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Buchhaltung / Rechnungswesen

Aufzeichnungen zu Geschäftsvorfällen

Im Bauunternehmen sind zu verschiedensten Geschäftsvorfällen Aufzeichnungen erforderlich, vor allem im betrieblichen Rechnungswesen die Erfassung von Belegen sowie das Führen von Büchern und Speichern von Informationen. Sie werden zunehmend unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet und als Datensätze und Dokumente in elektronischer Form geführt. Zu beachten sind dabei die steuerlichen und außersteuerlichen Rechtsnormen.
Aufzeichnungen zu Geschäftsvorfällen
Bild: © f:data GmbH
Außersteuerliche Anforderungen an Aufzeichnungen stellen die Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB) in den §§ 238 ff. und den dort angeführten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) dar. Steuerliche Aufzeichnungspflichten leiten sich aus der Abgabenordnung (AO) in den §§ 90 ff. und 141 ff. sowie auch aus gesetzlichen Vorschriften einzelner Steuerarten ab.
Zur elektronischen Form der Aufzeichnungen sind die Aussagen im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“ zu berücksichtigen. Danach können neu von Steuerpflichtigen auch DV-Systeme als eigene Hard- und Software erworben und genutzt oder in einer Cloud oder kombinierten Systemen betrieben werden. Neben dem Scannen wird auch das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone als „mobiles Scannen“ erlaubt.
Als Aufzeichnungen gelten nach Tz. 1.7 im BMF-Schreiben "alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion (z. B. auf Datenträgern). Der Begriff der Aufzeichnungen umfasst Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen und Grafiken". Werden verschiedene Aufzeichnungen für unterschiedliche Rechtsnormen in einer Aufzeichnung zusammengefasst, dann haben sie den unterschiedlichen Zwecken zu genügen. Sofern aber die einzelnen Rechtsnormen gleichartige Aufzeichnungen verlangen, so ist dann eine mehrfache Aufzeichnung für die einzelnen Rechtsnormen nicht erforderlich.
Für die Aufzeichnungen sind die formellen und materiellen Anforderungen nach den GoB in der Buchführung maßgebend. Die Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung zu erfassen, anschließend zu buchen und weiter zu verarbeiten. Dafür können Systeme der elektronischen Datenverarbeitung genutzt und diesbezüglich Hard- und Software eingesetzt werden, z. B. Finanzbuchführungssysteme.
Für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und der herangezogenen DV-Systeme ist stets das buchungs- und steuerpflichtige Unternehmen verantwortlich, selbst wenn ein Dritter mit den Aufgaben betraut wird. Zu sichern ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen. Dafür müssen die Aufzeichnungsformen und -systeme so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können.
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20.05.2020
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