Den Musterbrief zur Erstattung von COVID-19-bedingten Mehrkosten auf der Baustelle schreibt der Auftragnehmer an den Auftraggeber und fügt als Anlage Rechnung und Nachweise bei. Er bezieht sich in seiner Begründung für die Rechnungslegung wahlweise (ankreuzbar) auf das Formblatt 217 (COVID-bedingte Mehrkosten) im VHB-Bund bzw. auf die ergänzenden Besonderen Vertragsbedingungen im HVA B-StB (Brücken- und Straßenbau) jeweils in Verbindung mit der VOB/B § 4 Abs. 1, Nr. 1. Er gibt genau an, wofür die Mehrkosten entstanden sind. Auch hier bestehen Wahlmöglichkeiten sowohl für Maßnahmen der unmittelbaren persönlichen Hygiene wie Erweiterung der sanitären Anlage oder hygienebedingte persönliche Schutzkleidung, als auch für Maßnahmen, die die Hygiene unterstützen, wie Hinweise und Warnschilder oder z. B. zusätzliche Wohncontainer. Ausdrücklich weist der Auftragnehmer noch einmal daraufhin, dass die berechneten Mehrkosten zusätzlich angefallen sind und weder im Angebot bzw. den Preisen des Bauvertrages enthalten waren, noch von etwaigen Nachunternehmern bereits kalkuliert wurden. Der Auftragnehmer bietet Aufklärung an, falls der Auftraggeber noch Fragen zur Thematik haben sollte.