Baubetrieb/Bauunternehmen

Vorgabezeiten für Mitarbeiter

Vorgabezeiten sind standardisierte Zeiträume in Unternehmen, die als Richtwert zur Erledigung von definierten Aufgaben oder Arbeitsabläufen dienen.

Was sind Vorgabezeiten?

Bei jedem Auftrag sollte der Kalkulator eine Vorstellung haben, wie lange der Mitarbeiter für die auszuführende Arbeit braucht. Nicht immer lässt sich der zeitliche Aufwand ganz genau berechnen, aber es sollte eine Stundenzahl geben, die realistisch ist, wenn alles planmäßig verläuft. Diese Zeit ist die Vorgabezeit.

Wozu dienen Vorgabezeiten?

Vorgabezeiten helfen bei der Planung und Organisation von Arbeitsabläufen, z. B.:
  • Bei der Personaleinsatzplanung kann der Auftrag entsprechend des zeitlichen Aufwands eingeplant werden.
  • In der Nachkalkulation können Soll / Ist verglichen und Abweichungen aufgedeckt und analysiert werden.
  • Der Mitarbeiter kann seine Arbeit entsprechend der Vorgabezeiten organisieren.

Darum sollten Mitarbeiter die kalkulierte Zeit kennen

Inzwischen ist es selbstverständlich und von vielen Unternehmern auch gefordert, dass ein Mitarbeiter seine Arbeit selbst organisiert und mitdenkt. Aber wie soll der Mitarbeiter seine Arbeitsgeschwindigkeit, Qualität und Einteilung managen, wenn er nicht weiß, wie viele Arbeitsstunden für den jeweiligen Auftrag zur Verfügung stehen?
  • Beispiel:
    Ein Tischler soll einen Schrank bauen. Da das Budget des Kunden nicht so groß ist, kalkuliert der Meister eine etwas einfachere Bauweise, die schneller geht und deshalb günstiger ist. Der Mitarbeiter in der Werkstatt weiß weder wie viel der Schrank am Ende kosten soll noch, wie lange er dafür Zeit hat. Der Tischler möchte seine Arbeit ordentlich ausführen und hält sich an Kleinigkeiten auf. Am Ende hat er viel zu lange gebraucht und der Auftrag hat sich nicht gerechnet.
  • Lösung:
    Hätte der Mitarbeiter in der Werkstatt gewusst, dass dieser Schrank Low-Budget ist und nicht so viel Zeit zur Verfügung steht, hätte er weniger wichtige Kleinigkeiten einfacher gestalten und damit Zeit einsparen können.

Gang runter bei großzügiger Kalkulation?

Die Erfahrung sagt „Nein“ – die meisten Mitarbeiter lassen sich nicht extra Zeit, wenn sie wissen, dass großzügig kalkuliert wurde.
Sicher gibt es in jedem Betrieb Einzelne, die sich auf ihrer übrigen Zeit ausruhen und einen Gang herunterschalten. Aber beim überwiegenden Teil der Mitarbeiter wird durch die Vorgabezeit ein sportlicher Ehrgeiz geweckt, diese Zeit einzuhalten oder vielleicht sogar zu unterbieten. In jedem Fall stärken die zusätzlichen Informationen die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter und können zu einem Überdenken der eigenen Arbeitsorganisation führen.

Nachkalkulation mit Mitarbeitern besprechen

Gibt es bei einem Auftrag Abweichungen der tatsächlich gebrauchten zur kalkulierten Zeit, so sollte das mit dem Mitarbeiter besprochen werden. Das gilt für Abweichungen in beide Richtungen.
Hat ein Mitarbeiter mehr Zeit gebraucht als kalkuliert, sollte geschaut werden, woran es gelegen hat. Manchmal wird im Gespräch mit dem Mitarbeiter aufgedeckt, das Arbeiten ausgeführt wurden, die gar nicht im Angebot enthalten waren und gesondert abgerechnet werden können. Oder es gibt bestimmte Abläufe im Unternehmen, die den Mitarbeiter bei der Ausführung seiner Arbeit behindern. Auch Fehler in der Kalkulation können so aufgedeckt werden.
Genauso wichtig ist aber auch das Gespräch, wenn ein Mitarbeiter weniger Zeit benötigt als geplant. Was hat der Mitarbeiter anders gemacht? Wie kommt es, dass er so schnell war? Gibt es dabei Vorgehensweisen, die auf andere Aufträge übertragen werden können, sodass entweder ein günstigerer Preis angeboten werden kann oder einfach mal etwas mehr im Betrieb „hängen bleibt“?

Der Expertin-Tipp

Expertin-Tipp
„Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter möglichst oft mit ein. Die Mitarbeiter stehen täglich „an der Front“ und können viel Expertenwissen im Bereich Auftragsabwicklung beitragen. In Bezug auf Vorgabezeiten rate ich, im Mitarbeitergespräch von „der vom Kunden bezahlten Zeit“ zu sprechen. Dies klingt deutlich freundlicher, übt weniger Druck aus und erklärt dem Mitarbeiter, warum nicht mehr Zeit zur Verfügung steht.“
Herzlichen Dank an Meike Seghorn von der Gillhaus Unternehmensberatung in Varel für die fachliche Unterstützung bei diesem Artikel auf bauprofessor.de.
Meike Seghorn
Ein Artikel von
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