Buchhaltung / Rechnungswesen

Sachliche Rechnungsprüfung

Bevor eine Eingangsrechnung, beispielsweise bei Materialkäufen, zu Mieten, zu Reparaturen und Transporten, Nachunternehmerleistungen u. a., als Aufwendungen im Bauunternehmen gebucht wird, bedarf es einer Rechnungseingangsprüfung. Als Grundlage sind neben den Rechnungen meistens die zugehörigen Lieferscheine heranzuziehen.
Die sachliche Prüfung umfasst zuerst die Feststellung, ob der Lieferer die vereinbarten Lieferbedingungen eingehalten hat. Das betrifft als Rechnungsinhalte
  • Materialarten, Leistungsmengen u. a.
  • bestellte und gelieferte Mengen und Leistungen,
  • Abmessungen und Einheiten der Materialien, der Transporteinheiten, Leistungseinheiten u. a.
  • den Bezug auf die Bestellung bzw. den Rahmenvertrag.
Vom Rechnungsempfänger bleibt innerbetrieblich festzulegen, wie die Rechnungsprüfung zu bestätigen ist, beispielsweise mit einem Stempel, einem Aufkleber oder auf dem Kontierungsbeleg. Anschließend kann die Zahlungsanweisung erfolgen, in der Regel durch den Unternehmer bzw. die Geschäftsleitung.
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung ist auch festzustellen, ob die nach §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschriebenen Rechnungsangaben (Pflichtangaben) auf der Rechnung enthalten sind. Nur wenn dies der Fall ist, kann der Rechnungsempfänger einen Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. In diesem Zusammenhang sei auch auf das vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie - Bauen und Service - herausgegebene "Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: September 2016)" hingewiesen.
Sollten die Rechnungen nicht die Pflichtangaben enthalten oder einzelne Rechnungsbestandteile nicht prüfbar sein, sind sie mit Anschreiben unter Angabe der Beanstandungen bzw. Mängel unverzüglich zurückzusenden.
Ist eine Rechnungskorrektur erforderlich, muss sie vom Rechnungsaussteller vorgenommen werden.
Eine sachliche Rechnungsprüfung ist für die Leistungen der Nachunternehmer analog erforderlich und dabei vor allem darauf zu achten, ob die folgenden Aspekte erfüllt sind:
Eine sachliche Prüfung wird ebenfalls der Bauherr bzw. der Auftraggeber zu den vorgelegten Rechnungen des ausführenden Bauunternehmens vornehmen. Dabei sind für die Rechnungsprüfung zu Bauleistungen durch den Auftraggeber weitere und ggf. andere Anforderungen zu stellen.
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