Die Schlussrechnung im Bauwesen ist die Abrechnung, die am Ende einer Baumaßnahme erstellt wird. Voraussetzung dafür ist die Abnahme der vereinbarten Bauleistungen.
Was ist eine Schlussrechnung?
Die Schlussrechnung ist eine Endabrechnung als „prüffähige Aufstellung“ über die ausgeführten Leistungen eines Bauvertrags. Sie setzt die Fertigstellung bzw. die Abnahme der vereinbarten Leistungen voraus. Eine Schlussrechnung des bauausführenden Unternehmens ist zugleich Voraussetzung für die Fälligkeit einer Vergütung vom Bauherrn als Auftraggeber. Das ist immer dann der Fall, wenn der Auftraggeber als Leistungsempfänger auch über die ausgeführte Leistung bzw. das Werk verfügen kann. Regelungen zur Schlussrechnung
Zur Schlussrechnung können die Vertragspartner Vereinbarungen nach folgenden Regelungen treffen:
Bei einem VOB-Vertrag sind weitere Anforderungen an die Rechnungslegung zu beachten. So sind nach § 14 Abs. 1 und 3 VOB/B: - die Rechnungen übersichtlich aufzustellen
- dabei die Reihenfolge der Positionen aus dem Leistungsverzeichnis (LV) einzuhalten
- die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden
- Änderungen und Ergänzungen des Vertrags in den Rechnungen besonders kenntlich zu machen sowie auf Verlangen getrennt abzurechnen
Zu beachten sind bei der Schlussrechnung die erforderlichen Rechnungsangaben bezüglich der Umsatzsteuer zu Bauleistungen, die nach §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschrieben sind. Zum Vorsteuerabzug ist der Rechnungsempfänger nur dann berechtigt, wenn die Schlussrechnung des Rechnungsausstellers auch alle Pflichtangaben enthält. Die Schlussrechnung hat der Rechnungsempfänger im Original zu erhalten.
Welche Fristen gelten für Schlussrechnungen?
Vereinbaren die Vertragspartner einen VOB-Vertrag, dann ist die Schlussrechnung innerhalb einer vorgegebenen Frist nach § 14 Abs. 3 VOB/B zu stellen. Danach: - ist die Schlussrechnung bei Bauleistungen mit einer vertraglichen Ausführungszeit von höchstens drei Monaten spätestens zwölf Werktage nach Fertigstellung einzureichen, sofern nichts anderes vereinbart wurde
- kann die Rechnungslegungsfrist für je weitere drei Monate Ausführungsfrist um je sechs Werktage verlängert werden
Hier ein Beispiel: Eine vereinbarte Bauzeit von einem Jahr bedeutet, dass die Schlussrechnung innerhalb von maximal 30 Werktagen (= 5 Wochen) vorzulegen ist. Wenn dies nicht erfolgt, kann der Auftraggeber dem Bauunternehmen eine angemessene Nachfrist setzen und dann, falls diese verstrichen ist, die Schlussrechnung selbst aufstellen – und zwar auf Kosten des Bauunternehmens. Verwiesen sei hierzu auf Erläuterungen unter Schlussrechnung durch Auftraggeber. Was für eine Nachfrist als angemessen erscheint, wird durch den Einzelfall bestimmt sein, meistens eine bis maximal zwei Wochen. Normalerweise müsste ja der Auftragnehmer selbst zwingendes Interesse haben, die Rechnung fristgemäß vorzulegen, um die Vergütung baldmöglichst zu erhalten.
Wird der Bauauftrag vorzeitig gekündigt, dann sind die bis zur wirksamen Kündigung ausgeführten Leistungen abzurechnen.
Erfolgte die Ausführung der Bauleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, so ist vom Bauunternehmen die Rechnungsausstellung spätestens sechs Monate nach der Bauausführung vorzunehmen. 
Die Schlussrechnung ist eine Endabrechnung über die ausgeführten Leistungen eines Bauvertrags.
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Was gehört in eine Schlussrechnung?
