Buchhaltung / Rechnungswesen

Bewirtungsaufwendungen

Die für Bewirtungen anfallenden Aufwendungen verlangen eine differenzierte Betrachtung hinsichtlich der Anlässe und steuerrechtlicher Aspekte zur Anerkennung als Betriebsausgaben. Bewirtungen aus „geschäftlichem Anlass“ dürfen mit Bezug auf § 4 Abs. 5 Nr. 2 im Einkommensteuergesetz (EStG) den betrieblichen Gewinn nur bis zu 70 % mindern bzw. bis zu dieser Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die Aufwendungen auch dem Anlass nach angemessen sind und Verhältnismäßigkeit vorliegt, die ggf. vom Finanzamt im Einzelfall geprüft würde.

Aufwendungen als Betriebsausgaben

Bei betriebsinternen Bewirtungen für Arbeitnehmer z. B. bei Betriebsfeiern kann in der Regel nicht von geschäftlichem Anlass gesprochen werden. Folglich sind in der Regel die gesamten Aufwendungen als Betriebsausgabe zu behandeln. Ebenfalls ist ein Abzug von 30 % nicht notwendig für Aufmerksamkeiten in geringem Umfang wie für Gebäck und Kaffee z. B. im Rahmen von betrieblichen Beratungen. Das wäre gleichermaßen der Fall bei Verkostungen von selbst hergestellten Produkten auf Werbeveranstaltungen, Messen u. a.

Aufzeichnung zu den Aufwendungen

Erfolgte die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, so sind die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen durch den Steuerpflichtigen konkret nachzuweisen. Dabei wird im EStG nicht unterschieden, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die Anforderungen gelten gleichermaßen.
Die Anforderungen wurden mit BMF-Schreiben zur „Steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass“ vom 30. Juni 2021 (veröffentlicht im Bundessteuerblatt Teil I) weiter konkretisiert, insbesondere die Erfordernisse zur Nachweisführung. Danach müssen die erforderlichen schriftlichen Angaben:
  • zeitnah gemacht werden, wofür regelmäßig ein formloses Dokument als Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) zu erstellen ist,
  • einzeln je Anlass und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben nachgewiesen und aufgezeichnet werden.
Strengere Anforderungen werden insbesondere an die Rechnungslegung als Bewirtschaftungsrechnung durch den Bewirtungsbetrieb/Unternehmer über die Aufwendungen gestellt, ausführlicher erläutert unter Nachweis zu Bewirtungen. Zu sichern ist die Ordnungsmäßigkeit besonders im Hinblick auf die Anerkennung der angefallenen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgaben. Den Nachweis hat jeweils der Steuerpflichtige zu erbringen. Fehlende Angaben bzw. ungenügende Nachweise führen dazu, dass die Aufwendungen nicht bis zu 70 % als Betriebsausgabe bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung anerkannt werden. Eine detaillierte Aufzeichnung, ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung und Erstellung eines Eigenbelegs sind zugleich die materiell-rechtlichen Voraussetzungen für den anteiligen Abzug als Betriebsausgabe.
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