Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, die in Abständen für schon erbrachte Teilleistungen während eines Gesamtprojektes gestellt wird.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Das Verlangen kann sich beziehen auf:
die Höhe des Wertes der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäß erbrachten Leistungen,
vereinbarte kurze Zeitabstände oder
zu den vereinbarten Zeitpunkten der Bauausführung, meistens auf Grundlage eines Bauzeitenplans.
Als Leistung gelten auch für die geforderte Bauleistung angefertigte und bereitgestellte Bauteile sowie die auf der Baustelle angelieferten Stoffe und Bauteile, wenn dem Auftraggeber bzw. Besteller nach seiner Wahl das Eigentum an ihnen übertragen oder Sicherheit hierfür geleistet wurde. Dies ist sowohl bei einem Bauvertrag nach VOB mit Bezug auf § 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB Teil B als auch nach BGB gemäß § 632a möglich und danach geregelt. Als Beantragung einer Abschlagszahlung gilt bereits die Überstellung einer Abschlagsrechnung durch das Bauunternehmen als Auftragnehmer. Abschlagsrechnungen sind als solche zu kennzeichnen.
Abschlagsrechnungen sind u. a. Teilrechnungen, die während einer laufenden Baumaßnahme für bereits geleistete Arbeiten aufgestellt werden. So erhält der Auftragnehmer nicht erst nach Fertigstellung von oft jahrelang andauernden Gesamtprojekten sein Geld.
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Formen einer Abschlagsrechnung
Die Abschlagsrechnungen zu Bauleistungen können nach zwei unterschiedlichen Formen aufgestellt und dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden, und zwar:
jeweils in Höhe des Wertes der ausgeführten und nachgewiesenen Bauleistungen im Zeitraum vom Baubeginn bis zur 1. Abschlagsrechnung und danach folgend für die Zeiträume jeweils zwischen zwei Abschlagsrechnungen oder
Spätestens mit der Schlussrechnung ist dann die gesamte Leistung zusammengefasst geltend zu machen. Das gilt auch einschließlich aller Nachforderungen, Leistungen aus Nachträgen und evtl. noch nicht bestätigten Nachträgen. Dabei sind bereits vom Bauherrn erhaltene Zahlungen z. B. aus Abschlagszahlungen von der Schlussrechnung des Bauunternehmens abzuziehen. Sämtliche noch ausstehenden Forderungen sind vorzubehalten. Bei einer kumulativen Rechnungslegung nach 2. sind die vor der nächsten Abschlagsrechnung bereits erhaltenen Abschlagszahlungen wertmäßig vom kumulativen Rechnungsbetrag der folgenden Abschlagsrechnung abzusetzen. Die Verfahrensweise wird hier unter dem Begriff „kumulative Abschlagsrechnungen“ näher erläutert und mit Beispielen veranschaulicht. Diese Rechnungslegung erfordert auch ein kumulativ geführtes Aufmaß über den Leistungsstand der einzelnen Teilleistungen. Es ist jeweils der letzten Abschlagsrechnung beizufügen. So ist danach fortführend bis zur Schlussrechnung zu verfahren. In der Schlussrechnung sind dann die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Abschlagszahlungen aus den Abschlagsrechnungen abzuziehen. Die kumulative Rechnungslegung bietet den Vorteil, dass sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber mit jeder Abschlagsrechnung sofort einerseits den kumulativen Leistungsstand und zum anderen auch den noch offenen Stand der Bezahlung von Leistungen ablesen kann.
Beide Formen von Abschlagsrechnungen sind unabhängig von der vereinbarten Vertragsart – Einheitspreisvertrag oder Pauschalvertrag – anwendbar. Zu beachten bleibt jedoch die verschiedene Art und Weise des Abzugs von bereits erhaltenen Abschlagszahlungen. In der Baupraxis werden die verschiedenen Formen der Abschlagsrechnung mit unterschiedlicher Intensität herangezogen. Bei öffentlichen Bauaufträgen und Einheitspreisverträgen wird meistens die kumulative Rechnungslegung vorgezogen und vereinbart. Abrechnungsvorlage in den Kalkulationshilfen
In der Kalkulationshilfe zu „Sicherheitseinbehalt für Vertragserfüllung und Rechnungslegung“ auf bauprofessor.de können Abschlagsrechnungen direkt mit auftragsbezogenen Angaben erstellt werden. Das ist auch möglich für kumulierte Abschlagsrechnungen und der Aufrechnung bis zur Schlussrechnung, ggf. abweichend von der Auftragssumme und mit Bezug auf die tatsächlich ausgeführte Bauleistung. Das kann und wird oft z. B. nach Aufmaß bei einem Einheitspreisvertrag anzutreffen sein. Nach den Eingaben können die Rechnungsbeträge und auch Einbehalte nachvollzogen werden. Diese Verfahrensweise entspricht den Anforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht zu Bauleistungen. Gleiches gilt zur Behandlung von Skonti. Wurde ein Skonto auch zu den Abschlagszahlungen vereinbart und bei der Zahlung berücksichtigt, dann ist zuerst der gesamte Zahlungsbetrag ohne Skonto auszuweisen und danach die Summe der Skonti von der Schlussrechnungssumme abzuziehen.
