Buchhaltung / Rechnungswesen

Soll-Ist-Vergleich zum Arbeitszeitaufwand

Die Soll-Ist-Vergleichsrechnung soll an einem Beispiel mit Bezug auf den Arbeitszeitaufwand als Vergleichsgegenstand veranschaulicht werden und zwar nach folgenden Arbeitsschritten, die unter "Beispiele" in der Übersicht der Arbeitsschritte eines Soll-Ist-Vergleichs dargestellt sind.
Das Beispiel erfolgt in 5 Arbeitsschritten:
Beispiel

1. Arbeitsschritt Ermittlung der Soll-Daten

Ermittlung durch Ausweis der Soll-Daten je Mengeneinheit und gesamt je Position des Vertragsleistungsverzeichnisses (Soll-Menge), im Beispiel für die Arbeitsstunden.
Grundlagen bilden die Aussagen der Arbeitskalkulation, z. B. für die folgenden Positionen als EDV-Ausdruck:
Arbeitskalkulation als Grundlage für Soll-Ist-Vergleich zum Arbeitszeitaufwand
Bild: © f:data GmbH

2. Arbeitsschritt: Aufstellung eines Arbeitsverzeichnisses

Aufstellung eines Arbeitsverzeichnisses unter Verwendung des betrieblichen Bauarbeitsschlüssels (BAS).
Hierbei werden alle Positionen des LV in Arbeitsabschnitte transformiert bzw. mit einer BAS-Nr. versehen. Anschließend ist für jede BAS-Nr. die Summe der Soll-Stunden auszuweisen:
Blatt:Auftrags-Nr.:Bauvorhaben:
Berichtsfolge und Arbeitsverzeichnis
Pos.
des LV
BAS-Nr.Beschreibung der ArbeitMengeEinheitSoll-Std.
Einheit
Soll-Std.
Gesamt
Beschreibung der Arbeit
Gründungen
14Einzelfundamente150m32,73409,50
24Bodenplatte herstellen2.000m20,17340,00
Summe:749,50
Die Bauausführung erfolgt in der Regel nicht in der Reihenfolge der Positionen im LV. Folglich werden die ablaufenden Vorgänge in einer Vorgangsliste zu größeren Einheiten, wie z. B. Arbeitsschritten, zusammengefasst, analog die zugeordneten Soll-Stunden. Als Nomenklatur wird der Bauarbeitsschlüssel (BAS) herangezogen.
Der BAS stellt praktisch einen Katalog von Nummern dar, mit denen fertigungstechnisch geschlossene Arbeitsgänge beschrieben werden. Die Verwendung der Pos.-Nr. des LV als Zuordnungsschlüssel ist in der Regel nicht möglich, da diese Positionen meistens nicht den Arbeitsgängen auf der Baustelle und in der Abrechnung entsprechen.
Ein Bauunternehmen sollte möglichst einen eigenen BAS nach den betriebsindividuellen Anforderungen aufstellen und anwenden, ggf. kann und sollte eine weitere Unterteilung bis zu dreistelligen Nummern vorgenommen werden. Meistens genügen aber selbst für mittelgroße Bauvorhaben mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Arbeiten Verzeichnisse mit 30 bis max. 50 Nummern.
Zu beachten ist der Aufwand für die Bearbeitung und Zusammenstellung der Soll- und vor allem der Ist-Daten im Verhältnis zur erreichbaren und notwendigen Aussagefähigkeit des Soll-lst-Vergleichs als Kontroll- und Steuerungsinstrument. Zu tief gegliederte BAS-Verzeichnisse werden ggf. zu Ungenauigkeiten bei der Zuordnung z. B. der Ist-Stunden führen.
Im Beispiel betragen die Soll-Stunden für den Arbeitsabschnitt Gründung insgesamt 749,5 Stunden.

3. Arbeitsschritt: Ermittlung der Ist-Daten

Ermittlung der Ist-Daten durch Aufschreibungen der Baustellenleitung (Bauleiter, Polier), differenziert nach Arbeitsabschnitten bzw. BAS-Nummern, im Beispiel für die Ist-Arbeitsstunden und die erbrachte Bauleistung:
Die Ermittlung der Ist-Daten setzt ein entsprechendes Berichtswesen voraus, so z. B. in Form der
  • Tages- und Wochenstundenberichte
  • Baumaschinentagesberichte
  • Material- (Stoff-) Berichte
  • Stundenlohnberichte
  • Versand-, Lieferscheine
  • Leistungsmeldungen, Aufmaße u. a.
Für den Ist-Stundennachweis dienen vorrangig die Tages- und Wochenstundenberichte. Auf den Berichten sind die auf der Baustelle angefallenen Arbeitsstunden einschließlich von Umlagestunden, die für mehrere BAS-Nummern angefallen sind, gesondert nach den Arbeitsabschnitten bzw. BAS-Nummern nachzuweisen. Dabei sollte darauf geachtet und erreicht werden, dass auf einem Formular sowohl die Angaben für das Lohnbüro als auch für den Soll-lst-Vergleich der Arbeitsstunden erfolgen, und zwar wegen der besseren Kontrolle namentlich für die eingesetzten Arbeitskräfte.
Auf jeden Fall sind nicht mehr Informationen als unbedingt notwendig aufzuschreiben.
Die folgende Übersicht veranschaulicht ein Beispiel eines Wochenberichtes, wofür das Formular für die Lohnrechnung des Deutschen Baurechenzentrums Nürnberg herangezogen wurde.
Beispiel eines Wochenberichtes
Bild: © f:data GmbH
Im Beispiel wurden für den Arbeitsabschnitt Gründung 740 Stunden im Ist ausgewiesen.
Das Aufmaß für die ausgeführte Bauleistung zum Arbeitsabschnitt Gründung führt im Beispiel zu folgender Aussage:
Bauleistung gemäß
Preiskalkulation (€)
Bauleistung gemäß
Ist-Aufmaß (€)
Einzelfundamente80.00065.000
Bodenplatte120.000125.000
Gesamt200.000190.000
Leistungsminderung: ./. 10.000 € = ./. 5 % von der Bauleistung gemäß Angebot.
Die Soll-Bauleistung wurde im Ist nur mit 95 % erreicht. Es liegt eine geringere Ist-Bauleistung aus Mengenminderung vor.

