Das Bauunternehmen als Auftragnehmer hat die Möglichkeit, bereits während der Bauausführung vom Auftraggeber bzw. Besteller Abschlagszahlungen zu verlangen. Dies kann sowohl bei einem Werkvertrag mit Bezug auf § 632a BGB als auch bei einem Bauvertrag nach § 16 in der VOB, Teil B verlangt werden und zwar - einerseits in Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen und
- zum anderen in durchaus kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten.
Als Beantragung einer Abschlagszahlung gilt bereits die Überstellung einer Abschlagsrechnung durch den Auftragnehmer, wofür wiederum der vereinbarte Bauzeit- bzw. Bauzeitenplan die Grundlage liefert. Die Abschlagsrechnungen können nach zwei unterschiedlichen Varianten aufgestellt und dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden, und zwar: - jeweils in Höhe des Wertes der ausgeführten und nachgewiesenen Bauleistungen im Zeitraum vom Baubeginn bis zur 1. Abschlagsrechnung und danach folgend für die Zeiträume jeweils zwischen zwei Abschlagsrechnungen oder
- nach dem Wertumfang der kumulativ erbrachten und nachgewiesenen Bauleistungen als Fortschreibung bis zur Schlussrechnung, bezeichnet als "Kumulative Abschlagsrechnung ".
Erfolgt die Rechnungslegung der Abschlagsrechnungen nach 1. jeweils zum Leistungsumfang zwischen zwei Abschlagsrechnungen, dann ist meistens auch nur das Aufmaß auf diesen Leistungsumfang ausgerichtet. Mit der Schlussrechnung ist ebenfalls die gesamte Leistung zusammengefasst geltend zu machen, einschließlich aller Nachforderungen, Leistungen aus Nachträgen und evtl. noch nicht bestätigten Nachträgen. Dabei sind erhaltene Zahlungen z. B. aus Abschlagszahlungen von der Schlussrechnung abzuziehen und sämtliche noch ausstehenden Forderungen vorzubehalten. Bei der kumulativen Rechnungslegung nach 2. sind die vor der nächsten Abschlagsrechnung bereits erhaltenen Abschlagszahlungen wertmäßig vom kumulativen Rechnungsbetrag der folgenden Abschlagsrechnung abzusetzen. Die Verfahrensweise wird unter dem Begriff "kumulative Abschlagsrechnungen" mit Beispielen veranschaulicht.
Unabhängig davon, ob die Abschlagsrechnungen einzeln oder kumulativ gestellt werden, bleibt zu berücksichtigen, ob die Rechnungslegung mit oder ohne Umsatzsteuer zu erfolgen hat. Unterliegt die Bauleistung für den Leistungsempfänger der Steuerschuldnerschaft nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG), so ist dem Rechnungsempfänger nur eine Rechnung zum Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer auszustellen. Sofern der Leistungsempfänger selbst nicht Steuerschuldner für die Umsatzsteuer ist, erhält er eine Rechnung mit Ausweis des Nettobetrags, der Umsatzsteuer und des Bruttobetrags. Im letzteren Fall ist das leistende Bauunternehmen zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet, jedoch nach den Regeln der Umsatzsteuer-Istbesteuerung von Bauleistungen. Diese Rechnungslegung erfordert auch ein kumulativ geführtes Aufmaß über den Leistungsstand der einzelnen Leistungspositionen, das jeweils der letzten Abschlagsrechnung beizufügen bliebe. So ist dann fortführend bis zur Schlussrechnung zu verfahren und in der Schlussrechnung, die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Abschlagszahlungen aus den Abschlagsrechnungen, abzuziehen. Früher gestellte, aber noch unerledigte Forderungen (z. B. unbezahlte Abschlagsrechnungen, Vertragserfüllungseinbehalte, unbegründete Rechnungskürzungen) sind mit der Schlussrechnung nochmals vorzubehalten.
