Baubetrieb/Bauunternehmen

Nachweis zu Bewirtungen

Erfolgten durch ein Unternehmen Bewirtungen, dann gelten für den Nachweis und die Aufzeichnungen der angefallenen Bewirtungsaufwendungen strenge Anforderungen zur steuerlichen Anerkennung als Betriebsausgabenabzug. Erfolgte die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, sind Höhe und betriebliche Veranlassung der Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 im Einkommensteuergesetz (EStG) durch den Steuerpflichtigen konkret nachzuweisen. Dabei wird im EStG nicht unterschieden, ob die Bewirtung im Inland oder im Ausland stattgefunden hat. Die Anforderungen gelten gleichermaßen.

Erforderliche Angaben

Allgemeine Angaben wie „Geschäftsessen“ genügen nicht. Erforderlich sind Aussagen schriftlich mit folgenden Angaben:
  • Ort der Bewirtung
  • Tag der Bewirtung
  • Teilnehmer der Bewirtung
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Bewirtungsaufwendungen

Nachweis mit Eigenbeleg

Die Anforderungen wurden mit BMF-Schreiben zur „Steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass“ vom 30. Juni 2021 (veröffentlicht im Bundessteuerblatt Teil I, das das BMF-Schreiben vom 21. November 1994 ersetzte) weiter konkretisiert, insbesondere die Erfordernisse zur Nachweisführung. Danach müssen die erforderlichen schriftlichen Angaben zeitnah gemacht werden, wofür regelmäßig ein formloses Dokument als Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) zu erstellen ist. Die Angaben sind nicht nachträglich beispielsweise noch zur Betriebsprüfung nachreichbar. Das gilt gleichermaßen auch für Eigenbelege, die nicht erst zum Ende des Geschäftsjahres zu erstellen wären.
Bewirtungsbeleg
Bewirtungsbeleg
Bild: © f:data GmbH
Der Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Erfolgte die Bewirtung in einer Bewirtungsstätte, dann ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen, wofür dann auf dem Eigenbeleg die Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung genügen. Die anderen Angaben sind aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich, und zwar einzeln für jeden Anlass.

Inhalt der Bewirtungsrechnung

Eine Rechnung über die Bewirtung ist zugleich die materiell-rechtliche Voraussetzung für den Abzug als Betriebsausgabe. Die Bewirtungsrechnung muss den Anforderungen des § 14 im Umsatzsteuergesetz (UStG) entsprechen sowie maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei einer Kleinbetragsrechnung (bis zu 250 €) müssen die Anforderungen nach § 33 UStDV erfüllt sein.
Im Einzelnen muss eine Bewirtungsrechnung inhaltlich ausweisen:
  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Bewirtungsbetriebs/Unternehmers, gilt auch bei Kleinbetragsrechnungen,
  • die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs, ebenfalls auch für Kleinbetragsrechnungen,
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung, auch bei Kleinbetragsrechnungen,
  • die fortlaufende Nummer der Rechnung, die zur Identifizierung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wurde, wobei dies nicht für Kleinbetragsrechnungen gilt und verpflichtende Angaben nach § 6 der Kassensicherungsverordnung unberührt bleiben,
  • die Leistungsbeschreibung der Bewirtung mit Mengen und Art der gelieferten Gegenstände bzw. der sonstigen Leistung nach handelsüblichen Bezeichnungen (nicht jedoch Buchstaben, Zahlen, Symbole u. a.), gilt analog auch für Kleinbetragsrechnungen,
  • die Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen (z. B. „Tagesgericht 1“), wofür nur die Angaben z. B. „Speisen und Getränke“ und die in Rechnung gestellte Gesamtsumme nicht ausreichen,
  • den Leistungszeitpunkt als Tag der Bewirtung, auch bei Kleinbetragsrechnungen, wofür Datumsstempel oder handschriftliche Ergänzungen nicht ausreichen,
  • den Rechnungsbetrag der Bewirtungsleistungen, ein Trinkgeld kann zum Nachweis ggf. vom Empfänger auf der Rechnung quittiert werden,
  • den Name des bewirtenden Steuerpflichtigen, nicht jedoch bei Kleinbetragsrechnungen, wobei ggf. der bewirtende Steuerpflichtige vom Bewirtungsbetrieb handschriftlich auf der Rechnung vermerkt werden kann.
Die angeführten Rechnungsinhalte gelten ebenfalls bei Auslandsbewirtungen. Sollten sie jedoch nicht zu erfüllen sein, müsste glaubhaft gemacht werden, dass eine detaillierte und maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war. Dies gilt ebenfalls bei einer nur handschriftlich erstellten ausländischen Rechnung.

