Die Nachkalkulation ermittelt nachträglich Mengen, Stunden und Kosten für ausgeführte Bauleistungen, um sie mit den Soll-Ansätzen aus der Arbeitskalkulation gegenüberzustellen.
Was ist eine Nachkalkulation?
Die Nachkalkulation ermittelt stets nachträglich die Mengen, Stunden und Kosten für die ausgeführte Bauleistung einer Baumaßnahme. Diesen tatsächlichen Aussagen ist die Arbeitskalkulation gegenübergestellt. Die Nachkalkulation soll: Eine Nachkalkulation kann als technische und / oder kaufmännische Nachkalkulation erfolgen.
Technische Nachkalkulation
Im Rahmen der technischen Nachkalkulation werden die mengenmäßig erfassten Aufwandsfaktoren wie Arbeits- und Maschinenzeiten sowie zum Materialverbrauch auf Grundlage des Berichtswesens auf der Baustelle (beispielsweise Tages- und Wochenstundenberichte) ausgewertet, und zwar im Vergleich zur ebenfalls mengenmäßig erfassten Bauleistung gemäß Aufmaß. Als Maßstab für die Beurteilung lassen sich beispielsweise Relationskennziffern ableiten und heranziehen, wie:
- Lohnstunden / Leistungseinheit
- Leistungseinheit / Maschinenstunde
- Stoffverbrauch / Leistungseinheit
Die Nachkalkulation ist ein wichtiges Instrument im Finanz- und Projektmanagement, um sicherzustellen, dass Projekte im Rahmen des Budgets bleiben und Gewinne erzielen.
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Kaufmännische Nachkalkulation
Innerhalb der kaufmännischen Nachkalkulation werden den tatsächlich angefallenen Wertgrößen wie für Lohn, Stoffe u. a. die Sollgrößen als Produkt aus der tatsächlich erbrachten Leistung und den dafür vorgesehenen Sollgrößen je Leistungseinheit gegenübergestellt.
Die Gegenüberstellung erfolgt beispielsweise zu Wertgrößen über:
- die Arbeitszeit nach Lohnsätzen
- die Maschinenzeit mit Verrechnungssätzen
- den Stoffverbrauch mit Preisen
Dabei steht meistens der jeweils einzelne Bauauftrag nach Abschluss insgesamt im Mittelpunkt der Kontrolle. Die kaufmännische Nachkalkulation erfolgt in der Regel innerhalb der Baubetriebsrechnung und in Verbindung mit dem Bauauftrags- und Baustellen-Controlling. Ablauf ähnelt Soll-Ist-Vergleich
Methodisch geht die Nachkalkulation von den gleichen Grundlagen und Daten wie bei einem Soll-Ist-Vergleich aus. Sie beschränkt sich aber im Gegensatz zum Soll-Ist-Vergleich nicht nur auf ausgewählte Kostenarten und Arbeitsabschnitte. Im Vordergrund steht meistens der gesamte Bauauftrag und die dafür anfallenden Kosten und benötigten Arbeitsstunden, weiterhin aber auch Bauabschnitte, Lose, einzelne Teilleistungen des Bauauftrags u. a. Aus den Auswertungen lassen sich – ähnlich wie auch bei der technischen Nachkalkulation – Relationen als Kennzahlen ableiten und mit vorliegenden Relationskennzahlen als Erfahrungswerte vergleichen, beispielsweise Lohnkosten und Stoffkosten je Leistungseinheit wie m²-Mauerwerk u. a. aus ähnlichen Bauaufträgen bzw. Teilleistungen.
Die Beobachtung und Analyse der Abweichungen sollte es ermöglichen, das baubetriebliche Geschehen bereits während des Bauablaufs bei Bedarf zu korrigieren. Zu prüfen ist, ob und in welchem Umfang Kostenabweichungen vorliegen und Kostenmehrinanspruchnahmen gegenzusteuern sind.
Für den Vergleich ist wichtig, dass für die erbrachten Bauleistungen gemäß Leistungsmeldung auch die Ist-Kosten periodengerecht erfasst und zugeordnet werden. Den Ist-Kosten sind die vergleichbaren Soll-Kosten gegenüberzustellen. Folglich sind die Soll-Kosten der geplanten Leistung ebenfalls an die Ist-Leistung anzupassen, d. h. die „Hätte-Kosten“ sind als Soll-Kosten der Ist-Leistung zu ermitteln. Dafür sind die geleisteten Mengen (Ist-Mengen) mit den Soll-Kostenarten-Ansätzen je Einheit (m³, m² usw.) zu multiplizieren.
