Buchhaltung / Rechnungswesen

Rechnungseingangsprüfung

Vom Empfänger von Leistungen und Lieferungen sind eingehende Rechnungen, beispielsweise für Materialeinkauf, Reparaturen, Transporte, Mieten und Pachten, Leistungen der Nachunternehmer u. a., anhand der Lieferscheine und Verträge zu prüfen. Die Prüfung hat zu erfolgen nach:

sachlicher Richtigkeit der Rechnungen (z. B. zu Rechnungsangaben, bestellte Materialarten u. a.),
rechnerischer Richtigkeit der Rechnungen (keine Rechenfehler enthalten und keine Positionen doppelt berechnet) und
preislicher Richtigkeit hinsichtlich der vereinbarten Lieferpreise, Einheitspreise (EP) bei Nachunternehmerleistungen, Gesamtbeträge, der Umsatzsteuer und Möglichkeiten zum Skonto.

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung ist zunächst zu prüfen, ob die nach §§ 14 und 14a im Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgeschriebenen Rechnungsangaben (Pflichtangaben) auf der Rechnung enthalten sind. Nur wenn dies der Fall ist, kann der Rechnungsempfänger einen Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. In diesem Zusammenhang sei auch auf das vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e. V. - Bauen und Service - herausgegebene "Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: September 2016)" hingewiesen.
Weiterhin ist bei der sachlichen Rechnungsprüfung festzustellen, ob der Lieferer die vereinbarten Lieferbedingungen eingehalten hat. Das betrifft als Rechnungsinhalte bei Materialeinkäufen beispielsweise:

die Arten der bestellten Materialien wie Baustoffe, Bauhilfs- und Baubetriebsstoffe,
die bestellten und gelieferten Mengen,
die Abmessungen und Einheiten der Materialien,
den Bezug auf die Bestellung bzw. den Rahmenvertrag.

Die Art der Bestätigung der Rechnungsprüfung ist betrieblich festzulegen, beispielsweise mit einem Stempel, einem Aufkleber oder einer Bestätigung auf dem Kontierungsbeleg. Anschließend kann die Zahlungsanweisung erfolgen, und zwar in der Regel durch den Unternehmer bzw. die Geschäftsleitung. Auf jeden Fall sollten die Möglichkeiten eines Skontos geprüft und genutzt werden.

Zu empfehlen ist auch, die Rechnungen vom Lieferanten jeweils für die zutreffenden Kostenstellen bzw. Baustellen mit Angabe der Kostenstellennummer ausstellen zu lassen. Dies erleichtert die Rechnungsprüfung und wird den innerbetrieblichen Rechnungsdurchlauf erheblich beschleunigen. Auch ist ein Umweg der Rechnungen über die Baustellen nicht unbedingt notwendig.

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03.07.2017

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