Sachzuwendungen sind materielle Leistungen wie Arbeitskleidung oder Dienstwagen, die Arbeitnehmern neben dem regulären Gehalt gewährt werden. Das gilt ab 2025.
Was sind Sachzuwendungen bzw. Sachbezüge?
Als Sachzuwendungen bzw. Sachbezüge gelten alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen aus einem Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers, die „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ vom Arbeitgeber gewährt werden und keine Entgeltumwandlung darstellen. Dazu können z. B. ein kostenloser Parkplatz, ein Dienstwagen oder kostenloses Mittagessen gehören. 
Sachzuwendungen sind geldwerte Vorteile, die ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, ohne dass er dafür eine Gegenleistung erbringen muss.
Bild: © f:data GmbH
Echte Zusatzleistungen des Arbeitgebers
In § 8 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) wird ausgeführt, dass eine Sachzuwendung:
nicht als Anspruch auf den Arbeitslohn angerechnet und der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Sachzuwendung herabgesetzt wird,
nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und
bei Wegfall der Arbeitslohn nicht erhöht wird.
Die Sachzuwendung muss eine echte Zusatzleistung des Arbeitgebers darstellen. Sie muss zusätzlich zur vereinbarten Leistung und seiner Lohn- bzw. Gehaltsabgeltung erfolgen. Auch darf keine Lohn- bzw. Gehaltsumwandlung beispielsweise zugunsten einer Pauschalbesteuerung vorliegen. Ein tarifgebundener Arbeitslohn kann nicht zugunsten bestimmter steuerfreier bzw. -begünstigter Leistungen herabgesetzt oder umgewandelt werden.
Präzisiert wurde im § 8 Abs. 4 mit Satz 2 im EStG, dass von einer Sachzuwendung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn auch dann auszugehen ist, wenn „der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage (wie Einzelvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag und Gesetz) einen Anspruch darauf hat“.
Welche Leistungen gelten als Sachzuwendungen?
Als Sachzuwendungen und -bezüge gelten:
Gewährung von Kranken-, Pflege- und Unfallversicherungsschutz bei Abschluss einer freiwilligen Versicherung durch den Arbeitgeber, soweit der Arbeitnehmer einen Anspruch daraus geltend machen kann und die Beiträge nicht pauschal versteuert werden.
Gewährung von Zuschüssen für Mahlzeiten, z. B. von Papier-Essensmarken (Essensgutscheinen) und digitalen Essensmarken.
Gewährung von Gutscheinen oder Geldkarten, die zum ausschließlichen Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen und seit 2022 die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 im Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen, wie:
zum begrenzten Akzeptanzbereich (z. B. Stadtgutscheine, von Einkaufsläden in bestimmten inländischen Regionen, Ladenketten, Karten eines Online-Händlers, bestimmte Tankstellen),
zur eingegrenzten Produktpalette (z. B. Tankgutscheine oder -karten, Ladestrom, Zeitschriften, Fitnessleistungen, Buchgutscheine) und
zur Bestimmung für soziale Zwecke (z. B. Behandlungskarten, Reha-Maßnahmen, Karten für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen).
Überlassung eines Jobtickets für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Weiterhin Zuwendungen bzw. Zuschüsse in Verbindung mit:
Alters- und Zukunftssicherung,
Bildungsmaßnahmen zur Aus- und Fortbildung,
Betriebsveranstaltungen,
Bereitstellung eines Dienstfahrzeugs (Firmenwagen) und
Bereitstellung von Arbeitskleidung.
Was sind keine Sachzuwendungen?
Keine Sachzuwendungen liegen vor bei Leistungen und Gütern, die in Geld oder Geldleistungen an Arbeitnehmer bestehen und ohnehin zum geschuldeten Arbeitslohn zählen. Zu den Geldleistungen zählen nach § 8 Abs. 1 im EStG auch zweckgebundene Geldleistungen, Geldsurrogate, Geldersatzleistungen wie Kreditkarten und Gutscheine zum Abheben von Bargeld, jedoch nicht o. a. Gutscheine und Geldkarten, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Kann der Arbeitnehmer statt einer Sachzuwendung eine Leistung in Barlohn verlangen, handelt es sich ebenfalls nicht um eine Sachzuwendung.