Dann erhält man die einzelnen Soll-Kostenarten am Stichtag (z. B. Lohnkosten, Gerätekosten). Diese werden den entsprechenden Ist-Kostenarten, die aus der Baubetriebsrechnung gewonnen werden, gegenübergestellt, sodass etwaige Abweichungen ermittelt werden können.
Nachkalkulation – Ein Beispiel
Am Beispiel „Lohnkosten des Bauabschnitts: Sanierung der Hausfassade“ wird hier die Berechnung der Nachkalkulation gezeigt.
Zur Ausführung des Bauabschnitts liegen folgende Soll- und Ist-Daten vor:
| (1) | Soll-Angaben aus der Arbeitskalkulation: |
| Kalkulationslohn | = | 25,00 | €/h |
| Leistungsmenge | = | 1.000,00 | m² |
| Arbeitszeitaufwand | = | 1,40 | h/m² |
| Daraus leiten sich ab: |
Soll-Kosten für die Soll-Leistung:
1.000 m² x 1,4 h / m² x 25,00 € / h | = | 35.000,00 | € |
|
| (2) | Ist-Angaben aus dem Rechnungswesen: |
| Lohnkosten | = | 34.100,00 | € |
Arbeitszeitaufwand
gemäß Stundenberichten | = | 1.380,00 | h |
Ist-Leistungsmenge
laut Aufmaß bzw. Leistungsmeldung | = | 950,00 | m² |
|
| (3) | Soll-Kosten für die Ist-Leistung (Hätte-Kosten): |
| 950 m² x 1,4 h / m² x 25,00 € / h | = | 33.250,00 | € |
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| (4) | Soll-lst-Kostenvergleich: |
| Soll-Kosten (vergleichbar) | = | 33.250,00 | € |
| Ist-Kosten | = | 34.100,00 | € |
= Abweichung
(Mehrinanspruchnahme) | = | 850,00 | € |
Im Rahmen der Nachkalkulation kann die Abweichung weiter technisch und kaufmännisch untersucht werden, beispielsweise als
Technische Nachkalkulation (zum Arbeitszeitaufwand nach Stunden):
| Arbeitszeitaufwand in h/m²: |
| Ist | = | 1.380 h : 950 m² | = | 1,453 | h/m² |
| Soll | = | | 1,400 | h/m² |
| Abweichung | = | | ./. | 0,053 | h/m² |
Kaufmännische Nachkalkulation (zum Kalkulationslohn als Wertgröße):
| Kalkulationslohn in €/h: |
| Ist | = | 34.100,00 € : 1.380 h | = | 24,71 | €/h |
| Soll | = | | 25,00 | €/h |
| Abweichung | = | | + | 0,29 | €/h |
Die ermittelten Abweichungen lassen sich noch tiefer im Hinblick auf die ausgewiesene Abweichung zu den Lohnkosten von ./. 850,00 € untersuchen, beispielsweise mit folgenden Aussagen:
negative Wirkung aus der Überschreitung des Arbeitszeitaufwandes:
Überschreitung von 50 Stunden im Ist von 1.380 h gegenüber den vergleichbaren Hätte-Stunden für die Ist-Leistung (950 m² x 1,4 h/m²) von 1.330 h
| ./. | 50 h x 25,00 €/h | = | ./. | 1.250,00 € |
positive Wirkung aus niedrigerem Ist-Kalkulationslohn für die Ist-Stunden gegenüber dem kalkulierten Stundenlohn:
| + | 0,29 €/h x 1.380 h | = | + | 400,00 € |
| Gesamtwirkung | = | ./. | 850,00 € als Überschreitung der Lohnkosten |
Hilfreiche Software zur Berechnung der Nachkalkulation
Verlässliche Unterstützung bei der detaillierten Berechnung von Nachkalkulationen ermöglicht die Kalkulations- und Datasoftware „nextbau“ der Weimarer Firma f:data. Dabei kann die ausgeführte Bauleistung über einen Leistungsschlüssel frei bestimmt werden, passend zum spezifischen Bauvorhaben, nach Bauablauf oder Arbeitsabschnitten eines Arbeitsverzeichnisses oder z. B. angelehnt an den betrieblichen Bauarbeitsschlüssel (BAS). Nachkalkulationen sind als Auswertungen nach den individuellen Leistungsschlüsseln möglich, weiterhin als Soll-Ist-Vergleich:
- zu den jeweiligen Mengen, Stunden und Werten nach Kostenarten
- zum jeweiligen Stand der Bauausführung
- zum Bauauftrag gesamt als Soll-Ist-Vergleich