Buchhaltung / Rechnungswesen

Handelsbücher

Handelsbücher umfassen alle Unterlagen, die ein Kaufmann nach §§ 238 und 239 Handelsgesetzbuch (HGB) zu erstellen, zu führen und nachzuweisen hat. Er hat in seinen Büchern die Handelsgeschäfte bzw. Geschäftsvorfälle darzustellen und die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen.
Die Nachweisführung der Geschäftsvorfälle hat nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu erfolgen. Hierzu erforderliche Aufzeichnungen können in geordneter Ablage von Belegen bestehen oder auch auf Datenträgern geführt werden, soweit die Form den GoB entspricht und die Daten während der Aufbewahrungsfristen von Unterlagen auch verfügbar sind oder jederzeit in angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.
Handelsbücher
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Zur Führung der Bücher in elektronischer Form wurden Anforderungen im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" – veröffentlicht im Bundessteuerblatt – zusammengestellt. Hervorzuheben sind die Aussagen zur Verantwortlichkeit der Führung von Büchern, zu Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, zum Belegwesen, zur Datensicherheit und elektronischen Aufbewahrung sowie den dafür eingesetzten DV-Systemen für Geschäftsvorfälle zum Datenzugriff und zu Verfahrensdokumentationen. Die Führung der Aufzeichnungen zu den Geschäftsvorfällen im Unternehmen auf Datenträgern sieht auch § 146 Abs. 5 in der Abgabenordnung (AO) vor.
Zu den Handelsbüchern zählen mit Bezug auf die Buchführung vor allem:
  • das Grundbuch, auch als Journal bezeichnet, in dem alle wirtschaftlichen Vorgänge chronologische aufgezeichnet werden,
  • das Hauptbuch, in dem die Geschäftsvorfälle systematisch auf den Konten nachgewiesen werden,
  • Nebenbücher, die detailliertere Aussagen zu bestimmten Teilen des Hauptbuches liefern, so z. B. als Anlagenbuchhaltung, Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung, Lohnbuchhaltung u. a.
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