Erstellung der Bewirtungsrechnung

Die Bewirtungsrechnung, nach der die Bewirtungsaufwendungen für einen Betriebsausgabenabzug anerkannt werden, kann auf unterschiedliche Art erstellt werden:
  • Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion:
    • maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen,
    • wobei der bewirtende Steuerpflichtige dann darauf vertrauen kann, dass eine solche Rechnung mit einer versehenen Transaktionsnummer, Seriennummer des Aufzeichnungs- oder Sicherungssystems vom Bewirtungsbetrieb ordnungsgemäß ist,
    • Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden,
  • digitale Bewirtungsrechnung:
    • Übermittlung einer Bewirtungsrechnung in digitaler Form vom Bewirtungsbetrieb/Unternehmer an den Steuerpflichtigen,
    • wobei eine Bewirtungsrechnung in Papierform vom Steuerpflichtigen auch digitalisiert werden kann.
  • Erstellung des Eigenbelegs vom Steuerpflichtigen digital oder digitalisiert:
    • wofür die erforderliche Autorisierung vom Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten ist,
    • die Angaben im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden dürfen,
    • der digitale Eigenbeleg muss danach mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt werden,
    • wofür auch eine elektronische Verknüpfung (z. B. mit Barcode) erfolgen kann,
Allgemein führen nicht ordnungsgemäß ausgestellte Bewirtungsrechnungen, fehlende Angaben bzw. ungenügende Nachweise dazu, dass die Aufwendungen ggf. insgesamt nicht bzw. nicht bis zu 70 % als Betriebsausgaben bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung anerkannt werden.
Bauprofessor-Redaktion
Dieser Beitrag wurde von unserer Bauprofessor-Redaktion erstellt. Für die Inhalte auf bauprofessor.de arbeitet unsere Redaktion jeden Tag mit Leidenschaft.
Über Bauprofessor »
Copyright bauprofessor.de Lexikon
Herausgeber: f:data GmbH Weimar und Dresden
Die Inhalte dieser Begriffserläuterung und der zugehörigen Beispiele sind urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der f:data GmbH unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Alle in diesem Werk enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von den Autoren nach bestem Wissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie der f:data GmbH. Sie übernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.

Verwandte Fachbegriffe

Bewirtungen
Von einer Bewirtung kann gesprochen werden, wenn vom Unternehmen oder einem Bewirtungsbetrieb im Auftrag des Unternehmens an Personen Speisen, Gebäck, Getränke u. ä. dargereicht werden.Die Bewirtung von Personen durch ein Unternehmen kann einerseit...
Bewirtungsaufwendungen
Die für Bewirtungen anfallenden Aufwendungen verlangen eine differenzierte Betrachtung hinsichtlich der Anlässe und steuerrechtlicher Aspekte zur Anerkennung als Betriebsausgaben. Bewirtungen aus „geschäftlichem Anlass“ dürfen mit Bezug auf § 4 Abs....
Bewirtschaftung von Abfall
Zur umweltverträglichen Bewirtschaftung von Abfällen werden Anforderungen vorbestimmt und Regelungen im Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG vom 24. Februar 2012 in BGBl. I 2012, S. 212)“ getroffen, das seit 1. Juni 2012 in Kraft ist.Nach § 3 Abs. 14 KrW...
Kosten der örtlichen Bauleitung
Zu den Kosten der örtlichen Bauleitung werden allgemein gerechnet: Gehaltskosten für Bauleiter und Oberbauleiter sowie ggf. auch Baukaufleute, Büroangestellte, soweit sie unmittelbar auf einer Baustelle zugeordnet und dort tätig sind, wobei auch die...
Holzprodukte-Erlass
Zur Beschaffung von Holzprodukten wurde am 22. Dezember 2010 ein gemeinsamer Erlass der Bundesministerien für Wirtschaft und Technologie (BWi), für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz (BMELV), für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit...
Abfallwirtschaft
Regelungen zum Abfall sowie zu weiteren Maßnahmen der Abfallwirtschaft werden getroffen: im "Gesetz zur Förderung der Kreislaufwirtschaft und Sicherung der umweltverträglichen Bewirtschaftung von Abfällen (Kreislaufwirtschaftsgesetz – KrWG, in BG...
Um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten, verwenden wir Cookies. Einige dieser Cookies sind erforderlich für den reibungslosen Ablauf dieser Website, andere helfen uns, Inhalte auf Sie zugeschnitten anzubieten. Wenn Sie auf „ Ich akzeptiere“ klicken, stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.
Individuelle Cookie-Einstellungen Ich akzeptiere