Dafür sind vom Bauunternehmen Schlussrechnungen als "prüffähige Aufstellungen" vorzulegen.
Das wird dann der Fall sein, wenn der Auftraggeber als Leistungsempfänger auch über die ausgeführte Leistung bzw. das Werk verfügen kann. Bei einem VOB-Vertrag sind weitere Anforderungen an die Rechnungslegung zu beachten. So sind nach § 14 Abs. 1 und 3 VOB/B:
die Rechnungen übersichtlich aufzustellen,
die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden,
Änderungen und Ergänzungen des Vertrags in den Rechnungen besonders kenntlich zu machen sowie auf Verlangen getrennt abzurechnen,
Schlussrechnungen bei Leistungen mit einer vertraglichen Ausführungszeit von höchstens 3 Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einzureichen, sofern nichts anderes vereinbart wurde, wobei sich die Frist um je 6 Werktage für je weitere 3 Monate Ausführungsfrist verlängert.
Erfolgte die Ausführung der Bauleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, so ist vom Bauunternehmen die Rechnungsausstellung spätestens 6 Monate nach der Bauausführung vorzunehmen. Einer Schlussrechnung kommt auch eine Teilschlussrechnung gleich, wenn eine vorausgegangene Teilabnahme erfolgte. Wird der Bauauftrag früher gekündigt, dann sind die bisher ausgeführten Leistungen abzurechnen. Mit Einreichen der Schlussrechnung sind auch alle sonstigen vertraglichen Unterlagen vorzulegen, z. B. Aufmaße, Laborberichte, technische Abnahmebescheinigungen, evtl. Bedienungsanleitungen. Das Bauunternehmen hat seine gesamten Forderungen aus demselben Bauvertrag in einer Schlussrechnung zusammengefasst geltend zu machen, einschließlich aller Nachforderungen, Leistungen aus Nachträgen und evtl. noch nicht bestätigten Nachträgen. Sollte der Bauherr vom Bauunternehmen keine ordnungsgemäße Schlussrechnung erhalten, so kann er sie notfalls gerichtlich durchsetzen. Anders verhält es sich bei einer Abrechnung nach Gutschriftverfahren, wenn sich die Vertragspartner darauf geeinigt haben. Die Schlussrechnung ist sowohl beim Bauunternehmen als auch beim Leistungs- und Rechnungsempfänger 10 Jahre lang aufzubewahren. Handelt es sich beim Leistungsempfänger jedoch nicht um einen Unternehmer als Kaufmann, dann braucht der Besteller die Rechnungen nur 2 Jahre lang aufzubewahren.
Zu beachten sind bei der Schlussrechnung die erforderlichen Rechnungsangaben zu Bauleistungen, die nach §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) auch für Bauleistungen vorgeschrieben sind. Zum Vorsteuerabzug ist der Rechnungsempfänger nur dann berechtigt, wenn die Schlussrechnung des Rechnungsausstellers auch alle Pflichtangaben enthält. Die Schlussrechnung hat der Rechnungsempfänger im Original zu erhalten. Ist zur Schlussrechnung eine Rechnungskorrektur aus verschiedenen Gründen (beispielsweise infolge fehlender Pflichtangaben zur Rechnung, Zahlungsverweigerung oder -ausfall des Auftraggebers) erforderlich, so ist die Berichtigung vom Bauunternehmen als Rechnungsaussteller vorzunehmen.
