Jahresabschluss / HGB

Inventurformvorschriften

Bei der Durchführung von Inventuren muss auf die Einhaltung folgender Formvorschriften geachtet werden:
  • Die Eintragungen und Aufzeichnungen müssen nicht nur richtig und vollständig sein, sie müssen vielmehr auch fortlaufend bewirkt werden, wobei ein Nachholen von Eintragungen, die das Vertrauen in die bereits vorgenommenen Aufzeichnungen erschüttern könnten, zu vermeiden ist;
  • Ansager und Aufschreiber dürfen nicht identisch sein;
  • der Inventurpflichtige hat sich einer lebenden Sprache und deren Schriftzeichen zu bedienen;
  • die Aufzeichnungen sollen mit Tintenstift oder Kugelschreiber erfolgen;
  • es dürfen keine Rasuren vorgenommen werden, ebenso sind sonstige Unkenntlichmachungen von ursprünglichen Eintragungen nicht gestattet;
  • die Blätter der Bestandsaufnahme sind mit fortlaufenden Zahlen zu versehen;
  • keine Einzelmengen zur Gesamtmenge über persönliche Handzettel zusammenfassen, sondern Einzelmengen auf Rückseite eintragen und Gesamtmenge übernehmen;
  • nach Beendigung der Aufnahme im Magazin oder Aufnahmebereich ist die vollständige Aufnahme der Bestände aufgrund von Markierungen zu überprüfen;
  • jeder Aufnahme-Beleg ist von der Aufnahmegruppe und ggf. vom Kontrollpersonal zu unterschreiben;
  • bei Schüttgütern ist eine Skizze mit Lage, Form und Maßen beizufügen und eine örtliche Überprüfung mit Näherungsrechnung erforderlich, die Errechnung des Rauminhaltes und des Gewichtes ist detailliert nachzuweisen;
  • Lagerfachkarten bzw. -karteien sind vor der Aufnahme abzuschließen, der festgestellte Bestand ist darin einzutragen;
  • besonders wichtig ist die Kennzeichnung der Vorräte, die sich zum Zeitpunkt der Aufnahme zwar im Aufnahmebereich befinden, jedoch Eigentum von Fremden sind, das Fremdeigentum ist unter Angabe des Eigentümers auf besonderen Blättern aufzunehmen;
  • für die Aufnahme können auch Diktiergeräte genutzt werden, sind die Angaben in die Inventurlisten übernommen und geprüft worden, kann die Löschung der Tonbänder erfolgen;
  • die Aufzeichnungen, so z.B. Originalinventurunterlagen, endgültige Aufnahmelisten, Aufstellungen usw. sind geordnet zehn Jahre (gemäß § 257 Abs. 4 HGB) aufzubewahren.
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