Arbeitet der Arbeitnehmer eines Bauunternehmens in der Arbeitszeit außerhalb seiner regelmäßigen Arbeits- bzw. Betriebsstätte, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Was ist Auswärtstätigkeit?
Baustellen als Produktionsstätten wechseln im Bauunternehmen ständig. Folglich sind auch die auf Baustellen tätigen Beschäftigten unterschiedlich weit entfernt von ihrer Wohnung und dem Firmensitz tätig.
Wird der Arbeitnehmer eines Bauunternehmens in der vereinbarten, betrieblichen Arbeitszeit aus beruflich veranlassten Gründen außerhalb seiner regelmäßigen Arbeits- bzw. Betriebsstätte sowie nicht in seiner Wohnung tätig, dann liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Sie gilt ebenfalls in Fällen, wenn der Arbeitnehmer entsprechend seiner speziellen Tätigkeit nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten wie auf Baustellen arbeiten kann. Diese Zeitdauer gilt als Arbeitszeit. Der Arbeitgeber ist berechtigt, sowohl gewerblichen Arbeitnehmer als auch erforderliche Angestellte wie Bauleiter und Poliere auf allen Bau- oder sonstigen Arbeitsstellen des Betriebes einzusetzen. Das gilt auch für solche Baustellen, die der Arbeitnehmer von seiner Wohnung nicht an jedem Arbeitstag erreichen kann (Direktionsrecht). Bei Bauleitern und Polieren wird beim Baustelleneinsatz nicht von Dienstreisen gesprochen. Solche liegen nur bei beruflicher Veranlassung und Tätigkeit außerhalb von Baustellen und Arbeitsgemeinschaften vor. Orte und Formen der Auswärtstätigkeit
Zu differenzieren ist nach dem Einsatz von Arbeitnehmern:
- Bau- und Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt
- Bau- und Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt
Tarifrechtliche Grundlagen zur Auswärtstätigkeit
Tarifrechtliche Regelungen für das Bauhauptgewerbe werden jeweils in §§ 5 und 7 getroffen im: Erfolgt die Auswärtstätigkeit auf Baustellen durch Abordnung an Bau-ARGEn, so richtet sich die Erstattung von Aufwendungen ebenfalls nach den angeführten tariflichen Regelungen. Speziell im Bauhauptgewerbe zu beachtenden Vorschriften wurden vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) in einem „Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht“ zusammengestellt. Es verdeutlicht mit Beispielen die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Aufwendungen. Weiterhin maßgebend sind die Vorschriften des Reisekostenrechts sowie zur steuerrechtlichen Behandlung in § 9 Einkommensteuergesetz (EStG). Erläuterungen und Anwendungsbeispiele erfolgten in diesbezüglichen BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern. Mit den Regelungen wurde zugleich der Begriff „Tätigkeitsstätte“ neu definiert. Gehaltsnebenkosten können ggf. für Poliere auch mit im Kalkulationslohn, meistens aber für das bauleitende Personal entweder in den BGK oder in den AGK erfasst und bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Die Berechnung sollte ebenfalls bauauftragsbezogen erfolgen. Wann gilt Auswärtstätigkeit als längerfristig?
Von längerfristigen Auswärtstätigkeiten wird gesprochen, wenn sie 48 Monate überschreiten. Dann ist jedoch die Höhe der anzusetzenden Unterkunftskosten auf 1.000 Euro monatlich beschränkt. Damit kann der Arbeitgeber bei derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten nur noch maximal 1.000 Euro der tatsächlichen Unterkunftskosten steuerfrei erstatten, auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen höher sind.
Längerfristige Auswärtstätigkeiten liegen vor, wenn sie 48 Monate überschreiten.
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Die 48-Monatsfrist beginnt jedoch nur zu laufen, wenn der Arbeitnehmer mindestens an drei Tagen wöchentlich an derselben Tätigkeitsstätte tätig ist. Eine Unterbrechung der Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Bei der Berechnung der 48-Monatsfrist gelten die Grundsätze zur Dreimonatsfrist.
Aufwendungen für Auswärtstätigkeit
Aufwendungen fallen als Erstattungen nach den Regelungen an für:
Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit werden die anfallenden Aufwendungen dem Arbeitnehmer erstattet, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Ob beispielsweise die Höhe der Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten angemessen ist, wird dabei grundsätzlich nicht geprüft.
Auswärtstätigkeit im Ausland
Besondere Regelungen gelten zu Aufwendungen und Erstattungen bei Auswärtstätigkeit im Ausland zu:
- Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland
- Übernachtungskosten im Ausland
Maßgebend hierfür ist das jährlich aktualisierte BMF-Schreiben zur „Steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen (21. November 2023 für das Jahr 2024)“. Es weist unterschiedlich hohe Erstattungen mit Pauschbeträgen, differenziert nach Ländern aus. Bei Flugreisen ist das Land heranzuziehen, in dem das Flugzeug landet.
Für eine Entsendung eines Arbeitnehmers in die Mitgliedsländer der EU sowie weitere Staaten mit Vereinbarungen wie u. a. nach Norwegen, Island, Liechtenstein und die Schweiz, besteht die Pflicht zur Beantragung einer Entsendebescheinigung A1 – bei Auslandstätigkeit. Hierfür gilt ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren über A1-Vordrucke nach § 106 SGB IV. Danach bleibt es bei einer Entsendung als „vorübergehende Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat“ bei der Sozialversicherung im Heimatland. So wird Auswärtstätigkeit in der Kalkulation berücksichtigt
Anfallende Aufwendungen gelten als:
Die Lohnnebenkosten werden bei der Berechnung des Kalkulationslohns für die Baukalkulation berücksichtigt. Bei der Angebotskalkulation erfolgt der Ausweis speziell in Zeile 1.3 bei verlangten ergänzenden Formblättern EFB-Preis 221 und 222 nach Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Stand 2019). Der Umfang der Lohnnebenkosten ist abhängig vom jeweils zu kalkulierenden Angebot für eine Baumaßnahme und somit auftragsbezogen zu bestimmen. Der Umfang der Gehaltsnebenkosten ist ebenfalls abhängig vom jeweils zu kalkulierenden Angebot für eine Baumaßnahme zu bestimmen. Die Berechnung sollte individuell nach den o. a. Bestandteilen erfolgen. Liegen Erfahrungswerte nach Bauleistungssparten vor, können auch anteilige Sätze innerhalb der Zuschlagssätze bzw. Umlagen für die Verrechnung von Baustellengemeinkosten (BGK) bzw. Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) herangezogen werden.