Rechnungen für Bauleistungen müssen gesetzliche Pflichtangaben erfüllen und besondere Anforderungen der Bauwirtschaft berücksichtigen. Ergänzend gelten die Regelungen zur E-Rechnung.
Rechtliche Grundlagen
Für Rechnungen über Bauleistungen sind insbesondere folgende Regelungen maßgebend:
Umsatzsteuergesetz (UStG) nach: Umsatzsteuer-Anwendungserlasse (UStAE): BMF-Schreiben vom: - 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen ab 2025 und
- 23. Februar 2026 zum Einsatz der E-Rechnung in der Bauwirtschaft.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro (brutto) muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:
Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers sowie vom Leistenden bzw. Lieferer, wobei unter dieser Anschrift auch die tatsächliche wirtschaftliche Aktivität des Leistenden ausgeübt werden muss und diese aufgrund der verwendeten Bezeichnungen auch eindeutig festzustellen wäre. Zu vermeiden ist die Angabe von Postfächern, Dienstleisteranschriften oder von Servicebüros für die Buchhaltung u. a., um besonders der Verwendung von „Schein- und Briefkastenfirmen“ entgegenzuwirken.
Datum der Rechnungsausstellung, wobei ein Zurück- und Vordatieren unzulässig ist.
Fortlaufende Rechnungsnummer, weiterhin sind noch zusätzlich in der elektronischen Rechnung anzugeben: - Lieferantennummer und
- Bestellnummer.
Umsatzsteuernummer vom Finanzamt oder die vom Bundeszentralamt für Steuern vorgegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Entgelt der Lieferung oder Leistung mit: - Aufschlüsselung nach Steuersätzen, ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und
- Angabe für jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, z. B. eines Skontos, oder jede Rückerstattung, sofern sie nicht bereits im Entgeltbetrag der Rechnung angegeben ist.
Angaben zu den Leistungen und gelieferten Gütern mit handelsüblichen Bezeichnungen.
Rechnungen werden außerdem in folgenden Formen unterschieden:
„Vollständige und ordnungsgemäße Rechnungsangaben sind Voraussetzung dafür, dass der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann.“
Besondere Anforderungen an Rechnungen für Bauleistungen
Zusätzlich zu den allgemeinen Pflichtangaben müssen Rechnungen über Bauleistungen folgende Informationen enthalten: Benennung des Bauvertrags und des Bauvorhabens bzw. der Bauleistungen, einschließlich Aufführung der Nachträge mit Auftragsdaten. Name und Anschrift des Bauunternehmens, wobei die Identität des Unternehmens eindeutig feststellbar sein muss, meistens der Hauptsitz des Bauunternehmens. Gehören zum Unternehmen mehrere Betriebsteile bzw. Zweigniederlassungen, so gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift.
Entgelte der Bauleistung für die Lieferungen und Leistungen als Nettobetrag und ohne Umsatzsteuer, wenn entfallende Umsatzsteuer als Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG vorliegt, mit Verweis in Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Fortlaufende Rechnungsnummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Kennzeichnung der Rechnung vom Aussteller vergeben wird, wobei:
- aus praktischen Gründen je Bauauftrag eine Nummer vergeben werden kann,
- verbunden mit einer zusätzlichen Stelle pro Abschlagsrechnung zum gleichen Bauvertrag bis hin zur Schlussrechnung oder
- mit einer oder mehreren Zahlungsreihen, wobei unabhängig von den Nummernkreisen eine Rechnungsnummer nur einmalig zu vergeben ist.
Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistungserbringung:
Bei Abschlagsrechnungen kann kein Leistungszeitpunkt angegeben werden, aber die Zeitspanne zwischen letzter und vorletzter Abschlagsrechnung.
Kennzeichnung als Gutschrift als Rechnungsangabe, wenn die am Leistungsaustausch Beteiligten vereinbart haben, dass der Leistungsempfänger über die Leistungen bzw. den Umsatz selbst abrechnet, näher erläutert unter dem Link. Geldbeträge sind auf zwei Stellen nach dem Komma nach kaufmännischem Runden auszuweisen.
Aufbewahrungshinweis für Verbraucher: Hinweis auf der Rechnung an einen Verbraucher bzw. nichtunternehmerischen Empfänger der Bauleistung zu einem Grundstück, dass dieser die Rechnung mindestens 2 Jahre aufzubewahren hat. Demgegenüber ist ein Doppel der Rechnung beim leistenden Unternehmer und Unternehmer als Rechnungsempfänger 10 Jahre lang aufzubewahren, erläutert hierzu unter: Aufbewahrung von Rechnungen.
Liegt der Bauausführung ein VOB-Vertrag zugrunde, braucht auf den Rechnungen eine Zahlungsfrist bzw. ein Fälligkeitsdatum nicht unbedingt vermerkt zu werden, weil dies durch die VOB bestimmt wird, wenn keine anderweitigen Festlegungen getroffen wurden. „Zu empfehlen ist jedoch dann ein Hinweis auf den Rechnungen, dass für die Fälligkeit und erforderlichen Zahlungen die Regelungen in § 16 der VOB Teil B maßgebend sind.“
Rechnungen über Bauleistungen erfordern zusätzliche Angaben zu Auftrag, Leistung und Abrechnung.
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Besonderheiten der E-Rechnung bei Bauleistungen
Mit dem BMF-Schreiben vom 23. Februar 2026 erfolgten klärende Aussagen zu Leistungsbeschreibungen in E-Rechnungen der Bauwirtschaft.
Für die Leistungsbeschreibung gelten folgende Regelungen:
Weitere wichtige Hinweise zur Rechnungsstellung
Neben den allgemeinen und speziellen Anforderungen an Bauleistungsrechnungen sind weitere Besonderheiten zu beachten: