Im Rechnungswesen wird zwischen Auszahlung, Ausgabe, Aufwand und Kosten unterschieden. Was diese Begriffe bedeuten, erläutert Unternehmensberaterin Meike Seghorn.
Was sind Auszahlung, Ausgabe, Aufwand und Kosten?
Im Rechnungswesen wird zwischen Auszahlung, Ausgabe, Aufwand und Kosten unterschieden. Auszahlungen betreffen dabei nur das Geldvermögen, während Ausgaben sich auf das Gesamtvermögen (also Geldvermögen inkl. kurzfristige Forderungen und Verbindlichkeiten) beziehen. Aufwand und Kosten unterscheiden sich dahingegen, dass sich Kosten auf das betriebsnotwendige Vermögen beziehen und der Aufwand auf das gesamte Vermögen.
Für einen ersten Überblick wird zunächst auf eine detaillierte Unterscheidung verzichtet und die Zusammenhänge von Ausgabe und Aufwand erläutert.
Eine Ausgabe liegt immer dann vor, wenn Geld abfließt. Dabei ist es egal, ob das Geld aus der Kasse genommen oder eine Rechnung per Überweisung vom Konto bezahlt wird. Ausgaben haben keinen Einfluss auf das Betriebsergebnis, nur auf die Liquidität.
Aufwendungen hingegen sind ergebnisrelevant. Alle Aufwendungen verringern das Ergebnis. Es gibt Ausgaben, die auch in voller Höhe Aufwendungen sind, aber nicht immer sind Aufwendungen und Ausgaben deckungsgleich. Es gibt Ausgaben, die keine Aufwendungen sind und es gibt Aufwendungen, die keine Ausgaben sind und auch Mischungen.
Nicht immer ist es sinnvoll, am Jahresende noch schnell zu investieren, um Steuern zu sparen.
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Beispiel 1: Ausgabe und Aufwand sind deckungsgleich
Der Unternehmer kauft neues Papier im Wert von 100 € für den Drucker und erhält dafür eine Rechnung. Kosten und Aufwand in Höhe von 100 € fallen direkt an.
Beispiel 2: Ausgabe und Aufwendungen sind nicht deckungsgleich
Der Unternehmer kauft einen Drucker im Wert von 2.500 € und bezahlt ihn per Rechnung. Es fällt eine Ausgabe in Höhe von 2.500 € an. Da der Drucker über der Grenze der geringwertigen Wirtschaftsgüter (aktuell bei 1.000 €) liegt, entstehen im Moment der Anschaffung keine Aufwendungen. Der Drucker wird ins Anlagevermögen übernommen und über die gewöhnliche Nutzungsdauer (3-7 Jahre, je nach Einordnung) abgeschrieben. Die Aufwendungen wären bei einer Nutzungsdauer von 5 Jahren pro Jahr 500 €.
Beispiel 3: Ausgabe ist höher als Aufwendungen
Wenn das Unternehmen ein Darlehen aufgenommen hat, so zahlt es dies gewöhnlich in regelmäßigen Raten zurück. Die Darlehensrate stellt eine Ausgabe dar. Diese Darlehensrate besteht aus Zinsen und Tilgung. Die Zinsen sind sozusagen die „Gebühr“ für das geliehene Geld, sie werden als Aufwendungen gebucht. Die Tilgungen hingegen verringern den geschuldeten Betrag und sind somit gar keine Aufwendungen.
Beispiel 4: Aufwendungen, aber keine Ausgabe
Die oben bereits erwähnten Abschreibungen sind Aufwendungen, bei denen allerdings zum Zeitpunkt der Entstehung kein Geld abfließt. Es liegt also keine Ausgabe vor.
Der Expertin-Tipp
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Meike Seghorn ist Bankkauffrau und geprüfte Betriebswirtin (ILS). Sie arbeitet als Unternehmensberaterin in Varel mit dem Schwerpunkt auf „handwerksgerechtem“ Controlling.
„Häufig höre ich von Unternehmern Richtung Jahresende, dass sie noch schnell Investitionen tätigen wollen, damit der auszuweisende Gewinn am Ende des Jahres niedriger ist und Steuern gespart werden können. Genau in diesem Moment muss der Unternehmer den Unterschied zwischen Ausgabe und Aufwand kennen. Denn kauft der Unternehmer z. B. eine Maschine, so verringert sich zwar direkt seine Liquidität in voller Höhe (sofern nicht fremdfinanziert wird), der Gewinn (das Ergebnis) wird aber nur in Höhe der anfallenden Abschreibungen verringert. Um die Steuerbelastung direkt zu senken, können z. B. Rückstellungen gebildet werden. Hierzu sollte der Steuerberater rechtzeitig zu Rate gefragt werden.“
Herzlichen Dank an Meike Seghorn von der Gillhaus Unternehmensberatung in Varel für die fachliche Unterstützung bei diesem Artikel auf bauprofessor.de.