Im BMF-Schreiben vom 13. April 2021 zur „Abgrenzung zwischen Geldleistungen und Sachbezug“ wurden Aussagen zur schärferen Abgrenzung zwischen dem steuerpflichtigen Arbeitslohn als Geldeinnahme und den steuerfreien Sachbezügen nach § 8 im EStG getroffen.
Sachzuwendungen oder Aufmerksamkeiten?
Im Gegensatz zu den Sachzuwendungen gelten Aufmerksamkeiten nur für persönliche Anlässe und Ereignisse.
Bild: © f:data GmbH
Als Aufmerksamkeiten gegenüber dem Arbeitnehmer gelten nach dem Wert nur geringfügige Sachzuwendungen des Arbeitgebers. Unwichtig dabei ist, auf welche Art und Weise der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufmerksamkeit zukommen lässt, so z. B. als Sachleistung oder Naturalleistung oder auch sonstige Zuwendung. Die Aufmerksamkeiten gelten allgemein nur für persönliche Anlässe und Ereignisse, beispielsweise aber nicht zu Weihnachten (auch nicht zu anderen Feiertagen wie Ostern u. a.), wie in einem Urteil des Finanzgerichtes Hessen vom 22. Februar 2018 (Az.: 4 K 1408 / 17) entschieden. Sie dürfen nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers führen.
Zu den Aufmerksamkeiten rechnen beispielsweise:
kleine Geschenke aus Anlass eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers, wie Hochzeit,
Blumen zum Geburtstag oder eines besonderen Ehrentages,
kleine Aufmerksamkeit für eine bestandene Qualifizierungsmaßnahme bzw. Prüfung in der Weiterbildung, z. B. als Buch, Tonträger oder
Kränze bei Beerdigungen.
Zu den Aufmerksamkeiten gehören auch Getränke, Speisen und Genussmittel, die vom Arbeitgeber den Arbeitnehmern unentgeltlich (oder teilentgeltlich) zum Verzehr bereitgestellt werden, beispielsweise:
während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes oder in Verbindung mit erforderlichen Überstunden,
von Getränken wie Kaffee, Selters u. a. während einer dienstlichen Besprechung,
während einer betrieblichen Feier zu Weihnachten / anderen Anlässen oder
ggf. am Morgen Heißgetränke und unbelegte Backwaren (ohne Aufstrich oder Belag) nach einem Urteil des BFH vom 3. Juli 2019 – Az. VI R 36 / 17.
Sachbezugswerte für freie Verpflegung und Unterkunft
Sachbezugswerte gelten für freie Verpflegung und Unterkunft. Ihre Festsetzung erfolgt jährlich nach der Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) für Arbeitnehmer (einschließlich Jugendliche und Auszubildende). Für das Jahr 2025 gelten folgende Sachbezugswerte (auf Grundlage der maßgebenden Verbraucherpreisentwicklung):
Für Verpflegung insgesamt kalendertäglich 11,10 € (Vorjahr = 10,43 €) und nach der Zusammensetzung von 2,30 € für Frühstück, von 4,40 € für Mittagessen und 4,40 € für Abendessen, geltend in gleicher Höhe auch für volljährige Familienangehörige.
Für nur teilweise zur Verfügung gestellte Verpflegung insgesamt monatlich 333,00 € (Vorjahr = 313,00 €) und der Zusammensetzung von 69,00 € für Frühstück, von 132,00 € für Mittagessen und 132,00 € für Abendessen.
Für freie Unterkunft allgemein täglich 9,40 € und monatlich 282,00 € mit einem volljährigen Beschäftigten, wobei sich die Beträge bei einer Belegung mit 2 und mehr Beschäftigten verringern.
Sind Sachzuwendungen und -bezüge zu versteuern?
