Jahresabschluss / HGB

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben (KBS)

Die Auffassung „Wer schweigt, lehnt ab“ kann dann nicht unterstellt werden, wenn auf ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben geschwiegen wird. Schweigen auf ein solches Schreiben bedeutet Zustimmung, wenn
  • es zwischen den Vertragspartnern nicht von vornherein ausgeschlossen wurde und
  • der Vertragspartner nach Treu und Glauben verpflichtet gewesen wäre, einen anderslautenden Willen bzw. seinen Widerspruch zu äußern.
Dies leitet sich aus § 362 (Schweigen des Kaufmanns) Handelsgesetzbuch (HBG) sowie aus § 346 HGB als Handelsbrauch bzw. im Handelsverkehr geltende Gewohnheit ab.
Ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist an einige Voraussetzungen geknüpft, so beispielsweise
  • geltend nur für Kaufleute bzw. solche Personen, die wie Kaufleute am Geschäftsleben teilnehmen, z. B. Architekten, öffentliche Unternehmen u. a.
  • Bezug auf zwischen den Partnern vorher stattgefundene Vertragsverhandlungen,
  • ist das Bestätigungsschreiben unmittelbar nach der Verhandlung, dem Rapport, der Baustellenbesprechung u. a. abzusenden bzw. dem Vertragspartner zugehen zu lassen, spätestens sollte der Zugang beim Partner bis zum 5. Tag erfolgen,
  • das Unterbleiben eines unverzüglichen Widerspruchs durch den Empfänger, wobei spätestens nach einer Woche das Bestätigungsschreiben dann bereits wirksam ist.
Im Bauunternehmen kann das Kaufmännische Bestätigungsschreiben zu verschiedenen Anlässen herangezogen werden, vor allem im Berichtswesen der Baustelle so z. B. nach Baustellengesprächen, Baustellenrapporten, mündlich abgestimmten Nachträgen, Bestellungen von Baustoffen (Materialien), Lieferabstimmungen, Mietabsprachen, Auftragsbestätigungen, Abnahmeabsprachen u. a. Wenn der Empfänger ein solches Schriftstück erhält und dazu feststellt, dass es unwahre und unsachliche Aussagen und/oder Festlegungen enthält, bedarf es des unverzüglichen und nachweisbaren Widerspruchs. Erfolgt dies nicht, kann der Inhalt des Schriftstücks als geltend angesehen werden.
Hinsichtlich eines Baustellenverhandlungsprotokolls als Kaufmännisches Bestätigungsschreiben hat der BGH mit Urteil vom 27.01.2011 (Az.: VII ZR 186/09-IBR-Werkstattbeitrag vom 07.03.2011) folgende Entscheidung zu einem Fall getroffen:
  • „Der Vertretene, der auf Einladung zu einem Termin zur Verhandlung über einen bereits geschlossenen Vertrag einen Vertreter ohne Vertretungsmacht entsendet, muss sich dessen Erklärungen nach den zum Kaufmännischen Bestätigungsschreiben entwickelten Grundsätzen zurechnen lassen, wenn er den im über die Verhandlung erstellten Protokoll enthaltenen und unterschriebenen Erklärungen des Vertreters nicht unverzüglich nach Zugang des Protokolls widerspricht“.
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