Eine Schlussrechnung muss Auskunft geben über:
Die Höhe der Umsatzsteuer in einer Schlussrechnung richtet sich nach gesetzlich bestimmten Umsatzsteuersätzen. Die Berechnung erfolgt mit Bezug auf die Bemessungsgrundlage „Umsatz als Netto-Rechnungsbetrag“.
Ist zur Schlussrechnung eine Rechnungskorrektur aus verschiedenen Gründen (beispielsweise infolge fehlender Pflichtangaben zur Rechnung, Zahlungsverweigerung oder -ausfall des Auftraggebers) erforderlich, so ist die Berichtigung vom Bauunternehmen als Rechnungsaussteller vorzunehmen.
Mit Einreichen der Schlussrechnung sind auch alle sonstigen vertraglichen Unterlagen vorzulegen, z. B. Aufmaße, Laborberichte, technische Abnahmebescheinigungen, evtl. Bedienungsanleitungen. Das Bauunternehmen hat seine gesamten Forderungen aus demselben Bauvertrag in einer Schlussrechnung zusammengefasst geltend zu machen, einschließlich aller
- Nachforderungen
- Leistungen aus Nachträgen und
- evtl. noch nicht bestätigten Nachträgen
Wie ist eine Schlussrechnung einzureichen?
Dem Bauunternehmer steht es zunächst frei, seine Schlussrechnung in Papierform oder als elektronische Rechnung (eRechnung) zu übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt, wobei dazu keine besondere Form vorgeschrieben ist. Änderungen wurden hierzu wirksam seit 27. November 2020 auf Grundlage der "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 (in BGBl. I S. 3555)". Nach § 3 ERechV müssen Rechnungsaussteller Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form mit dem Datenformat "X-Rechnung" als Vorschrift ausstellen und übermitteln. Verbunden sind damit zusätzliche Pflichtangaben in der Rechnung, weitere formale Anforderungen und zum Schutz personenbezogener Daten. Wie sind Abschlagszahlungen in Schlussrechnungen zu behandeln?
Bereits während der Bauzeit erhaltene Abschlagszahlungen zu vereinbarten und gelegten Abschlagsrechnungen sind von der Schlussrechnung abzuziehen. Diese Verfahrensweise entspricht den Anforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht speziell zu Bauleistungen gemäß BMF-Schreiben vom 27. Januar 2023 als „Merkblatt zur Umsatzbesteuerung in der Bauwirtschaft“. Es gilt unabhängig von ggf. bestimmten Änderungen zu den Umsatzsteuersätzen. Die Absetzung erhaltener Zahlungen kann entweder für den Leistungsumfang zwischen letzter und vorletzter Abschlagsrechnung oder zum Wertumfang, der kumulativ erbrachten und nachgewiesenen Bauleistungen mit kumulativer Abschlagsrechnung als Fortschreibung bis zur Schlussrechnung erfolgen. Werden Abschlagsrechnungen in kumulativer Form gelegt, dann ist die Absetzung der vereinnahmten Abschlagszahlungen ebenfalls kumulativ als Fortschreibung bis zur Schlussrechnung vorzunehmen. Wird eine Abrechnung vom Auftraggeber mit kumuliertem Ausweis von Rechnungsbeträgen in den Abschlagsrechnungen und der Abzug von erfolgten Abschlagszahlungen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung verlangt und nicht nur insgesamt in der Schlussrechnung, dann bliebe dies analog auch bei der Rechnungslegung zu beachten. Die kumulative Rechnungslegung bietet den Vorteil, dass sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber mit jeder Abschlagsrechnung sofort einerseits den kumulativen Leistungsstand und zum anderen auch den noch offenen Stand der Bezahlung von Leistungen ablesen können.
Was ist in Schlussrechnungen abzusetzen bzw. vorzubehalten?
Früher gestellte, aber noch unerledigte Forderungen (z. B. unbezahlte Abschlagsrechnungen, Vertragserfüllungseinbehalte, unbegründete Rechnungskürzungen) sind ebenfalls bereits mit der Schlussrechnung vorzubehalten.
