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Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungsmehraufwendungen
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Verpflegungsmehraufwendungen zählen zu den Reisekosten, die entweder bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeit am Bau anfallen. Sie können mit Pauschbeträgen abgegolten werden, wenn die Voraussetzungen nach § 4 Abs. 5 Einkommensteuergesetz (EStG) gegeben sind. Dabei ist aber zunächst zu differenzieren, ob die Dienstreise oder Auswärtstätigkeit im Inland oder als Auswärtstätigkeit im Ausland erfolgte.
Grundlegende Regelungen werden getroffen im "Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts" (BGBl. I 2013, S. 285) mit daraufhin geänderten Aussagen im § 9 (Werbungskosten) im EStG u. a. zu Verpflegungsmehraufwendungen und ihrer steuerlichen Behandlung. Daraus ableitend werden spezielle Aussagen mit Beispielen getroffen:
  • im BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur „Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“, mit dem das vorherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt wurde und in allen auch noch offenen Fällen anzuwenden ist,
  • im BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 zur „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021“ sowie
  • in einer Zusammenstellung vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) in einem "Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht (2018)“ mit einem Überblick zu den gesetzlichen Regelungen und Beispielen für die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer im Baugewerbe.
Für die Mindestabwesenheitszeiten bei den Verpflegungsmehraufwendungen gilt eine zweistufige Staffelung als Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a im EStG mit folgenden erhöhten Pauschalen seit 1. Januar 2020:
  • 14 € (vorher 12 €) für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bei eintägiger Auswärtstätigkeit und ohne Übernachtung, wobei das auch nach Rand-Nr. 47 im BMF-Schreiben vom 25. November 2020 „gilt, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige Tätigkeit über Nacht (also an 2 Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist“.
  • 14 € (vorher 12 €) am An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitsdauer an diesen Tagen, wobei es unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.
  • 28 € (vorher 24 €) für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden aufgrund einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit von seiner Wohnung abwesend ist.
Eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung liegt auch dann vor, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daraus eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Es kommt dabei nicht auf die An- und Abreisezeit an. Ohne Prüfung und Aufzeichnung einer Mindestabwesenheitszeit durch den Arbeitgeber kann dieser dem Arbeitnehmer 14 € steuerfrei erstatten.
Macht der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen geltend, dann sind diese Pauschbeträge um den geldwerten Vorteil für erhaltene Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit gemäß § 9 Abs. 4a im EStG zu kürzen, und zwar nach folgender Höhe für ein:
  • Frühstück um 20 % (entspricht 5,60 € von 28 €),
  • Mittagessen um 40 % (entspricht 11,20 € von 28 €) und
  • Abendessen um 40 % (entspricht 11,20 € von 28 Euro).
Maximal können die Pauschalen bis auf Null Euro gekürzt werden. Kürzt der Arbeitgeber für die Mahlzeiten die Reisekostenvergütung oder behält er den Gegenwert der Mahlzeit ein, so muss der Arbeitnehmer auch für den Werbungskostenabzug die pauschale Kürzung der Pauschalen berücksichtigen. Sofern der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit selbst zahlt, erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale. Die Zuzahlungen des Arbeitnehmers können jedoch nur vom Kürzungsbetrag für die jeweilige Mahlzeit abgezogen werden, auch wenn der Zuzahlungsbetrag den Kürzungsbetrag übersteigen sollte.
Seit 1. Januar 2020 kann auch ein Pauschbetrag von 8,00 € je Kalendertag nach § 9 Abs. 1 Nr. 5b im EStG für Arbeitnehmer gewährt, wenn sie ihrer beruflichen Tätigkeit überwiegend in Kraftwagen nachgehen. Dieser Betrag gilt dann anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, wenn die mehrtägige Arbeit des Arbeitnehmers in Verbindung mit der Übernachtung im Kraftwagen erfolgt. Sofern die tatsächlichen Aufwendungen höher sind, können diese geltend gemacht werden.
