BW- Kennzahlen

Benchmarking im Gebäudemanagement

Grundlagen für das Benchmarking im Gebäudemanagement liefert die GEFMA-Richtlinie 300 der "German Facility Management Association" e. V. Bonn. Sie definiert das Benchmarking als "Ermittlung von Kennwerten und der Vergleich von Verhältniswerten (Kennwerten) bei den Nutzungskosten von Gebäuden verschiedener Größe, Art und Beschaffenheit und verschiedenen Alters".
Mit dem Benchmarking wird das Ziel verfolgt, durch den Vergleich mit anderen Gebäuden Anhaltspunkte für Verbesserungs- oder Einsparpotentiale zu erhalten. Der Vergleich kann und wird meistens zu Erkenntnissen führen, weitere Analysen und diese evtl. noch tiefer vorzunehmen und daraus notwendige Maßnahmen abzuleiten.
Für einen sinnvollen Vergleich sind zunächst Bezugsgrößen festzulegen, die sich auch für die Bildung von Kennwerten für Gebäude eignen. Wichtig dafür ist es, dass solche Größen mit angemessenem Aufwand ermittelt werden können, andererseits aber auch wesentlich für die zu gewinnenden Aussagen sind.
Die GEFMA-Richtlinie 300 empfiehlt als geeignete Bezugsgrößen beispielsweise
  • Flächen nach DIN 277- Grundflächen und Rauminhalte,
  • Arbeitsplatzfläche (APF) gemäß GEFMA-Richtlinie 195 als Fläche, die zur Errichtung von Arbeitsplätzen zur Verfügung gestellt werden kann,
  • Mietfläche bei Bürobauten gemäß GEFMA-Richtlinie 195,
  • weitere teilgebäudespezifische Größen wie die Wasseroberfläche bei beheizten Becken u. a.
Die angeführten Bezugsgrößen werden in der Regel bereits bei der Investitionsvorbreitung im Rahmen der Bauplanung ermittelt. Bei Gebäuden in Nutzung liegen sie sowieso ermittelt vor. Die Nutzungskosten können ebenfalls aus den Planungsunterlagen oder im Ist aus den Buchhaltungen des betrieblichen Rechnungswesens aufbereitet werden.
Nach Auswahl der Bezugsgrößen sind für die Durchführung des Benchmarking zunächst weitere vorbereitende Klärungen vorzunehmen, so u. a.
  • die Bestimmung der zu vergleichenden Gebäude, der Gebäudetypen bis hin ggf. zu einzelnen Leistungsbereichen wie Objektverwaltung und Nutzungsphasen wie Modernisierung u.a. Wichtig dabei ist jedoch immer, dass die Vergleichsobjekte in ihrer Struktur, Beschaffenheit und Nutzung ähnlich sind und die benötigten Daten bzw. Ausgangsinformationen ermittelt vorliegen oder einfach aufzubereiten sind.
  • Auswahl der Mengen-, Zeit- und Wertgrößen, die in Beziehung gesetzt werden sollen wie Anzahl Arbeitsplätze in Bürogebäuden, Zeitdauer der Bauplanung und Bauausführung sowie Bau- bzw. Investitionskosten u. a.
Sind alle Auswahlen als Vorbereitungen getroffen, können nunmehr Kennwerte bestimmt werden, beispielsweise
Nutzungskosten-Kennwert =Nutzungskosten (€)
Nutzfläche (qm)
= ... € je qm
Nicht nur die Gebäude, sondern auch das Facility bzw. Immobilien-Management selbst können in den Vergleich mit einbezogen und dafür Kennwerte bestimmt werden, beispielsweise
Rendite-Kennwert =Jahresüberschuss (€)
Mietfläche (qm)
= ... € je qm
Weiterhin bliebe zu prüfen, inwieweit auch qualitative Faktoren als Bezugsgrößen von Aussagewert sind, z. B.
  • Zufriedenheit der Mieter als Kunden,
  • Vermarktungs- und Vermietungserfolge der Mitarbeiter,
  • Anteile von eigenen Leistungen am gesamten Gebäudemanagement,
  • Niveau der Investitionsplanung und -durchführung.
Nach der Bestimmung von Kennwerten sollte
  • sich die Auswertung und Analyse der verglichenen Daten anschließen,
  • die Erkennung von Schwachstellen möglich werden,
  • die Ableitung notwendiger Schlussfolgerungen erfolgen
  • und deren Umsetzung unter Kontrolle gehalten werden.
Folgt ein nächster Zyklus zum Benchmarking, wären danach auch Erkenntnisse im Zeitvergleich bzw. der Entwicklung über Jahre ableitbar. Die Verfolgung der Nutzungskosten eines Gebäudes über mehrere Jahre gilt demgegenüber nicht als Benchmarking, sondern als Kostenüberwachung, weil hierfür keine Kennwerte zu bilden sind.
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