standardisiert festgelegt. Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in einem XML-Datensatz nennt sich in Deutschland z. B. „XRechnung“. 
Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die vollständig elektronisch erstellt, übertragen und verarbeitet wird.
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Für wen sind E-Rechnungen vorgesehen?
Bereits seit 2020 sind Lieferanten des Bundes dazu verpflichtet, bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen zu nutzen. Ausnahmen sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes festgelegt. Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung auch für die Rechnungsstellung zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend.
Was ändert sich ab 2025?
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ab 1. Januar 2025 für im Inland steuerbare Umsätze. Alle inländischen Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb müssen den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Bis 2027 sind einige Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller vorgesehen. Spätestens im Jahr 2028 müssen auch inländische Kleinunternehmer E-Rechnungen stellen.
E-Rechnungen und sonstige Rechnungen
Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen E-Rechnungen und „sonstigen Rechnungen“ unterschieden.
Dabei gelten als E-Rechnungen grundsätzlich nur die Rechnungen, die:
im vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat (nach DIN EN 16931) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und
eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Rechnungen im PDF-Format und Rechnungsformate, die nicht die in der DIN EN 16931 genannten Eigenschaften haben, wie z. B.:
erfüllen nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung, gelten also nicht als E-Rechnungen.
Aktuell erfüllen u. a. diese Formate die vorgeschriebenen Anforderungen:
- XRechnung (wird bereits bei E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen verwendet) und
- ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).
Zu „sonstigen Rechnungen“ zählen ab 2025:
- Papierrechnungen und
- Rechnungen in einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF oder JPG).
Eine PDF-Rechnung, die als E-Mail versendet wird, ist ab 2025 also keine elektronische Rechnung mehr.
So werden E-Rechnungen übermittelt
Für die Erstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung muss der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Fassung verwendet werden.
Zur Übermittlung dieser E-Rechnungen stehen vier Übertragungskanäle zur Verfügung:
- Upload,
- Weberfassung,
- Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) und
- E-Mail.
Für den Empfang von E-Rechnungen ist ein E-Mail-Postfach ausreichend.
In den Bundesländern gelten unterschiedliche Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Bund.
Begleitet von Übergangsvorschriften sind E-Rechnungen ab 2025 auch zwischen Unternehmern verpflichtend.
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Die strukturierten Teile von E-Rechnungen müssen in unveränderter Form aufbewahrt werden. Das gilt auch für mitgelieferte relevante Dokumente. Die maschinelle Auswertung durch die Finanzverwaltung muss gewährleistet sein.
Vor- und Nachteile von E-Rechnungen
Die E-Rechnung trägt zur Digitalisierung bei. Das hat Vor- und Nachteile, z. B.:
| Vorteile | Nachteile |
| ✔ | Einfachere Stellung der Rechnung
Bei der E-Rechnung ist keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich. | | ✔ | Zeitersparnis
Die Stellung der Rechnung findet nur noch auf elektronischem Weg statt. Lange Postwege fallen weg, Rechnungen sind schneller am Ziel. | | ✔ | Keine Kosten für Papier und Porto
Durch die elektronische Versendung der Rechnung werden Kosten für Papier und Porto eingespart. | | ✔ | Umweltschutz
E-Rechnungen verbrauchen kein Papier. Das schont die Umwelt. | | ✔ | Weniger Fehler
Durch die elektronische Eingabe und Erfassung fallen menschliche Fehlerquellen weg. | | ✔ | Bearbeitung ortsunabhängig möglich
Auf elektronische Daten kann von überall zugegriffen werden. Das ermöglicht eine ortsunabhängige, flexible Bearbeitung. |
| | ✗ | Umstellung in der Bürokratie
Strukturen in Bürokratie und Buchhaltung von Unternehmen müssen ihr System auf E-Rechnungen umstellen. |
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