Was ist bei öffentlichen Bauaufträgen zu beachten?
Bei öffentlichen Bauaufträgen sind für die Rechnungslegung von Bauleistungen auch die Regelungen in den Vergabe- und Vertragshandbüchern maßgebend. Wichtig sind Informationen zu:
Hochbaumaßnahmen nach VHB-Bund (2019) in: der Richtlinie 423 zu Abschlagsrechnungen und -zahlungen speziell für eigens angefertigte und bereitgestellte Bauteile für die vertragliche Leistung mit aussagefähigen Aufstellungen als Nachweise bzw.
Formblatt und Richtlinie 451 zu Datenträgern der Abrechnung.
Baumaßnahmen im Straßen- und Brückenbau nach HVA B-StB 2023 im Richtlinientext unter Tz. 2.8 – Rechnungen und Zahlungen – mit der Maßgabe, dass die Rechnungen vom Auftragnehmer übersichtlich aufzustellen sind und dabei die Reihenfolge der Leistungspositionen einzuhalten ist und die in den Vertragsunterlagen enthaltenen Bezeichnungen verwendet werden.
Leistungsnachweis für Abschlagsrechnungen
Erfolgen die Abschlagsrechnungen nach der o. a. 1. Form jeweils zum Leistungsumfang zwischen zwei Abschlagsrechnungen, dann ist meistens auch das Aufmaß als Leistungsnachweis nur auf diesen Leistungsumfang ausgerichtet. Oft haben die Abschlagsrechnungen nicht die endgültige Verbindlichkeit wie die Schlussrechnung. Folglich werden bei ihrer Aufstellung der Abschlagsrechnungen und Prüfung durch die Vertragspartner meistens nicht so strenge Maßstäbe für den Nachweis der ausgeführten Bauleistung gefordert und vereinbart. Die Aufstellung muss aber eine sichere und rasche Beurteilung der Leistungen ermöglichen. Spätestens mit der Schlussrechnung ist dann die erbrachte Leistung zusammengefasst nachzuweisen. Abschlagsrechnungen für zusätzliche Leistungen
Nach Abschluss des Bauvertrags können auch noch während der Bauausführung Leistungen zu Nachträgen anfallen und zusätzlich erforderlich sein. Werden sie vom Auftraggeber bei einem VOB-Vertrag angeordnet, wie das meistens bei zusätzlichen Leistungen der Fall ist, und danach vom Auftragnehmer auch erbracht, dann besteht ein Anspruch auf Vergütung für den Auftragnehmer. Voraussetzung ist dann die Vorlage einer Abschlagsrechnung als prüfbare Abrechnung zur ausgeführten Bauleistung an den Auftraggeber. Eine vorherige Vereinbarung zur Höhe der Vergütung muss nicht bestehen. Darüber hat der BGH mit seinem Beschluss vom 24.05.2012 (Az.: VII ZR 34 / 11) Grundsätze formuliert. Danach kann die Vergütung für zusätzliche Leistungen bereits mit Abschlagszahlungen eingefordert werden, wenn für die erbrachte Teilleistung eine Abschlagsrechnung vorgelegt wird. Das kann auch dann erfolgen, wenn eine Einigung über die Vergütung der erbrachten Leistung vorher nicht stattgefunden hat. Umsatzsteuer bei Abschlagsrechnungen
Unabhängig davon, ob Abschlagsrechnungen einzeln oder kumulativ gestellt werden, bleibt zu berücksichtigen, ob die Rechnungslegung mit oder ohne Umsatzsteuer zu Bauleistungen zu erfolgen hat. Unterliegt die Bauleistung für den Leistungsempfänger der Steuerschuldnerschaft zu Bauleistungen nach § 13b Umsatzsteuergesetz (UStG), so ist dem Bauherrn als Rechnungsempfänger nur eine Rechnung zum Nettobetrag ohne Umsatzsteuer auszustellen. Sofern der Leistungsempfänger aber selbst nicht Steuerschuldner für die Umsatzsteuer ist, erhält er eine Rechnung mit Ausweis des Nettobetrags, der Umsatzsteuer und des Bruttobetrags. Im letzteren Fall ist das leistende Bauunternehmen zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet, jedoch nach den Regeln der Umsatzsteuer-Istbesteuerung von Bauleistungen.