Buchhaltung / Rechnungswesen

Elektronische Aufzeichnungspflichten

Für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten. Die Vorschrift basiert auf dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152)". Danach wurden in der Abgabenordnung (AO) der § 146 Abs. 1 neu gefasst sowie neu aufgenommen die:
  • § 146a - Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme - und
  • § 146b -Kassen-Nachschau-.
Die Geschäftsvorfälle sind nach § 146 Abs. 1 AO
  • laufend zu erfassen,
  • einzeln festzuhalten,
  • aufzuzeichnen und
  • aufzubewahren.
Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Im Zusammenhang damit wurde ab 1. Januar 2018 auch die Kassen-Nachschau als eigenständige und zeitnahe Prüfungsmöglichkeit eingeführt.
Ab 1. Januar 2020 müssen die elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese umfasst 3 Bestandteile:
  1. Sicherheitsmodul:
    Es soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
  2. Speichermedium:
    Es dient der Speicherung der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
  3. Digitale Schnittstelle:
    Sie soll eine reibungslose Datenübertragung, beispielsweise für Prüfungszwecke gewährleisten.
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