Buchhaltung / Rechnungswesen

Rechnungsangaben zu Bauleistungen

Eine Rechnung hat Pflichtangaben zu enthalten, vorgeschrieben in §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG). Ergänzend hierzu sei auf Tz. II des vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) herausgegebenen "Merkblatts zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: September 2017)" verwiesen.
Für eine Rechnung über ausgeführte Bauleistungen sind folgende Angaben unverzichtbar:
  • Ausstellung der Rechnung hat schriftlich zu erfolgen, d. h. auf Papier oder bei Vereinbarung in elektronischer Form der Übermittlung als elektronische Rechnung (eRechnung), wobei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als Rechnungsempfänger ab 27. November 2020 grundsätzlich nur noch in elektronischer Form nach dem Datenformat "XRechnung "als Vorschrift auszustellen und zu übermitteln sind,
  • Bezeichnung der betreffenden Rechnungsart (Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung bzw. Teilschlussrechnung),
  • Beschreibung der ausgeführten Leistungen nach Art, Menge und Umfang der Leistungen und gelieferten Güter, wobei dafür handelsübliche Bezeichnungen der Waren und für Bauleistungen deren Beschreibung zu verwenden sind,
  • Name und Anschrift des leistenden Bauunternehmens, wobei unter dieser Anschrift auch die tatsächliche wirtschaftliche Aktivität des Leistenden ausgeübt werden muss (Grundlage: Urteil des Bundesfinanzhofes vom 22. Juli 2015- V R 23/14) und dies aufgrund der verwendeten Bezeichnungen auch eindeutig festzustellen wäre. Zu vermeiden ist die Angabe von Postfächern, Dienstleisteranschriften oder von Servicebüros für die Buchhaltung u. a. Dies soll besonders der Verwendung von "Schein- und Briefkastenfirmen" entgegenwirken. Die Identität des Unternehmens muss eindeutig feststellbar sein, meistens der Hauptsitz des Bauunternehmens. Gehören zum Unternehmen mehrere Betriebsteile bzw. Zweigniederlassungen, so gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.
  • Name und vollständige Anschrift des Auftraggebers (AG) bzw. Bauherrn oder Bestellers und Verbrauchers als Leistungsempfänger,
  • die vom Finanzamt erteilte Umsatz-Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern vorgegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bauunternehmens, sofern diese nicht erteilt wurde, ist zwingend die erteilte Steuernummer anzugeben,
  • die Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer des Auftraggebers bzw. Kunden bei innergemeinschaftlichen Leistungen oder Steuerschuldnerschaft für Bauleistungen des Leistungsempfängers nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG),
  • Entgelte für die Lieferungen und Leistungen als Nettobetrag, die darauf entfallende Umsatzsteuer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG vorliegt,
  • Entgelte mit Ausweis des Nettobetrags und ohne Umsatzsteuer, wenn Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers als umgekehrte Steuerschuldnerschaft maßgebend ist,
  • Angabe für jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts z. B. eines Skontos, oder jede Rückerstattung, sofern sie nicht bereits im Entgeltbetrag der Rechnung berücksichtigt ist,
  • Benennung des Bauvertrags und des Bauwerks bzw. der Bauleistungen einschließlich Aufführung der Nachträge mit Auftragsdaten,
  • aktuelles Ausstellungsdatum der Rechnung, wobei ein Zurück- und Vordatieren unzulässig ist,
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Kennzeichnung der Rechnung vom Aussteller vergeben wird, wobei aus Praktikabilitätsgründen je Bauauftrag eine Nummer vergeben werden kann, verbunden mit einer zusätzlichen Stelle pro Abschlagsrechnung zum gleichen Bauvertrag bis hin zur Schlussrechnung oder mit einer oder mehreren Zahlungsreihen, wobei unabhängig von den Nummernkreisen eine Rechnungsnummer nur einmalig zu vergeben ist,
  • Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistungserbringung:
    • in der Schlussrechnung ist dies der Zeitpunkt der Abnahme (bzw. bei einer Teilschlussrechnung die Teilabnahme) als Übergabe des Bauwerks und zugleich der Zeitpunkt, zu dem nach der Soll-Besteuerung von Bauleistungen die Umsatzsteuer entsteht.
    • bei Abschlagsrechnungen kann kein Leistungszeitpunkt angegeben werden, aber die Zeitspanne zwischen letzter und vorletzter Abschlagsrechnung,
  • Bezeichnung einer Gutschrift als Rechnungsangabe, wenn die am Leistungsaustausch Beteiligten vereinbart haben, dass der Leistungsempfänger über die Leistungen bzw. den Umsatz abrechnet,
  • Geldbeträge sind auf zwei Stellen nach dem Komma nach kaufmännischem Runden auszuweisen,
  • Hinweis auf der Rechnung an einen Verbraucher bzw. nichtunternehmerischen Empfänger der Bauleistung, dass dieser die Rechnung mindestens 2 Jahre aufzubewahren hat, demgegenüber ist ein Doppel der Rechnung beim leistenden Unternehmer und Unternehmer als Rechnungsempfänger 10 Jahre lang aufzubewahren, erläutert hierzu unter Aufbewahrung von Rechnungen.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als XRechnung sind nach § 5 in der "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 (in BGBl. I S. 3555) ab 27. November 2020 noch folgende weiteren Pflichtangaben erforderlich:
  1. eine Leitweg-Identifikationsnummer,
  2. die Bankverbindungsdaten,
  3. die Zahlungsbedingungen,
  4. die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Weiterhin sind noch zusätzlich in der elektronischen Rechnung anzugeben:
  • die Lieferantennummer und
  • eine Bestellnummer,
wenn diese Angaben dem Rechnungsaussteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden.
Liegt der Bauausführung ein VOB-Vertrag zugrunde, braucht auf den Rechnungen eine Zahlungsfrist bzw. ein Fälligkeitsdatum nicht unbedingt vermerkt werden, weil dies durch die VOB bestimmt wird, wenn keine anderweitigen Festlegungen getroffen wurden. Zu empfehlen ist jedoch dann ein Hinweis auf den Rechnungen, dass für die Zahlung § 16 der VOB/B maßgebend ist.
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