Bei der Besteuerung von Sachbezügen als Zuwendungen an einen Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber ist nach der Art, dem Wertumfang und der Zeitdauer zu unterscheiden:
Sachzuwendungen an Arbeitnehmer bleiben nach § 8 Abs. 2 S. 11 im EStG weiterhin lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei im Rahmen der Freigrenze bis 50 € im Kalendermonat. Als Voraussetzung gilt, dass die Zuwendungen nicht in Geld oder Geldeswert gewährt werden. Kleine Aufmerksamkeiten des Arbeitgebers für ausschließlich persönliche Anlässe und Ereignisse (Geburtstage u. a.) sind für den Arbeitnehmer im Rahmen der Freigrenze von 60 € (einschließlich Umsatzsteuer) nicht lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig und erfordern auch keine Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber. Darüber hinaus ist eine Besteuerung der Sachzuwendungen vorzunehmen. Sie kann dann auch als Pauschalsteuer durch den Zuwendenden erfolgen und hat dann für den Empfänger einer Sachzuwendung abgeltende Wirkung.
Ausgenommen davon sind sogenannte „Streuwerbeartikel“ mit einem Wert bis 10 € nach den Aussagen im BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 (im Bundessteuerblatt 2015, S. 468), für die auch die Aufzeichnungspflicht der Empfänger nicht erforderlich ist.
Die Freigrenze ist keine monatsbezogene Grenze. Ggf. könnte ein persönliches Ereignis auch mehrmals in einem Monat eintreten.
Erhält ein Arbeitnehmer eine freie Verpflegung und Unterkunft vom Arbeitgeber, dann sind die jeweiligen Sachbezugswerte als geldwerter Vorteil lohnsteuer- und SV-pflichtig:
Als geldwerter Vorteil gilt der Sachbezugswert, nicht der tatsächliche Wert, der vom Arbeitgeber zugeschossen wird.
Nach den o. a. Sätzen berechnet sich höchstens ein geldwerter Vorteil von monatlich 615,00 € (333,00 € für Verpflegung und 282,00 € für Unterkunft).
Lohnsteuerliche Änderungen werden in den Lohnsteuer-Richtlinien angepasst.
Weiterhin sind diese Punkte zu beachten:
Die Anwendung von Freigrenzen scheidet jedoch bei pauschalisierungsfähigen Beiträgen für eine Unfallversicherung sowie laufenden Beiträgen und Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung aus.
Die Freigrenze für die Aufmerksamkeit kann aber ereignisbezogen auch neben der 50-€-Freigrenze bei Sachzuwendungen an Arbeitnehmer in Anspruch genommen, jedoch nicht gegengerechnet werden. Handelt es sich bei den Aufmerksamkeiten und Geschenken des Arbeitgebers lediglich um geringfügige Artikel wie z. B. Streuwerbeartikel, die einen Wert von 10 € nicht überschreiten, dann entfällt eine Besteuerung.
Nicht zu versteuern sind beispielsweise auch geschäftliche Bewirtungsaufwendungen sowie Verköstigungen im Rahmen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes.
Besonderheiten sind speziell bei einer Betriebsveranstaltung oder beispielsweise auch für eine Weihnachtsfeier zu beachten, wofür der Arbeitgeber maximal für 2 Veranstaltungen im Jahr bis 110 € je Arbeitnehmer zuwenden kann.
Eine Geldzuwendung müsste wie normaler Arbeitslohn versteuert werden.
In einigen Fällen müssen Sachzuwendungen versteuert werden.
Bild: © f:data GmbH
Werden die o. a. Freigrenzen für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer überschritten, dann ist eine Besteuerung vorzunehmen.
Sie kann:
entweder mit dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers oder
durch den Arbeitgeber mit einem Pauschsteuersatz von 30 % (zuzüglich des Soli-Zuschlags und der pauschalen Kirchensteuer) nach § 37b EStG erfolgen, wobei als Bemessungsgrundlage die Aufwendungen des Steuerpflichtigen gelten.
