Von einer Bewirtung kann gesprochen werden, wenn vom Unternehmen oder einem Bewirtungsbetrieb im Auftrag des Unternehmens an Personen Speisen, Gebäck, Getränke u. ä. dargereicht werden.
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Die Bewirtung von Personen durch ein Unternehmen kann
Anlässe für Bewirtung
Für die Bewirtung von Personen können als Anlässe maßgebend sein:
Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass für betriebsfremde Personen wie Geschäftsfreunde und Vertragspartner im In- und/oder im Ausland,
Bewirtungen betriebsintern für Arbeitnehmer wie bei Weihnachtsfeiern, Betriebsveranstaltungen und -ausflügen,
Bewirtungen bei betriebsinternen Geschäfts- und Dienstbesprechungen als Gewährung von Aufmerksamkeiten wie Gebäck und Kaffee,
Verkostung von selbst hergestellten Produkten auf Werbeveranstaltungen,
Bewirtung bei Fortbildungsveranstaltungen und Seminaren.
Meistens steht die Bewirtung aus „geschäftlichem Anlass“ mit Geschäftspartnern im Vordergrund.
Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen
Für Bewirtungen verursachte Aufwendungen können je nach Anlass der Bewirtung unterschiedlich hoch sein und müssen dementsprechend bei der steuerlichen Gewinnermittlung und ggf. bei der Einkommensteuer differenziert behandelt werden. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 im Einkommensteuergesetz (EStG) können Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden, näher betrachtet unter dem Link. Maßgebend dabei wäre, dass die Aufwendungen dem Umfang nach auch angemessen sind und Verhältnismäßigkeit vorliegt, die ggf. vom Finanzamt im Einzelfall geprüft würde. Demgegenüber sind die Aufwendungen beispielsweise für im Unternehmen erfolgte Bewirtungen gegenüber Arbeitnehmern sowie für Kaffee zu Besprechungen voll als Betriebsausgaben zu behandeln, evtl. in speziellen Fällen beim Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtig. Aufwendungen für die eigene Bewirtung des Unternehmers sowie für private Feiern sind persönlich zu tragen und nicht steuerlich geltend zu machen.
Aufzeichnung der Aufwendungen
Erfolgte die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, sind Höhe der Aufwendungen und betriebliche Veranlassung durch den Steuerpflichtigen konkret nachzuweisen. Dabei wird im EStG nicht unterschieden, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat.
Die Anforderungen gelten gleichermaßen und wurden mit BMF-Schreiben zur „Steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass“ vom 30. Juni 2021 (veröffentlicht im Bundessteuerblatt Teil I) weiter konkretisiert, insbesondere die Erfordernisse zur Nachweisführung. Danach müssen die erforderlichen schriftlichen Angaben zeitnah gemacht werden, wofür regelmäßig ein formloses Dokument als Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) zu erstellen ist, ausführlicher erläutert unter Nachweis zu Bewirtungen.