Lohn / Tarif / Rente

Reisenebenkosten

In Verbindung mit einer Dienstreise bzw. einer Auswärtstätigkeit fallen in der Regel Reisekosten an. Darüber hinaus können auch Reisenebenkosten entstehen. Grundlagen hierzu liefern seit 2014 das aktualisierte Reisekostenrecht und die daraufhin geänderten Aussagen im § 9 (Werbungskosten) im Einkommensteuergesetz (EStG). Eine weitere Präzisierung sieht das BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur "Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)" mit detaillierten Erläuterungen und zahlreichen Beispielen vor, mit dem das vorherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt wurde und in allen auch noch offenen Fällen anzuwenden ist.
Nach Aussagen in den Rand-Nr. 129-133 im BMF-Schreiben zählen beispielsweise zu den Reisenebenkosten die tatsächlichen Aufwendungen einschließlich Gebühren für:
  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck und Geräten,
  • Telekommunikation (Telefon, Fax u. a.) in Verbindung mit der Reise und dem Arbeitgeber, auch für private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können,
  • Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern,
  • Nutzung von Straßen, Maut, Parkplätzen bei PKW-Reisen,
  • Schadenersatz- und Schadenbeseitigungsleistungen bei Verkehrsunfällen, soweit sie mit einer Dienstreise und damit verbundenen Fahrtkosten im Zusammenhang stehen,
  • Verlust von auf einer Reise abhandengekommenen oder beschädigten Gegenständen, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist (bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beizumessen wäre).
Nicht zu den Reisenebenkosten zählen:
  • Kosten für die persönliche Lebensführung, z. B. Tageszeitungen, Pay-TV, Minibar,
  • Kosten für private Telefongespräche, soweit sie nicht der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können,
  • Ordnungs-, Verwarnungs- und Bußgelder, die bei einer Auswärtstätigkeit verhängt werden,
  • Verluste von Geld und Schmuck,
  • Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer und andere Reiseausrüstungsgegenstände,
  • Kosten für Essengutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons (hierfür kann die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen angesetzt werden).
Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen und ggf. glaubhaft zu machen. Aus Vereinfachungsgründen können auch regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen und in der Folgezeit mit einem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden.
Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, wenn die Aufwendungen in angemessenem und annähernd tatsächlichem Umfang angefallen sind.
Die speziell von Bauunternehmen zu beachtenden Regelungen und deren Änderungen wurden vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) in einem "Leitfaden zum steuerlichen Reisekostenrecht (2018)" zusammengestellt. Der Leitfaden gibt einen Überblick zu den gesetzlichen Anforderungen und verdeutlicht mit Beispielen die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer im Baugewerbe.
Bauprofessor-Redaktion
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