Die kumulative Rechnungslegung bietet den Vorteil, dass sowohl der Auftragnehmer als auch der Autraggeber mit jeder Abschlagsrechnung sofort einerseits den kumulativen Leistungsstand und zum anderen auch den noch offenen Stand der Bezahlung von Leistungen ablesen können. Bei Öffentlichen Bauaufträgen und Einheitspreisverträgen wird meistens die kumulative Rechnungslegung vorgezogen und vereinbart.
Unter dem Begriff "Schlussrechnung" sind Beispiele aufgeführt, wie die Abschlagszahlungen zu den Abschlagsrechnungen zu berücksichtigen sind und die Rechnungslegung als Muster nach verschiedenen Varianten vorgenommen werden kann.
Beide Formen sind unabhängig von der vereinbarten Vertragsart als Einheitspreisvertrag und Pauschalvertrag anwendbar. In der Baupraxis werden sie auch mit unterschiedlicher Intensität herangezogen. Zu beachten bleibt jedoch die verschiedene Art und Weise des Abzugs von bereits erhaltenen Abschlagszahlungen. Bei Bauaufträgen mit VOB-Vertrag sind für die Abschlagszahlung beim VOB-Vertrag die Regelungen in § 16 VOB/B heranzuziehen. Danach ist die Zahlung durch den Auftraggeber bis 21 Kalendertage nach Zugang der Rechnung beim Auftraggeber zu bezahlen. Verstreicht der Termin ohne Zahlung, dann liegt bereits ohne Mahnung und Nachfrist nach 30 Tagen seit Rechnungszugang Verzug vor. Als Leistung gelten auch für die geforderte Leistung angefertigten und bereitgestellten Bauteile sowie die auf der Baustelle angelieferten Stoffe und Bauteile, wenn dem Auftraggeber bzw. Besteller nach seiner Wahl das Eigentum an ihnen übertragen oder Sicherheit hierfür geleistet wurde. Dies ist sowohl bei einem Bauvertrag nach VOB mit Bezug auf § 16 Abs. 1, Nr. 1 VOB/B als auch nach BGB gemäß § 632a möglich und in dieser Art und Weise geregelt. Für das Verlangen kann die Vorlage unter "kostenlose Downloads" dienen.
Bei öffentlichen Bauaufträgen sieht die Richtlinie 423 für Abschlagszahlungen im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017) vor, dass es sich bei den angelieferten Stoffen und Bauteilen nur um solche handeln soll, die nach dem Grundsatz wirtschaftlicher Betriebsführung für einen reibungslosen Bauablauf notwendig sind. Abschlagszahlungen können aber auch für eigens angelieferte und bereitgestellte Bauteile und solche aus einer Serienfertigung geleistet werden, wenn sie für die vertragliche Leistung hergestellt worden sind. Ähnlich lauten die Regelungen bei Straßen- und Brückenbaumaßnahmen nach HVA B-StB im Teil 3, Tz. 3.7 (Nr.16), wobei zu den Abschlagszahlungen vorher vom Auftragnehmer Aufstellungen zu verlangen sind, aus denen Menge, Wert und Zeitpunkt der Anlieferung oder der Bereitstellung der zur Ausführung der Leistung benötigten Stoffe und Bauteile hervorgeht. Grundlage sollte ein vereinbarter Zahlplan als Bestandteil des Bauvertrags sein. Die Sicherung der Liquidität des Bauunternehmens ist der Sinn einer solchen Verfahrensweise. Die ausgeführte Leistung ist prüfbar nachzuweisen, beispielsweise mittels Aufmaße. Meistens haben die Abschlagsrechnungen nicht die endgültige Verbindlichkeit wie die Schlussrechnung. Folglich werden bei ihrer Aufstellung und Prüfung durch die Vertragspartner nicht so strenge Maßstäbe für den Nachweis der ausgeführten Bauleistung gefordert und vereinbart. Die Aufstellung muss aber eine sichere und rasche Beurteilung der Leistungen ermöglichen. Abschlagsrechnungen sind als solche zu kennzeichnen.