Dem Bauunternehmer steht es zunächst frei, seine Schlussrechnung in Papierform oder als elektronische Rechnung (eRechnung) zu übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt, wobei dazu keine besondere Form vorgeschrieben ist. Änderungen werden hierzu wirksam ab 27. November 2020 auf Grundlage der "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) vom 13. Oktober 2017 (in BGBl. I S. 3555)". Nach § 3 ERechV müssen Rechnungsaussteller Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form mit dem Datenformat "X-Rechnung " als Vorschrift ausstellen und übermitteln. Verbunden sind damit zusätzliche Pflichtangaben in der Rechnung und weitere formale Anforderungen. Die Schlussrechnung muss ausweisen den:
Die Höhe der Umsatzsteuer in einer Schlussrechnung richtet sich nach gesetzlich bestimmten Umsatzsteuersätzen. Die Berechnung erfolgt mit Bezug auf die Bemessungsgrundlage „Umsatz als Netto-Rechnungsbetrag“. Zu berücksichtigen sind bei der Rechnungslegung: Bereits während der Bauzeit erhaltene Abschlagszahlungen zu vereinbarten und gelegten Abschlagsrechnungen sind von der Schlussrechnung abzuziehen. Diese Verfahrensweise entspricht den Anforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht zu Bauleistungen und gilt unabhängig von ggf. bestimmten Änderungen zu den Umsatzsteuersätzen. Die Absetzung erhaltener Zahlungen kann entweder für den Leistungsumfang zwischen letzter und vorletzter Abschlagsrechnung oder zum Wertumfang der kumulativ erbrachten und nachgewiesenen Bauleistungen nach kumulative Abschlagsrechnung als Fortschreibung bis zur Schlussrechnung erfolgen. Ebenfalls sind früher gestellte, aber noch unerledigte Forderungen mit der Schlussrechnung vorzubehalten. Zu beachten bliebe auch, dass bei Abschlagszahlungen die Umsatzsteuer-Istbesteuerung von Bauleistungen maßgebend ist, unabhängig von Änderungen zu Umsatzsteuersätzen. Diese Regelung fand ihren Niederschlag bereits früher in den von den Bauverbänden herausgegebenen Merkblättern zur Rechnungslegung von Bauleistungen.
Wurde ein Skonto als Abzug bei den Abschlagszahlungen vereinbart und durch den Auftraggeber auch bei der Zahlung in Abzug gebracht, dann ist als Abzugsbetrag in der nächsten Abschlagsrechnung bzw. in der Schlussrechnung nicht der gezahlte Betrag des Auftraggebers für die betreffende Abschlagsrechnung, sondern der Zahlungsbetrag einschließlich des in Anspruch genommenen Skontos anzusetzen.
Im Rahmen der Abschlagszahlungen durch den Auftraggeber können bei den Abschlagsrechnungen ggf. auch Einbehalte als Sicherheitsleistung nach VOB für die Vertragserfüllung erfolgen, und zwar nach unterschiedlicher Art und Weise und fallweiser Auflösung bei den Abschlagszahlungen. Hierzu - wie auch bei Inanspruchnahme von Skonto - liefert die Excel-Vorlage "Sicherheitseinbehalt für Vertragserfüllung und Rechnungslegung" unter "Kalkulationshilfen“ eine beispielhafte Darstellung als Muster. Aufstellung einer Schlussrechnung
Die Aufstellung einer Schlussrechnung zu ausgeführten Bauleistungen kann nach verschiedenen Varianten erfolgen, die nachfolgend an drei Beispielen demonstriert werden. Zunächst ist von Bedeutung, dass die bereits während der Bauzeit vom Auftraggeber (AG) erhaltenen Abschlagszahlungen zu erfolgten Abschlagsrechnungen des Bauunternehmens von der Schlussrechnung nach dem Umsatzsteuerrecht abzuziehen sind. Unabhängig von der gewählten Form sind die vereinnahmten Abschlagszahlungen von der Schlussrechnungssumme abzusetzen, entweder nach dem Wertumfang der einzelnen erhaltenen Abschlagszahlungen oder kumulativ aufgelaufenen Abschlagszahlungen zum Bauvertrag. Diese Regelung ist bestimmend unabhängig von Änderungen zu Umsatzsteuersätzen und fand ihren Niederschlag bereits früher in den von den Bauverbänden herausgegebenen Merkblättern wie: Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: November 2017) vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) und
Merkblatt Nr. 3: Umsatzsteuer - Versteuerung von Anzahlungen, Abschlagsrechnungen (Stand: Februar 2009) vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
Früher gestellte, aber noch unerledigte Forderungen (z. B. unbezahlte Abschlagsrechnungen, Vertragserfüllungseinbehalte, unbegründete Rechnungskürzungen) sind ebenfalls bereits mit der Schlussrechnung vorzubehalten. Diese Verfahrensweise entspricht den Anforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht, wonach mit Bezug auf das vom Bundesministerium der Finanzen herausgegebene "Merkblatt zur Umsatzbesteuerung in der Bauwirtschaft - Stand: Oktober 2009" nach Ziffer III, Nr. 2 nur die "vereinnahmten Entgelte", d. h. erhaltene Zahlungen zu den Abschlagsrechnungen für die abzuführende Umsatzsteuer zugrunde zu legen sind.
