Buchhaltung / Rechnungswesen

Die Zukunft der Rechnung ist elektronisch

10.09.2020
Die Zukunft der Rechnung ist elektronisch
Bild: © f:data GmbH
Ab dem 27. November müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als E-Rechnung ausgestellt werden. Welche Maßgaben und Formate gilt es dabei zu beachten und wie funktioniert die praktische Umsetzung?
Spätestens ab dem 27. November müssen Bauunternehmer und Handwerker ihre Rechnungen elektronisch stellen. Zumindest dann, wenn es sich beim Auftraggeber um einen öffentlichen Auftraggeber des Bundes handelt.
Gemäß E-Rechnungs-Verordnung hat dies im Format XRechnung zu erfolgen. Wie das in der Praxis funktioniert zeigt dieser Artikel. Ein wichtiger Hinweis allerdings vorab: Es genügt nicht, die Rechnung einfach als PDF-Datei zu verschicken. Als elektronische Rechnungen werden zukünftig ausschließlich strukturierte Datensätze akzeptiert.
Neben dem Bund werden auch Länder, Kommunen sowie eine Vielzahl größerer Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen. Verständlicherweise, denn der Aufwand manueller Erfassung und damit verbundene Fehlerquellen entfallen. Das hat auch für den Lieferanten Vorteile. Denn beim Auftraggeber verkürzen sich dadurch die Durchlaufzeiten von Rechnungen. Portokosten für den Rechnungsversand sind außerdem passé.
Anstelle der genannten XRechnung werden viele Auftraggeber zukünftig E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format verlangen. Die meisten Bundesländer akzeptieren beispielsweise beide Formate. Besonders im Bauwesen wird zusätzlich GAEB X89-Dateien eine wichtige Rolle zukommen. All diese Formate verspricht der Hersteller f:data aus Weimar jetzt, mit der Baukalkulation nextbau auf Knopfdruck zu liefern.

XRechnung – für öffentliche Auftraggeber

Die E-RechV regelt, dass im öffentlichen Auftragswesen des Bundes ab 27. November 2020 für Rechnungen das Standardformat XRechnung zu verwenden ist. Lediglich Rechnungen zu Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 € sind ausgenommen. Stellt der Bauunternehmer eine E-Rechnung, sollte er vorab beim jeweiligen Empfänger das genaue Verfahren für die Übermittlung erfragen. Via Internet steht die zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE des Bundes zur Verfügung, die auch von kooperierenden Bundesländern genutzt wird. Andere Bundesländer betreiben eigene Rechnungsportale. In der Software nextbau kann der Anwender für den entsprechenden Rechnungs-Export einfach das Format „XRechnung“ auswählen. Wahlweise mit lesbarer PDF-Datei, die sich als Anhang verwenden lässt.
E-Rechnungs-Export mit nextbau
E-Rechnungs-Export mit nextbau
Bild: © f:data GmbH

ZUGFeRD – lesbar für Menschen und Maschinen

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein allgemeines Datenformat für elektronische Rechnungen, das mit Unterstützung des Wirtschaftsministeriums vom Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitet wurde. Es zielt insbesondere auf die Verwendung durch kleine und mittlere Unternehmen ab, aber auch durch die öffentliche Verwaltung sowie Steuerberater. Dabei entspricht die Version ZUGFeRD 2.0 den EU-Vorgaben für E-Rechnungen. Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich zwar optisch nicht von einer als PDF-Datei gespeicherten Rechnung unterscheiden, es sind darin aber maschinenlesbare Daten eingebettet. Der Empfänger kann diese also in seine Buchhaltungssoftware einlesen. Auch der Export im Format ZUGFeRD 2.0 wird von nextbau unterstützt.

GAEB X89 – Rechnungsdaten mit LV

Für Rechnungen im Bauwesen ist zu beachten, dass die bisher genannten Formate XRechnung und ZUGFeRD nicht das eigentliche Leistungsverzeichnis enthalten. Beim elektronischen Datenaustausch von LVs haben sich seit Jahren die GAEB-Formate als Standard etabliert. Nun werden mit Dateien der Daten-Austauschphase „X89 Rechnung“ die Rechnungsdaten mit aufgegliederten Leistungspositionen und Mengenansätzen übergeben. Zum GAEB-Export dieser Rechnungsinformationen lässt sich in nextbau das Format GAEB DA 89 wahlweise in der Version 3.2 oder 3.3. auswählen. Ganz nach Wunsch des Rechnungsempfängers.
Wer nextbau und die neuen E-Rechnungen selbst ausprobieren möchte, kann unter www.nextbau.de eine kostenlose Demoversion der Software anfordern.
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