Im Rahmen der Abschlagszahlungen durch den Auftraggeber können bei den Abschlagsrechnungen ggf. auch Einbehalte als Sicherheitsleistung für die Vertragserfüllung erfolgen, und zwar nach unterschiedlicher Art und Weise und fallweiser Auflösung bei den Abschlagszahlungen. Hier – wie auch bei Inanspruchnahme von Skonto – kann die Excel-Vorlage "Sicherheitseinbehalt für Vertragserfüllung und Rechnungslegung" unter "Kalkulationshilfen" eine hilfreiche Unterstützung sein. Wurde ein Skonto bei Bauleistungen als Abzug bei den Abschlagszahlungen vereinbart und durch den Auftraggeber auch bei der Zahlung in Abzug gebracht, dann ist als Abzugsbetrag in der nächsten Abschlagsrechnung bzw. in der Schlussrechnung nicht der gezahlte Betrag des Auftraggebers für die betreffende Abschlagsrechnung, sondern der Zahlungsbetrag einschließlich des in Anspruch genommenen Skontos anzusetzen. Beispiele – So können Schlussrechnungen aufgestellt werden
Die Aufstellung einer Schlussrechnung zu ausgeführten Bauleistungen kann nach verschiedenen Varianten erfolgen, die nachfolgend an drei Beispielen demonstriert werden. Zu gewährleisten ist, dass die während der Bauzeit erhaltenen Abschlagszahlungen jeweils unabhängig von der gewählten Aufstellungsform nach dem Umsatzsteuerrecht abzuziehen sind. Nur die "vereinnahmten Entgelte", d. h. erhaltene Zahlungen sind zu den Abschlagsrechnungen für die abzuführende Umsatzsteuer zugrunde zu legen. Beispiel 1: als Bruttorechnung
Varianten mit Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung für den Auftraggeber, für den keine Steuerschuldnerschaft für Bauleistungen zur Umsatzsteuer nach § 13b UStG maßgebend ist, d. h. Rechnungslegung mit Umsatzsteuer zu erfolgen hat.
Beispiel 1.1: Vorzugsvariante
Folgende Abschlagsrechnungen und Abschlagszahlungen liegen vor.
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Zur Schlussrechnung sind die vereinnahmten Abschlagszahlungen (ohne Berücksichtigung von Skonto) und der auf sie entfallenden Umsatzsteuerbeträge und ggf. ein Nachlass, falls dieser Bauvertrag zu gewähren ist, abzusetzen. Danach leitet sich folgende Schlussrechnung ab:
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Der Auftraggeber als Rechnungsempfänger muss aus der Schlussrechnung den Gesamtrechnungsbetrag Brutto (im Beispiel 130.900,00 €) aus dem Auftrag erkennen können.
In jeder Rechnung sind auch Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.
Beispiel 1.2:
Absetzung des Gesamtbetrages der Abschlagszahlungen in Form einer Durchrechnung zu Bruttobeträgen, unter Beachtung der zu berechnenden Umsatzsteuer zu den Ausgangsdaten der Rechnungen im Beispiel 1.1.
Daraus leitet sich folgende Schlussrechnung ab:
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Diese Variante wird oft von Auftraggebern gefordert, wenn diese oder die betreffende Bauleistung nicht zum Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer berechtigt sind. Problematisch bleibt aber die Bruttodurchrechnung, weil sich bei sehr vielen Abschlussrechnungen / Abschlusszahlungen schnell gedankliche Fehler einschleichen können. Die Variante im Beispiel 1.1 ist daher empfehlenswerter.
Die folgende Darstellung würde eine falsche Erstellung der Schlussrechnung bedeuten:
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Aufgrund dieser Schlussrechnung müsste der Auftragnehmer dem Finanzamt 20.900,00 € Umsatzsteuer abführen (mit Bezug auf § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz), obwohl er durch die Abschlagszahlungen bereits 14.060,00 € Umsatzsteuer vereinnahmt bzw. an das Finanzamt abgeführt hat.