Beispiele einer Schlussrechnung nach Varianten:
Variante 1
| Ausgangsdaten: |
| Bauleistung Auftragssumme – Netto – | = | 100.000,00 € |
| + bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart – Netto – | = | 10.000,00 € |
| 1. Abschlagsrechnung (AR) – Netto – | = | 30.000,00 € |
| 2. Abschlagsrechnung (AR) – Netto – | = | 50.000,00 € |
Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen:
Vorzugsvariante, wenn der Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung erforderlich ist und für den Auftraggeber keine Steuerschuldnerschaft für die Umsatzsteuer nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG) maßgebend ist, d. h. die Rechnungslegung mit Umsatzsteuer erfolgt.
Bild: © f:data GmbH
Aufstellung der Schlussrechnung am 31.5.:
Absetzung der vereinnahmten Abschlagszahlungen (ohne Berücksichtigung von Skonto) und der auf sie entfallenden Umsatzsteuerbeträge; falls Nachlass laut Bauvertrag zu gewähren ist, dann entsprechende Absetzung.
Bild: © f:data GmbH
Der Auftraggeber als Rechnungsempfänger muss aus der Schlussrechnung den Gesamtrechnungsbetrag Brutto (im Beispiel 130.900,00 €) aus dem Auftrag erkennen können.
Die Darstellung in dieser Variante entspricht auch den Anforderungen, wie sie für öffentliche Bauaufträge in den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) im Formblatt 214 nach Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017- Stand 2019) vorgesehen sind. In jeder Rechnung sind Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.
Besonderheiten blieben zu den Umsatzsteuerbeträgen zu beachten, wenn es sich um Rechnungslegungen mit geänderten Umsatzsteuersätzen im 2. Halbjahr 2020 handelt. Hierzu sei auf Aussagen und Beispiele unter Umsatzsteuer-Absenkung (ab 1. Juli 2020 bis 31. Dezember 2020) und wieder Umsatzsteuer-Erhöhung (ab 1. Januar 2021) verwiesen. Variante 2
| Ausgangsdaten: |
| Bauleistung Auftragssumme – Netto – | = | 100.000,00 € |
| + bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart – Netto –: | = | 10.000,00 € |
| 1. Abschlagsrechnung (AR) – Netto – | = | 30.000,00 € |
| 2. Abschlagsrechnung (AR) – Netto – | = | 50.000,00 € |
| Erhaltene Zahlungen wie in Variante 1: |
| 1. Abschlagszahlung zur 1. AR – Netto – | = | 27.000 € |
| 2. Abschlagszahlung zur 2. AR – Netto – | = | 47.000 € |
Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen am 31.5. :
Absetzung des Gesamtbetrages der Abschlagszahlungen in Form einer Durchrechnung zu Bruttobeträgen, unter Beachtung der zu berechnenden Umsatzsteuer.
Bild: © f:data GmbH
Die Variante 2 wird oft von Auftraggebern gefordert, wenn diese oder die betreffende Bauleistung nicht zum Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer berechtigt sind. Problematisch bleibt aber die Bruttodurchrechnung, weil sich bei sehr vielen Abschlussrechnungen/Abschlusszahlungen schnell gedankliche Fehler einschleichen können. Es sollte die Variante 1 vorgezogen werden.
Das folgende Beispiel würde eine falsche Erstellung der Schlussrechnung bedeuten:
Bild: © f:data GmbH
Aufgrund dieser Schlussrechnung müsste der Auftragnehmer dem Finanzamt 20.900,00 € Umsatzsteuer abführen (mit Bezug auf § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz), obwohl er durch die Abschlagszahlungen bereits 14.060,00 € Umsatzsteuer vereinnahmt bzw. an das Finanzamt abgeführt hat. Erfolgt dies nicht, entstehen Zinsansprüche des Finanzamtes. Das besagt in einem analogen Fall ein Urteil des Finanzgerichtes Niedersachsen vom 27.7.1995 - Az. V 74/94. Das Bauunternehmen kann im Nachhinein die fehlerhafte Schlussrechnung, die keinen Rest-Umsatzsteuerbetrag ausweist, berichtigen, bekommt aber die Zinsen für die geleistete Überzahlung nicht erstattet.