Einem Verpflegungsmehraufwand gleich kommt auch der Verpflegungszuschuss in Unternehmen des Bauhauptgewerbes jeweils nach § 7 Nr. 3.2 für die:
Dabei ist zu unterscheiden nach:
  • Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt mit Verpflegungszuschuss von 4,09 € (West) und 2,56 € (Ost) je Arbeitstag, wenn der Arbeitnehmer mehr als 10 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist und
  • Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt und einem daraus sich ableitenden Verpflegungsmehraufwand als Verpflegungszuschusses von 24,00 € pro Arbeitstag (vorher bis 2016 als Auslösung im Baugewerbe) bei erfüllten Voraussetzungen, der durch Betriebsvereinbarung bis auf 28,00 € je Arbeitstag erhöht werden kann und sofern darüber keine Einigung zustande käme, kann die Einigungsstelle nach Anrufung durch den Betriebsrat entscheiden.
Hinsichtlich der Versteuerung besteht die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung von Verpflegungsmehraufwand nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit 25 %, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen nicht mehr als 100 % übersteigen.
Die steuerfreie Erstattung der Pauschalbeträge ist jedoch auf die Dauer von maximal drei Monaten bei einer Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstelle beschränkt (Dreimonatsfrist). Eine gleiche Tätigkeit liegt aber dann nicht vor, wenn sich der Arbeitnehmer nicht mehr als ein bis zwei Tage wöchentlich in der auswärtigen Arbeitsstätte aufhält. Eine neue Gesamtfrist von drei Monaten kann beginnen, wenn eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen erfolgte. Nach § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG führt eine Unterbrechung für einen Zeitraum von vier Wochen zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Der Grund für die Unterbrechung ist dabei unerheblich. Damit muss nicht unterschieden werden, ob die Unterbrechung der Tätigkeit urlaubs- bzw. krankheitsbedingt war oder aus anderen Gründen erfolgte. Aufzeichnungen des Arbeitgebers zum Grund der Unterbrechung erübrigen sich daher. Dieselbe Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen dort wöchentlich tätig wird. Wird der Arbeitnehmer hingegen nur an weniger als drei Tagen tätig, beginnt die Dreimonatsfrist nicht zu laufen.
Im o. a. Leitfaden des HDB zu Reisekosten im Baugewerbe wird auf S. 19 folgendes Beispiel (Nr. 13) angeführt:
„Der Arbeitnehmer wird ab 1. Februar an jeweils zwei Arbeitstagen wöchentlich auf den Baustellen in A und in B eingesetzt. Einen Tag in der Woche wird er auf einer weiteren Baustelle in C tätig.
Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte in A, B oder C. Hinsichtlich der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ist die Dreimonatsfrist nicht zu beachten, da der Arbeitnehmer an keiner der drei Baustellen mindestens drei Tage wöchentlich tätig wird.
Abwandlung:
Der Arbeitnehmer wird ab 1. Februar an zwei Arbeitstagen wöchentlich auf der Baustelle in A und an drei Arbeitstagen wöchentlich auf der Baustelle in B eingesetzt. Für die Tätigkeit in B ist die Dreimonatsfrist zu beachten. Daher sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für die Tätigkeit in B nur bis 30. April zu berücksichtigen. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen durch die Tätigkeit auf der Baustelle in A liegt nicht vor, da immer nur zweitägige Unterbrechung. Für die Tätigkeit in B greift die Dreimonatsfrist hingegen nicht, da er dort nicht mindestens drei Tage wöchentlich tätig wird“.
Bei Dienstreisen ins Ausland gelten spezielle Regelungen und nach Ländern differenzierte Pauschbeträge für die Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland. Grundlage liefern die ab 1. Januar 2021 geltenden Pauschbeträge im o. a. BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020. Maßgebend ist dabei der letzte Tätigkeitsort im Ausland, wenn die Reise ins Ausland nur einen Tag dauert und die Rückreise aus dem Ausland in das Inland erfolgt. Bei Flugreisen ist das Land heranzuziehen, in dem das Flugzeug landet, wobei Zwischenlandungen unberücksichtigt bleiben.
Zu den Verpflegungsmehraufwendungen ist jedoch zu beachten, dass eine Beschränkung auf die Dauer von maximal drei Monaten bei einer Auswärtstätigkeit gilt, wenn es sich um dieselbe Tätigkeit handelt.
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