Bauabrechnung

Schlussrechnung

Die Schlussrechnung setzt die Fertigstellung bzw. die Abnahme der vereinbarten Bauleistungen voraus. Eine Schlussrechnung vom bauausführenden Unternehmen ist zugleich Voraussetzung für die Fälligkeit einer Vergütung durch den Auftraggeber (AG) bei einem:
Dafür sind vom Bauunternehmen sind Schlussrechnungen als "prüffähige Aufstellungen" vorzulegen.
Das wird dann der Fall sein, wenn der Auftraggeber als Leistungsempfänger auch über die ausgeführte Leistung bzw. das Werk verfügen kann. Bei einem VOB-Vertrag sind weitere Anforderungen an die Rechnungslegung zu beachten. So sind nach § 14 Abs. 1 und 3 VOB/B:
  • die Rechnungen übersichtlich aufzustellen,
  • dabei die Reihenfolge der Positionen aus dem Leistungsverzeichnis (LV) einzuhalten,
  • die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden,
  • Änderungen und Ergänzungen des Vertrags in den Rechnungen besonders kenntlich zu machen sowie auf Verlangen getrennt abzurechnen,
  • Schlussrechnungen bei Leistungen mit einer vertraglichen Ausführungszeit von höchstens 3 Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einzureichen, sofern nichts anderes vereinbart wurde, wobei sich die Frist um je 6 Werktage für je weitere 3 Monate Ausführungsfrist verlängert.
Erfolgte die Ausführung der Bauleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, so ist vom Bauunternehmen die Rechnungsausstellung spätestens 6 Monate nach der Bauausführung vorzunehmen.
Einer Schlussrechnung kommt auch eine Teilschlussrechnung gleich, wenn eine vorausgegangene Teilabnahme erfolgte. Wird der Bauauftrag früher gekündigt, dann sind die bisher ausgeführten Leistungen abzurechnen. Mit Einreichen der Schlussrechnung sind auch alle sonstigen vertraglichen Unterlagen vorzulegen, z. B. Aufmaße, Laborberichte, technische Abnahmebescheinigungen, evtl. Bedienungsanleitungen u. a.
Das Bauunternehmen hat seine gesamten Forderungen aus demselben Bauvertrag in einer Schlussrechnung zusammengefasst geltend zu machen, einschließlich aller Nachforderungen, Leistungen aus Nachträgen und evtl. noch nicht bestätigten Nachträgen.
Sollte der Bauherr vom Bauunternehmen keine ordnungsgemäße Schlussrechnung erhalten, so kann er sie notfalls gerichtlich durchsetzen. Anders verhält es sich bei einer Abrechnung nach Gutschriftverfahren, wenn sich die Vertragspartner darauf geeinigt haben.
Die Schlussrechnung ist sowohl beim Bauunternehmen als auch beim Leistungs- und Rechnungsempfänger 10 Jahre lang aufzubewahren. Handelt es sich beim Leistungsempfänger jedoch nicht um einen Unternehmer als Kaufmann, dann braucht der Besteller die Rechnungen nur 2 Jahre lang aufzubewahren.
Zu beachten sind bei der Schlussrechnung die erforderlichen Rechnungsangaben, die nach §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) auch für Bauleistungen vorgeschrieben sind. Zum Vorsteuerabzug ist der Rechnungsempfänger nur dann berechtigt, wenn die Schlussrechnung des Rechnungsausstellers auch alle Pflichtangaben enthält. Die Schlussrechnung hat der Rechnungsempfänger im Original zu erhalten.
Ist zur Schlussrechnung eine Rechnungskorrektur aus verschiedenen Gründen (beispielsweise infolge fehlender Pflichtangaben zur Rechnung, Zahlungsverweigerung oder -ausfall des Bauherrn u. a.) erforderlich, so ist die Berichtigung vom Bauunternehmen als Rechnungsaussteller vorzunehmen.
Die Schlussrechnung muss den:
  • Umfang der Gesamtleistung und den Wert der restlichen Leistung jeweils Netto und Brutto sowie
  • den Anteil der Umsatzsteuer, soweit der Empfänger nicht selbst Bauleistungen erbringt und nach § 13b Umsatzsteuergesetz nicht Steuerschuldner ist,
ausweisen.
Bereits während der Bauzeit erhaltene Abschlagszahlungen sind von der Schlussrechnung abzuziehen. Früher gestellte aber noch unerledigte Forderungen (z. B. unbezahlte Abschlagsrechnungen, Vertragserfüllungseinbehalte, unbegründete Rechnungskürzungen) sind bereits mit der Schlussrechnung vorzubehalten.
Diese Verfahrensweise entspricht den Anforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht, wonach mit Bezug auf das vom Bundesministerium der Finanzen herausgegebene "Merkblatt zur Umsatzbesteuerung in der Bauwirtschaft - Stand: Oktober 2009" nach Ziffer III, Nr. 2 nur die "vereinnahmten Entgelte", d. h. erhaltene Zahlungen zu den Abschlagsrechnungen für die abzuführende Umsatzsteuer zugrunde zu legen sind. Bei Abschlagszahlungen ist die Umsatzsteuer-Istbesteuerung von Bauleistungen für Abschlagszahlungen maßgebend. Diese Regelung findet analog ihren Niederschlag in den von den Bauwirtschafts-Verbänden herausgegebenen Merkblättern wie:
  1. Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: September 2016) vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie - Bauen und Service - und
  2. Merkblatt Nr. 3: Umsatzsteuer - Versteuerung von Anzahlungen, Abschlagsrechnungen (Stand: Februar 2009) vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH).
Die Aufstellung der Abschlagsrechnungen und erhaltenen Zuzahlungen kann entweder für den Leistungsumfang zwischen zwei Abschlagsrechnungen oder zum Wertumfang der kumulativ erbrachten und nachgewiesenen Bauleistungen als kumulative Abschlagsrechnung als Fortschreibung bis zur Schlussrechnung erfolgen. Unabhängig von der gewählten Form sind die gezahlten Abschlagszahlungen von der Schlussrechnungssumme abzusetzen, entweder nach dem Wertumfang der einzelnen erhaltenen Abschlagszahlungen oder kumulativ aufgelaufenen Abschlagszahlungen zum Bauvertrag. Die kumulative Rechnungslegung bietet den Vorteil, dass sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber mit jeder Abschlagsrechnung sofort einerseits den kumulativen Leistungsstand und zum anderen auch den noch offenen Stand der Bezahlung von Leistungen ablesen können.
Ein Muster für die Aufstellung der Schlussrechnung kann in drei verschieden Varianten unter Beispiele eingesehen werden. Wird von Auftraggebern ein kumulierter Ausweis von Rechnungsbeträgen in den Abschlagsrechnungen und der Abzug von erfolgten Abschlagszahlungen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung verlangt und nicht nur insgesamt in der Schlussrechnung, dann bliebe dies analog in den Beispielen von Abschlagsrechnung zu Abschlagsrechnung zu berücksichtigen, dargestellt als Beispiel unter dem Begriff "kumulative Abschlagsrechnung".
Wurde ein Skonto als Abzug bei den Abschlagszahlungen vereinbart und durch den Auftraggeber auch bei der Zahlung in Abzug gebracht, dann ist als Abzugsbetrag in der nächsten Abschlagsrechnung bzw. in der Schlussrechnung nicht der gezahlte Betrag des Auftraggebers für die betreffende Abschlagsrechnung, sondern der Zahlungsbetrag einschließlich in Anspruch genommenem Skonto anzusetzen.
Im Rahmen der Abschlagszahlungen durch den Auftraggeber können bei den Abschlagsrechnungen ggf. auch Einbehalte als Sicherheitsleistung nach VOB für die Vertragserfüllung erfolgen, und zwar nach unterschiedlicher Art und Weise und fallweise Auflösung bei den Abschlagszahlungen. Hierzu - wie auch bei Inanspruchnahme von Skonto - liefert die Excel-Vorlage unter Downloads eine beispielhafte Darstellung als Muster.