Dies ist auch möglich für betrieblich veranlasste Geschenke nach § 4 Abs. 5 EStG an Personen als Empfänger, die nicht Arbeitnehmer des steuerpflichtigen Unternehmens sind. Der Empfänger ist dann von der Steuerübernahme zu unterrichten. Der Aufwand stellt keine Betriebsausgabe dar. Ausgeschlossen ist jedoch eine Pauschalbesteuerung, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr sowie für jede einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 € übersteigen.
Wird ein Jobticket zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt gewährt, dann ist es nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Wenn dies nicht der Fall ist, kann dieser Sachbezug vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert werden. Eine Anrechnung auf die pauschal besteuerten Entgelte als Entfernungspauschale ist nicht mehr vorgesehen.
Steuerliche Abgrenzung zu Verpflegungsmehraufwendungen
Steuerlich abzugrenzen sind die Sachzuwendungen von den Verpflegungsmehraufwendungen, die bei Dienstreisen oder im Rahmen einer Auswärtstätigkeit anfallen. Hier gilt der Betrag der tatsächlichen Aufwendungen, die vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden dürfen. Macht der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen geltend, dann sind die Pauschbeträge um den geldwerten Vorteil für erhaltene Mahlzeiten gemäß § 9 Abs. 4a Sätze 8–10 im EStG zu kürzen. Eine Besteuerung kann unterbleiben, wenn beim Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen ein Werbungskostenabzug in Betracht käme.
Was gilt beim Einsatz auf Baustellen?
Von Sachbezügen abzugrenzen sind bei dem Einsatz von Arbeitnehmern unmittelbar auf Baustellen Geldzuschüsse für indirekte Arbeitskosten. In Unternehmen des Bauhauptgewerbes gelten hierzu folgende Regelungen mit näherer Erläuterung zu den angeführten Links für: Ist die Fahrtkostenabgeltung zu versteuern, kann der Arbeitgeber die Pauschalversteuerung vornehmen. Der Verpflegungszuschuss bei täglicher Heimfahrt unterliegt nicht der Lohnsteuer für den Arbeitnehmer, sondern wird vom Arbeitgeber versteuert. In verschiedenen Gewerben des Ausbaus wie für Maler und Lackierer, Dachdecker und Gerüstbauer gelten mit Bezug auf die jeweiligen eigenständigen Tarifverträge vom BRTV-Baugewerbe abweichende Regelungen und ggf. unterschiedlich hohe Beträge.
Wie werden Sachzuwendungen in der Kalkulation berücksichtigt?
Betriebsindividuell gewährte Sachzuwendungen und -bezüge werden in der Betriebsabrechnung als betriebliche Sozialkosten erfasst. In der Baukalkulation erfolgt ihre Einbeziehung für gewerbliche Arbeitnehmer bei der Berechnung des Kalkulationslohns mit in dem Zuschlagssatz für die Lohnzusatzkosten (speziell der lohnbezogenen Kosten), analog für Angestellte und Poliere auch bei einem Zuschlagssatz für Gehaltszusatzkosten im Rahmen der Gemeinkosten. In den Musterberechnungen des Hauptverbandes der Deutschen Bauindustrie (HDB) zum Bauhauptgewerbe sowie in den Kalkulationshilfen im Bauprofessor werden Sätze für die Berechnung der Zuschlagssätze im Abschnitt 2.2.3 in folgender Höhe ausgewiesen für: gewerbliche Arbeitnehmer, mit Bezug auf die Grundlöhne als Basis im Tarifgebiet Deutschland-West von 0,7 % und Deutschland-Ost von 1 %, sie können aber betriebsindividuell durchaus bis zu 2 % umfassen und Angestellte und Poliere zur Basis der Bruttogehälter jeweils 2,5 % für West- und Ostdeutschland, betriebsindividuell ggf. bis zu 3 %.
Die o. a. Zuschüsse bei Baustelleneinsatz werden bauauftragsbezogen berechnet und berücksichtigt für:
gewerbliche Arbeitnehmer innerhalb der Lohnnebenkosten bei der Berechnung des Kalkulationslohns und