Buchhaltung / Rechnungswesen

Anforderungen an Rechnungserstellung

Eine Rechnung gilt als ein Dokument, mit dem eine Leistung oder Lieferung abgerechnet wird. Die Anforderungen an ihre Erstellung werden in §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschrieben. Danach müssen zunächst die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.
Für Bauleistungen kommen vorrangig Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen bzw. Teilschlussrechnungen als Rechnungsarten infrage. Welche Angaben auf den Rechnungen unverzichtbar sind, wird in § 14 Abs. 4 UStG und speziell für Bauleistungsrechnungen unter dem Begriff Rechnungsangaben angeführt. Diesbezüglich sei auf das Urteil des Bundesfinanzhofes vom 22. Juli 2015- V R 23/14 verwiesen, wonach die Angabe der Anschrift des Rechnungslegenden erfordert, dass er auch die tatsächliche wirtschaftliche Aktivität ausgeübt hat. Hat die eigentliche geschäftliche Tätigkeit unter seiner Anschrift nicht stattgefunden, ist auch der Vorsteuerabzug der Leistungsempfänger zu versagen. Für den Leistungsempfänger wird dies oft nicht nachzuvollziehen sein.
Zu vermeiden ist auch die Angabe von Postfächern und Dienstleisteranschriften. Dies soll besonders der Verwendung von "Schein- und Briefkastenfirmen" entgegen wirken. Leistungsempfänger sollten daraufhin ihre Eingangsrechnungen prüfen und ggf. Berichtigungen vom Aussteller verlangen.
Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer aus einer Rechnung ist die exakte Angabe von Umfang und Art der Leistung erforderlich. Bei nicht ordnungsgemäßer Ausstellung von Rechnungen kann das Finanzamt bei Betriebsprüfungen den Vorsteuerabzug versagen. Für die Beschreibung der berechneten Leistung genügt allgemein dabei nicht nur der Verweis auf bestimmte Vertragsunterlagen.
Der Bundesfinanzhof entschied in einem Urteil vom 16.01.2014, dass eine Rechnung zur Aussage über die abgerechneten Leistungen Angaben tatsächlicher Art enthalten muss, welche die Leistung eindeutig identifizieren lässt. Dafür ist es aber nicht erforderlich, der Rechnung alle betreffenden Geschäftsunterlagen beizufügen. Zu sichern ist jedoch, dass in der Rechnung auf diese Unterlagen verwiesen wird und diese eindeutig bezeichnet werden.
Daraus ist abzuleiten, die Beschreibung der Leistung nicht zu allgemein zu halten. Nur der Verweis in einer Rechnung, dass es sich um "Fliesenarbeiten" oder "Trockenbauarbeiten" handelt, bliebe zu allgemein und dürfte den Anforderungen an die Leistungsbeschreibung nicht genügen, um daraus einen berechtigten Vorsteuerabzug abzuleiten. Eine zu allgemeine Beschreibung ließe ggf. die Möglichkeit zu, diese Leistungen mehrfach abzurechnen. Verbundene Leistungen blieben nicht ausgeschlossen.
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