Buchhaltung / Rechnungswesen

DV-Systeme zu Geschäftsvorfällen

Datenverarbeitungs(DV)-Syteme zu Geschäftsvorfällen umfassen im Unternehmen mit Bezug auf Tz. 1.11 im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - veröffentlicht im Bundessteuerblatt I) jene eingesetzte Hardware und Softwarelösungen, mit denen "Daten, Dokumente, Aufzeichnungen und Bücher im betrieblichen Rechnungswesen sowie für steuerliche Zwecke erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden".
Zum jeweiligen DV-System gehören ein Hauptsystem, das mit Vor- und Nebensystemen verknüpft ist sowie die Schnittstellen zwischen den Systemen und auch die Nutzung von Netzwerken oder in Kombination mit einer Cloud.
Dem Hauptsystem können beispielsweise zugeordnet werden:
  • Buchführungssysteme mit Anlagen-, Material- und Lohn-Buchhaltung,
  • ein Zahlungsverkehrssystem einschließlich Kassensystem,
  • Warenwirtschaftssysteme einschließlich elektronische Waagen,
  • Dokumenten-Management-Systeme,
  • Systeme für die Zeiterfassung und von Leistungen wie für Aufmaße,
  • ein Archivsystem.
Auf Grundlage der GoBD können neu von Steuerpflichtigen auch DV-Systeme als eigene Hard- und Software erworben und genutzt oder in einer Cloud oder kombinierten Systemen betrieben werden. Neben dem Scannen wird auch das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone als „mobiles Scannen“ erlaubt. Danach dürfen die bildhaften Papierbelege vernichtet werden, soweit sie nach steuerlichen Anforderungen nicht im Original aufzubewahren sind.
Mit der Freigabe zum Einsatz der DV-Systeme wird bereits die Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Führung von Büchern gelegt.
Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Aufzeichnungen und Bücher ist stets das steuerpflichtige Unternehmen verantwortlich, unabhängig davon, ob und inwieweit dafür Leistungen durch Dritte erbracht werden.
06.05.2020
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