4. Arbeitsschritt: Gegenüberstellung der Soll- und Ist-Daten

Gegenüberstellung der Soll- und Ist-Daten und Ermittlung der Soll-lst-Abweichung, im Beispiel zum Arbeitszeitaufwand. Zunächst kann folgender Vergleich angestellt werden:
Soll-Stunden gemäß Arbeitskalkulation für den
Arbeitsabschnitt Gründung=749,5 h
Ist-Stunden gemäß Ist-Stundenerfassungsblatt
bzw. Polieraufzeichnung=740,0 h
Soll-lst-Stundenabweichung (Einsparung)=+ 9,5 h
Ein solcher Vergleich ist nur dann aussagefähig, wenn die Soll- und Ist-Bauleistung gleich groß sind.
Im Beispiel weicht jedoch die Ist- von der Soll-Leistung ab. Folglich müssen auch die Soll-Stunden der Soll-Leistung an die Ist-Leistung angepasst und vergleichbar gemacht werden. Im Ergebnis stehen dann die "Hätte-Stunden" als Soll-Stunden für die Ist-Leistung, die von vornherein hätten vorgegeben werden müssen, wenn die Ist-Leistung kleiner als die Soll-Leistung ist.
Es gilt folgende Berechnung im Beispiel:
Soll-Stunden für die Ist-Bauleistung = "Hätte-Stunden"
749,5 h x 0,95=712 h=vergleichbarer Stundenumfang!
./.Ist-Stunden=- 740 h
Stundenabweichung=- 28 hzur vergleichbaren Ist-Bauleistung
Das Ergebnis ist eine Überschreitung bzw. Mehrinanspruchnahme von Arbeitsstunden, die anschließend ausgewertet und analysiert werden muss.
Die Soll- und Ist-Stunden können auch auf eine Leistungs- bzw. Mengeneinheit der jeweiligen LV-Positionen bezogen werden, wenn ein so detaillierter Ist-Stundenausweis erfolgte.
Im Ergebnis stehen für das Beispiel Einzelfundamente (Pos. 1) folgende Aussagen:
BASMEBezeichnungIst-Aussagenh/MEKalkulationswert
in h
Abweichung
in h
StundenMengen
4Einzelfundamente3901352,892,73./. 0,16
= Mehrverbrauch je m³ Einzelfundamente = 0,16 h/m³
Für die Steuerung der Baustelle sind zusammengefasste Aussagen für Arbeitsabschnitte bzw. BAS-Nummern meistens wichtiger. Eine Ermittlung der Stundeninanspruchnahme für die einzelnen Positionen des LV interessiert in der Regel erst nach Abschluss der betreffenden Bauarbeiten, um daraus Leistungskennwerte der Kalkulation überprüfen und evtl. korrigieren zu können.

5. Arbeitsschritt: Auswertung und Analyse

Auswertung und Analyse von Soll-Ist-Abweichungen, im Beispiel zur Mehrinanspruchnahme von 28 Arbeitsstunden für den Arbeitsabschnitt Gründung:
Als mögliche Ursachen könnten z. B. infrage kommen:
  • zu geringer Kalkulationsansatz, der gegenwärtig im Ist noch nicht erreichbar scheint
  • Ungenauigkeiten beim Nachweis des Ist-Stundenaufwandes
  • Verlustzeiten aus:
    • Unklarheiten zur Bauausführung
    • falscher Arbeitsweise
    • Unpünktlichkeit
    • Warten auf Kollegen oder Baugeräte
    • ungenügender Arbeitsvorbereitung
    • beeinträchtigenden Witterungseinflüssen
  • für die erforderlichen Tätigkeiten nicht berufsgruppenspezifischer Einsatz der Gewerblichen, z. B. Werker anstelle von Facharbeitern u. a.

Übersicht der Arbeitsschritte eines Soll-Ist-Vergleichs

Arbeitsschritte eines Soll-Ist-Vergleichs (Beispiel)


Bild: © f:data GmbH
07.05.2016
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