Buchhaltung / Rechnungswesen

Handelsbücher

Handelsbücher umfassen alle Unterlagen, die ein Kaufmann nach §§ 238 und 239 Handelsgesetzbuch (HGB) zu erstellen, zu führen und nachzuweisen hat. Er hat in seinen Büchern die Handelsgeschäfte bzw. Geschäftsvorfälle dazustellen und die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gelten als Anforderungen:
  • Buchungen in einer lebenden Sprache,
  • formelle und materielle Richtigkeit, Klarheit und Nachprüfbarkeit der Belege,
  • Chronologische Nachweisführung mit Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege,
  • zeitnahe Buchungen, wobei tägliche Eintragungen nur noch für die Kassenführung gefordert werden.
  • bei Verwendung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen,
  • eine erfolgte Eintragung darf nicht in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist,
  • erforderliche Aufzeichnungen können in geordneter Ablage von Belegen bestehen oder auch auf Datenträgern geführt werden, soweit die Form den GoB entspricht und die Daten während der Aufbewahrungsfrist auch verfügbar sind oder jederzeit in angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.
Die Führung der Aufzeichnungen zu den Geschäftsvorfällen im Unternehmen auf Datenträgern sieht auch § 146 Abs. 5 in der Abgabenordnung (AO) vor. Hierfür lassen sich jedoch spezielle Standards und technische Vorgaben für die Datenträger aufgrund der schnell fortschreitenden Technikentwicklung nicht eindeutig festlegen.
Zur Führung der Bücher in elektronischer Form wurden Anforderungen im BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", veröffentlicht am 5. Dezember 2014 im Bundessteuerblatt (BStBl. I 2014 S. 1450), zusammengestellt. Hervorzuheben sind die Aussagen zur Verantwortlichkeit der Führung von Büchern, weiterhin zu Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, zum Belegwesen und einem internen Kontrollsystem (IKS), zur Datensicherheit sowie der elektronischen Aufbewahrung der Aufzeichnungen und Bücher, zum Datenzugriff und zu Verfahrensdokumentationen.
Zu den Handelsbüchern zählen mit Bezug auf die Buchführung vor allem:
  • das Grundbuch, auch als Journal bezeichnet, in dem alle wirtschaftlichen Vorgänge chronologische aufgezeichnet werden,
  • das Hauptbuch, in dem die Geschäftsvorfälle systematisch auf den Konten nachgewiesen werden,
  • Nebenbücher, die detailliertere Aussagen zu bestimmten Teilen des Hauptbuches liefern, so z. B. als Anlagenbuchhaltung, Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung, Lohnbuchhaltung u. a.
18.12.2015
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