Buchhaltung / Rechnungswesen

Belegwesen

Ordnungsregeln für das Belegwesen leiten sich aus den Speziell bei der Anwendung von elektronischen Datenträgern sind die Anforderungen auf Grundlage des BMF- Schreibens vom 14. November 2014 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD- veröffentlicht am 5. Dezember 2014 im Bundessteuerblatt -BStBl. I 2014 S. 1450) zu beachten.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern, dass jeder Buchung auch ein Beleg, z. B. Rechnungen, Quittungen, Schecks, Leistungsmeldung, Entnahmescheine u. a., zugrunde liegen muss. Dabei kann ein Beleg ein oder auch mehrere Geschäftsvorfälle enthalten. Dies kann urschriftlich oder als Kopie der Urschrift erfolgen. Sollte kein Original- oder Fremdbeleg vorhanden sein, ist ein Eigenbeleg auszustellen. Die Belege haben die erforderlichen Aufzeichnungen sowie die Buchführung zu beweisen, gleichermaßen auch geltend beim Einsatz von DV- Systemen. Die Buchung hat den ursprünglichen Inhalt erkennen zu lassen. Für die Aufbewahrung der Unterlagen und Belege gelten spezifische Fristen.
Ein Beleg als Nachweis bzw. Aufzeichnung für einen Geschäftsvorfall hat folgenden Inhalt als Angaben aufzuweisen:
  • Belegnummer, z. B. Dokumenten-ID, Rechnungsausgangsnummer,
  • Belegaussteller und -empfänger,
  • Mengen- oder Wertangaben bzw. Betrag, der zu buchen ist,
  • Währungsangabe und ggf. Wechselkurs für die Fremdwährung zur Ermittlung des Buchungsbetrags,
  • Erläuterung des Geschäftsvorfalls,
  • Datum des Belegs,
  • Aussteller, der für den Beleg verantwortlich ist.
Weitere Angaben können beispielsweise noch zu Ausgangsrechnungen als Rechnungsangaben nach den Anforderungen gemäß §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlich sein.
Mit den Belegen werden in der Regel auch weitere Angaben wie zur Kontierung, zum Durchlauf im Unternehmen, zur Ablage u. a. vorgesehen. Zur Sicherung hat eine laufende Nummerierung zu erfolgen bzw. ist automatisch vorzunehmen. Die Zuordnung von Belegen und zugehörigen Buchungen sollte anhand von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen und zusätzlichen Identifizierungsmerkmalen erfolgen.
26.08.2015
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