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Buchhaltung / Rechnungswesen

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (XRechnung)

Lieferungen und Leistungen für öffentliche Aufträge sowie zu Konzessionen sind mit einer elektronischen Rechnung zu belegen. Ab 27. November 2020 sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als Rechnungsempfänger grundsätzlich nur noch in elektronischer Form nach dem Datenformat "XRechnung" als Vorschrift auszustellen und zu übermitteln. Dafür kann sich der Aussteller auch einer Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen. Regelungen hierzu liefert die "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 (in BGBl. I S. 3555). Diese Verordnung gilt bereits seit 27. November 2019 auch für Rechnungen an Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber. Ausgenommen bleiben jedoch Rechnungen nach § 3 Abs. 3 ERechV, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 € gestellt werden (Bagatellgrenze).
Für die Rechnungsausstellung ist das jeweils aktuelle Datenaustauschformat XRechnung zu verwenden, ggf. auch ein anderes Format, wenn es den Anforderungen der europäischen Norm DIN EN 16932 entspricht. Mit der XRechnung werden die Rechnungsdaten strukturiert als XML-Format zur Verfügung gestellt. Solche Rechnungen lassen sich maschinell vernetzen und auswerten.
Der Rechnungssteller bzw. -sender wird verpflichtet, die Rechnung in einem vom Bund betriebenen Verwaltungsportal online hochzuladen. Notwendig dafür ist die Registrierung und Erstellung eines Nutzerkontos. Eine formal fehlerhafte elektronische Rechnung wird automatengestützt abgelehnt, worüber der Rechnungssteller zu informieren ist.
Verbunden sind nach der Verordnung zusätzliche Pflichtangaben in der elektronischen Rechnung und weitere formale Anforderungen. Im § 5 in ERechV werden weitere, über die Rechnungsangaben zu Bauleistungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) hinausgehende Angaben gefordert:
  1. eine Leitweg-Indentifikationsnummer,
  2. die Bankverbindungsdaten,
  3. die Zahlungsbedingungen,
  4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Weiterhin sind noch zusätzlich in der elektronischen Rechnung anzugeben:
  • die Lieferantennummer und
  • eine Bestellnummer,
wenn diese Angaben dem Rechnungsaussteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden.
Künftig ist von der Verwaltung des öffentlichen Auftraggebers nur noch eine solche Rechnung zu bearbeiten, die alle geforderten Angaben und Anforderungen erfüllt. Ist dies nicht der Fall, wird die Rechnung ggf. nicht angenommen und sicher nicht bezahlt.
Eine Baumaßnahme umfasst allgemein eine Vielzahl von Einzelpositionen mit zugeordneten Mengen und Preisen, die mindestens als Anlage zur Rechnung detailliert nachzuweisen sind. Dafür wird die XRechnung ggf. mit ihren Elementen nicht ausreichen. Dafür kann sich die XML-Datei „GAEB DA 89“ als Anhang zur XRechnung eignen. Bei vorliegender Verknüpfung einer Kalkulationssoftware mit Möglichkeiten zur Rechnungslegung über ausgeführte Bauleistungen wie dies im Fall der Software „nextbau“ der Firma f:data Weimar/Dresden gegeben ist, werden Lösungen zur elektronischen Abrechnung und XRechnung bereits in der Mai-Version 2020.1 zu nextbau nach folgenden 3 Arten vorgesehen:
  1. GAEB DA 89 als strukturierte XML-Datei mit allen relevanten Rechnungsdaten und einem vollständigen Leistungsverzeichnis mit allen aufgegliederten Positionen.
  2. XRechnung v1.2.2 als XML-Datei (wählbar: UBL 2.1 oder CII D16B) mit allen relevanten Rechnungsdaten, wobei eine PDF-Rechnung als umstrukturierte Datei angehängt wird.
  3. ZUGFeRD 2.0 als PDF/A-3 Datei mit allen relevanten Rechnungsdaten und einer eingebetteten XML-Datei nach dem Format CII D16B.
Damit lassen sich auch die detaillierten Abrechnungen nach einzelnen Leistungspositionen an Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen zu Bauleistungen anhängen und aufbewahren.
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16.06.2020
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Format nach Wahl: E-Rechnung mit nextbau
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