Variante 3
| Ausgangsdaten wie in Variante 1: |
| Bauleistung Auftragssumme – Netto – | = | 100.000,00 € |
| + bestätigter Nachtrag vereinbart – Netto – | = | 10.000,00 € |
| 1. Abschlagsrechnung (AR) – Netto – | = | 30.000,00 € |
| erhaltene Abschlagszahlung – Netto – | = | 27.000,00 € |
| 2. Abschlagsrechnung (AR) – Netto – | = | 50.000,00 € |
| erhaltene Abschlagszahlung – Netto – | = | 47.000,00 €. |
Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen am 31.5:
Im Beispiel ist der Auftraggeber als Leistungsempfänger selbst Erbringer von Bauleistungen, wonach er gemäß § 13b UStG als Steuerschuldner gilt. Das ist meistens der Fall bei einer Rechnungslegung des Nachunternehmers (NU) an den Generalunternehmer (GU) bzw. Hauptunternehmer (HU). In diesem Fall sind sowohl die Abschlagsrechnungen als auch die Schlussrechnung nur als Netto-Rechnung (ohne Umsatzsteuer) aufzustellen. Schlussrechnung am 31.05.:
Fall A
Am 31.5. waren die Abschlagszahlungen wie oben durch den AG erfolgt:
Bild: © f:data GmbH
Die Abschlagszahlungen können auch in einem Anhang zur Schlussrechnung als Zahlungsübersicht dargestellt und nur in einer Summe in die Schlussrechnung übernommen werden.
Fall B
Am 31.5. war nur die 1. Abschlagsrechnung durch den AG mit 27.000 € bezahlt.
Bild: © f:data GmbH
Wird die Schlussrechnung nach Fall A aufgestellt, obwohl nur die 1. Abschlagsrechnung bezahlt wurde, so ist die ausstehende Bezahlung der 2. Abschlagsrechnung rechtlich noch einzutreiben, wenn die Schlusszahlung des Auftraggebers nicht vorbehaltlos angenommen wurde (vgl. § 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B).
In der Baupraxis ist es durchaus nicht selten, dass zu einem Bauauftrag mehrere oder sogar viele Abschlagsrechnungen in Abhängigkeit von der Länge der Bauzeit vereinbart werden. Dann ist es auch für den Kontrollüberblick ratsam, bereits mit der Schlussrechnung alle noch nicht bezahlten Teile aus den Abschlagsrechnungen vorzubehalten wie im Beispiel dargestellt.
Die Aufstellung der Schlussrechnung kann meistens in Software-Lösungen in Verbindung mit der Kalkulation und Abrechnung vorgenommen werden, beispielsweise nach den dargestellten Aussagen in der Baukalkulationssoftware „nextbau“ der Firma f:data Weimar/Dresden. Sie bietet zugleich auch Möglichkeiten zum Forderungsmanagement über offene Zahlungen, von Mahnungen bei Zahlungsverzug u. a. Besonderheiten bei der Rechnungslegung sind noch zu beachten, wenn während der Bauzeit die Abschlagsrechnungen als kumulative Abschlagsrechnungen zu den erbrachten und nachgewiesenen Bauleistungen gelegt werden. Dann ist die Absetzung der vereinnahmten Abschlagszahlungen ebenfalls kumulativ als Fortschreibung bis zur Schlussrechnung vorzunehmen. Wird von den Auftraggebern ein kumulierter Ausweis von Rechnungsbeträgen in den Abschlagsrechnungen und der Abzug von erfolgten Abschlagszahlungen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung verlangt und nicht nur insgesamt in der Schlussrechnung, dann bliebe dies analog auch bei der Rechnungslegung zu beachten. Die kumulative Rechnungslegung bietet den Vorteil, dass sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber mit jeder Abschlagsrechnung sofort einerseits den kumulativen Leistungsstand und zum anderen auch den noch offenen Stand der Bezahlung von Leistungen ablesen können.