Erfolgt dies nicht, entstehen Zinsansprüche des Finanzamtes. Das besagt in einem analogen Fall ein Urteil des Finanzgerichtes Niedersachsen vom 27.07.1995 – Az. V 74/94. Das Bauunternehmen kann im Nachhinein die fehlerhafte Schlussrechnung, die keinen Rest-Umsatzsteuerbetrag ausweist, berichtigen, bekommt aber die Zinsen für die geleistete Überzahlung nicht erstattet.
Beispiel 2: als Nettorechnung
Variante ohne Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung für den Auftraggeber, wenn er als Leistungsempfänger selbst Erbringer von Bauleistungen und folglich für ihn Steuerschuldnerschaft zur Umsatzsteuer nach § 13b UStG maßgebend ist. Das ist meistens der Fall bei einer Rechnungslegung des Nachunternehmers (NU) an den Generalunternehmer (GU) bzw. Hauptunternehmer (HU) als dessen Auftraggeber. In diesem Fall sind sowohl die Abschlagsrechnungen als auch die Schlussrechnung nur als Netto-Rechnung (ohne Umsatzsteuer) aufzustellen. Ableitend nach den im Beispiel 1.1 zugrunde liegenden Ausgangsdaten leiten sich folgende Varianten ab:
Beispiel 2.1: Zahlungen zu 1. und 2. Abschlagsrechnung erhalten
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Die Abschlagszahlungen können auch in einem Anhang zur Schlussrechnung als Zahlungsübersicht dargestellt und nur in einer Summe in die Schlussrechnung übernommen werden.
Beispiel 2.2: Zahlung nur zur 1. Abschlagsrechnung erfolgt
Am 31.05. lag nur eine Abschlagszahlung in Höhe 27.000,00 € zur 1. Abschlagsrechnung vor. Dann kann nur diese in der Schlussrechnung abgesetzt werden.
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Wird die Schlussrechnung nach Beispiel 2.2 aufgestellt, obwohl nur die 1. Abschlagsrechnung bezahlt wurde, so ist die ausstehende Bezahlung der 2. Abschlagsrechnung rechtlich noch einzutreiben, wenn die Schlusszahlung des Auftraggebers nicht vorbehaltlos angenommen wurde (vgl. § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B).
In der Baupraxis ist es nicht selten, dass zu einem Bauauftrag mehrere oder sogar viele Abschlagsrechnungen in Abhängigkeit von der Länge der Bauzeit vereinbart werden. Dann ist es auch für den Kontrollüberblick ratsam, bereits mit der Schlussrechnung alle noch nicht bezahlten Teile aus den Abschlagsrechnungen vorzubehalten, wie im Beispiel dargestellt.
Schlussrechnung mit Software-Lösungen aufstellen
Die Aufstellung der Schlussrechnung kann in Verbindung mit Kalkulation und Abrechnung auch mit Software-Lösungen aufgestellt werden, beispielsweise mit der Baukalkulationssoftware „nextbau". Sie bietet zugleich auch Möglichkeiten zum Forderungsmanagement über offene Zahlungen, von Mahnungen bei Zahlungsverzug u. a. Wie lange müssen Schlussrechnungen aufbewahrt werden?
Die Schlussrechnung ist sowohl beim ausführenden Bauunternehmen als auch beim Leistungs- und Rechnungsempfänger zehn Jahre lang im Inland aufzubewahren. Das leitet sich aus § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) ab. Bei einer elektronischen Aufbewahrung mit möglicher Online-Abfrage ist es auch möglich, die Rechnungen im übrigen EU-Gemeinschaftsgebiet aufzubewahren. Handelt es sich beim Leistungsempfänger jedoch nicht um einen Unternehmer als Kaufmann und eine Privatperson, dann braucht der Besteller die Rechnungen nur zwei Jahre lang aufzubewahren, wenn sie im Zusammenhang mit einem Grundstück angefallen sind.