Buchhaltung / Rechnungswesen

Belegwesen

Ordnungsregeln für das Belegwesen leiten sich ab aus den:
Speziell bei der Anwendung von elektronischen Datenträgern sind die Anforderungen auf Grundlage des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - veröffentlicht im Bundessteuerblatt -BStBl. I) zu beachten.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern, dass jeder Buchung auch ein Beleg, z. B. Rechnung, Quittung, Scheck, Leistungsmeldung, Entnahmeschein u. a., zugrunde liegen muss. Dabei kommt es jedoch nicht auf die Bezeichnung „Beleg“ an. Ein Beleg kann und darf auch mehrere Geschäftsvorfälle enthalten. Der Nachweis ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu erbringen. Sollte kein Original- oder Fremdbeleg vorhanden sein, ist ein Eigenbeleg auszustellen. Ein und derselbe Geschäftsvorfall darf aber nicht mehrfach aufgezeichnet werden. Tatsächlich vorliegende Fälle dürfen bei der Erfassung nicht unterdrückt werden.
Die Belege haben die erforderlichen Aufzeichnungen sowie die Buchführung zu beweisen, gleichermaßen auch geltend beim Einsatz von DV-Systemen mit Datenträgern als Medien mit Schriftersatzfunktion nach den elektronischen Aufzeichnungspflichten. Die Buchung muss den ursprünglichen Inhalt erkennen lassen. Für die Aufbewahrung der Unterlagen und Belege gelten spezifische Regeln und Fristen. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu gewährleisten.
Ein Beleg als Nachweis bzw. Aufzeichnung für einen Geschäftsvorfall hat folgenden Inhalt als Angaben aufzuweisen:
  • Belegnummer, z. B. Dokumenten-ID, Rechnungsausgangsnummer,
  • Belegaussteller und -empfänger,
  • Mengen- oder Wertangaben bzw. Betrag, der zu buchen ist,
  • Währungsangabe und ggf. Wechselkurs für die Fremdwährung zur Ermittlung des Buchungsbetrags,
  • Erläuterung des Geschäftsvorfalls,
  • Datum des Belegs,
  • Aussteller, der für den Beleg verantwortlich ist.
Weitere Angaben können beispielsweise noch zu Ausgangsrechnungen wie Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen als Rechnungsangaben nach den Anforderungen gemäß §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlich sein.
Bei DV-gestützten Systemen ist der Nachweis von Geschäftsvorfällen meistens nicht mehr durch konventionelle Belege möglich. Dann ist die Erfüllung des Belegwesens und der Belegfunktion jeweils nach dem herangezogenen DV-System nachzuweisen, so beispielsweise durch:
  • Nachweise über die tatsächlich erfolgten Buchungen,
  • Dokumentation mit systeminternen Vorschriften zur Generierung der Buchungen,
  • Speicherung aller für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten,
  • Nachweise zum Schutz von Zugriffen zu Buchungen u. a.
Auf Grundlage der GoBD können neu von Steuerpflichtigen auch DV-Systeme als eigene Hard- und Software erworben und genutzt oder in einer Cloud oder kombinierten Systemen betrieben werden. Neben dem Scannen wird auch das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone als „mobiles Scannen“ erlaubt. Danach dürfen die bildhaften Papierbelege vernichtet werden, soweit sie nach steuerlichen Anforderungen nicht im Original aufzubewahren sind.
Mit den Belegen werden in der Regel auch weitere Angaben wie zur Kontierung, zum Durchlauf im Unternehmen, zur Ablage u. a. vorgesehen. Zur Sicherung hat eine laufende Nummerierung zu erfolgen bzw. ist automatisch vorzunehmen. Die Zuordnung von Belegen und zugehörigen Buchungen sollte anhand von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen und zusätzlichen Identifizierungsmerkmalen erfolgen. Bei elektronischen Belegen kann dies auch durch eine elektronische Verknüpfung von Datensatz und Kontierung erfolgen.
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