Beispiele

Variante 1

Ausgangsdaten:
Bauleistung Auftragssumme - Netto -=100.000,00 €
+ bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart - Netto -:=10.000,00 €
1. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -=30.000,00 €
2. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -=50.000,00 €
Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen:
Vorzugsvariante, wenn Ausweis der Umsatzsteuer in der Schlussrechnung erforderlich ist. Für den Auftraggeber gilt keine Steuerschuldnerschaft für die Umsatzsteuer nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Rechnungslegung erfolgt mit Umsatzsteuer.
Aufstellung einer Schlussrechnung Teil 1
Aufstellung der Schlussrechnung:
Absetzung der einzelnen Abschlagszahlungen (ohne Berücksichtigung von Skonto) und der auf sie entfallenden Umsatzsteuerbeträge; falls Nachlass mit Vertrag gewährt, dann entsprechende Absetzung.
Aufstellung einer Schlussrechnung Teil 2
Der Auftraggeber als Rechnungsempfänger muss aus der Schlussrechnung den Gesamtrechnungsbetrag Brutto (im Beispiel 130.900,00 €) aus dem Auftrag erkennen können.
Die Darstellung in dieser Variante entspricht auch den Anforderungen, wie sie für öffentliche Bauaufträge in den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) im Formblatt 214 nach Vergabe- und Vertragshandbuch (Ausgabe 2017) vorgesehen sind.
In jeder Rechnung sind Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen und die bereits erhaltenen Zahlungen mit gesondertem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuerbeträge anzugeben.

