Buchhaltung / Rechnungswesen

Elektronische Aufzeichnungspflichten

Für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Die Vorschrift basiert auf dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152)". Danach wurden in der Abgabenordnung (AO) der § 146 Abs. 1 neu gefasst sowie neu aufgenommen die:

§ 146a - Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme - und
§ 146b -Kassen-Nachschau-.

Die Geschäftsvorfälle sind nach § 146 Abs. 1 AO

laufend zu erfassen,
einzeln festzuhalten,
aufzuzeichnen und
aufzubewahren.

Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Im Zusammenhang damit wurde ab 1. Januar 2018 auch die Kassen-Nachschau als eigenständige und zeitnahe Prüfungsmöglichkeit eingeführt.

Ab 1. Januar 2020 müssen die elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese umfasst 3 Bestandteile:

Sicherheitsmodul:
Es soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
Speichermedium:
Es dient der Speicherung der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Digitale Schnittstelle:
Sie soll eine reibungslose Datenübertragung, beispielsweise für Prüfungszwecke gewährleisten.

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15.10.2018

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