Variante 2

Ausgangsdaten:
Bauleistung Auftragssumme - Netto -=100.000,00 €
+ bestätigter Nachtrag zum Bauvertrag vereinbart - Netto -:=10.000,00 €
1. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -=30.000,00 €
2. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -=50.000,00 €
Erhaltene Zahlungen wie in Variante 1:
1. Abschlagszahlung zur 1. AR - Netto -=27.000 €
2. Abschlagszahlung zur 2. AR - Netto -=47.000 €
Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen:
Absetzung des Gesamtbetrages der Abschlagszahlungen in Form einer Durchrechnung zu Bruttobeträgen, unter Beachtung der zu berechnenden Umsatzsteuer.
Aufstellung einer Schlussrechnung Variante 2
Die Variante 2 wird oft von Auftraggebern gefordert, wenn diese oder die betreffende Bauleistung nicht vorsteuerabzugsberechtigt zur Umsatzsteuer sind. Problematisch bleibt aber die Bruttodurchrechnung, weil sich bei sehr vielen Abschlussrechnungen/Abschlusszahlungen schnell gedankliche Fehler einschleichen können. Es sollte die Variante 1 vorgezogen werden.
Das folgende Beispiel würde eine falsche Erstellung der Schlussrechnung bedeuten:
Aufstellung einer Schlussrechnung Variante 2 - falsch
Auf Grund dieser Schlussrechnung müsste der Auftragnehmer dem Finanzamt 20.900,00 € Umsatzsteuer abführen (mit Bezug auf § 14 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz), obwohl er durch die Abschlagszahlungen bereits 14.060,00 € Umsatzsteuer vereinnahmt bzw. an das Finanzamt abgeführt hat. Erfolgt dies nicht, entstehen Zinsansprüche des Finanzamtes. Das besagt in einem analogen Fall ein Urteil des Finanzgerichtes Niedersachsen vom 27.7.1995 - Az. V 74/94. Das Bauunternehmen kann im nachhinein die fehlerhafte Schlussrechnung, die keinen Rest-USt.-Betrag ausweist, berichtigen, bekommt aber die Zinsen für die geleistete Überzahlung nicht erstattet.

Variante 3

Ausgangsdaten wie in Variante 1:
Bauleistung Auftragssumme -Netto -=100.000,00 €
+ bestätigter Nachtrag vereinbart - Netto -=10.000,00 €
1. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -=30.000,00 €
erhaltene Abschlagszahlung - Netto -=27.000,00 €
2. Abschlagsrechnung (AR) - Netto -=50.000,00 €
erhaltene Abschlagszahlung - Netto -=47.000,00 €.
Aufstellung einer Schlussrechnung für Bauleistungen:
Im Beispiel ist der Leistungsempfänger selbst Erbringer von Bauleistungen, für ihn gilt § 13b UStG als Steuerschuldner, beispielsweise Rechnungslegung des Nachunternehmers (NU) an den Generalunternehmer (GU). In diesem Fall sind sowohl die Abschlagsrechnungen als auch die Schlussrechnung nur als Netto-Rechnung (ohne Umsatzsteuer) aufzustellen.
Schlussrechnung am 20.9.:
Fall A
Am 20.9. waren die Abschlagszahlungen wie oben durch den AG erfolgt:
Aufstellung einer Schlussrechnung Variante 3 - Fall A
Die Abschlagszahlungen können auch in einem Anhang zur Schlussrechnung als Zahlungsübersicht dargestellt und nur in einer Summe in die Schlussrechnung übernommen werden.
Fall B
Am 20.9. war nur die 1. Abschlagsrechnung durch den AG mit 27.000 € bezahlt.
Aufstellung einer Schlussrechnung Variante 3 - Fall B
Wird die Schlussrechnung nach Fall A aufgestellt, obwohl nur die 1. Abschlagsrechnung bezahlt wurde, so ist die ausstehende Bezahlung der 2. Abschlagsrechnung rechtlich noch einzutreiben, wenn die Schlusszahlung des Auftraggeber nicht vorhehaltlos angenommen wurde (vgl. § 16 Abs. 3, Nr. 2 VOB/B).
In der Baupraxis ist es durchaus nicht selten, dass zu einem Bauauftrag viele (3 bis 15 und ggf. mehr) Abschlagsrechnungen in Abhängigkeit von der Länge der Bauzeit vereinbart werden. Dann ist es auch für den Kontrollüberblick ratsam, bereits mit der Schlussrechnung alle noch nicht bezahlten Teile aus den Abschlagsrechnungen vorzubehalten wie im Beispiel dargestellt.
Die Aufstellung der Schlussrechnung kann meistens in Software-Lösungen in Verbindung mit der Kalkulation und Abrechnung vorgenommen werden, beispielsweise nach den dargestellten Aussagen in der Software nextbau. Sie liefert weiterhin Möglichkeiten zum Forderungsmanagement über offene Zahlungen, von Mahnungen bei Zahlungsverzug u. a.
02.01.2019
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Aktuelle Normen und Richtlinien zu "Schlussrechnung"

DIN-Norm
Ausgabe 2016-09
Diese Norm legt die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen fest. Diese Bedingungen enthalten u. a. Angaben zur Art und zum Umfang der Leistungen, zur Haftung der Vertragsparteien, zu Vertragsstrafen, zu Mängelansprüchen ...
- DIN-Norm im Originaltext -

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