Verpflegungsmehraufwendungen zählen zu den Reisekosten, die entweder bei Dienstreisen oder Auswärtstätigkeit der Arbeitnehmer anfallen. Dabei ist zu unterscheiden, ob die Dienstreise oder Auswärtstätigkeit im Inland oder Ausland erfolgt. 
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Rechtliche Grundlagen
Grundlegende Regelungen werden zu Verpflegungsmehraufwendungen und deren steuerlicher Behandlung getroffen im:
Einkommensteuergesetz (EStG) im:
§ 9 (Werbungskosten) speziell in Nr. 4a zu Mehraufwendungen für Verpflegung zur Abgeltung mit Pauschbeträgen gegenüber den Arbeitnehmern und
§ 4 Abs. 5 Nr. 5 zu den Voraussetzungen für den Ansatz von Pauschbeträgen,
im BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur „Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“, mit dem das vorherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt wurde und in allen auch noch offenen Fällen anzuwenden ist,
im BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 mit dem Titel „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021“ wobei die für 2021 gültigen Pauschbeträge auch aufgrund der Coronapandemie für das Kalenderjahr 2022 unverändert fortgelten,
in einer Zusammenstellung vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) in einem "Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht (2018)“ mit einem Überblick zu den gesetzlichen Regelungen und Beispielen für die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer im Baugewerbe.
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen
Verpflegungsmehraufwendungen können den Arbeitnehmern mit Pauschbeträgen abgegolten werden. Es gilt eine zweistufige Staffelung als Werbungskostenabzug mit folgenden erhöhten Pauschalen seit 1. Januar 2020:
14 € (vorher 12 €) für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bei eintägiger Auswärtstätigkeit und ohne Übernachtung, wobei das auch nach Rand-Nr. 47 im BMF-Schreiben vom 25. November 2020 „gilt, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige Tätigkeit über Nacht (also an 2 Kalendertagen) ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist“. 14 € (vorher 12 €) am An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitsdauer an diesen Tagen, wobei es unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.
28 € (vorher 24 €) für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden aufgrund einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit von seiner Wohnung abwesend ist.
Eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung liegt auch dann vor, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daraus eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Es kommt dabei nicht auf die An- und Abreisezeit an. Ohne Prüfung und Aufzeichnung einer Mindestabwesenheitszeit durch den Arbeitgeber kann dieser dem Arbeitnehmer 14 € steuerfrei erstatten.
Kürzungen bei Mahlzeiten
Macht der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen geltend, dann sind diese Pauschbeträge um den geldwerten Vorteil für erhaltene Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit gemäß § 9 Abs. 4a im EStG zu kürzen, und zwar nach folgender Höhe für ein: Frühstück um 20 % (entspricht 5,60 € von 28 €),
Mittagessen um 40 % (entspricht 11,20 € von 28 €) und
Abendessen um 40 % (entspricht 11,20 € von 28 Euro).
Maximal können die Pauschalen bis auf Null Euro gekürzt werden. Kürzt der Arbeitgeber für die Mahlzeiten die Reisekostenvergütung oder behält er den Gegenwert der Mahlzeit ein, so muss der Arbeitnehmer auch für den Werbungskostenabzug die pauschale Kürzung der Pauschalen berücksichtigen. Sofern der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit selbst zahlt, erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale. Die Zuzahlungen des Arbeitnehmers können jedoch nur vom Kürzungsbetrag für die jeweilige Mahlzeit abgezogen werden, auch wenn der Zuzahlungsbetrag den Kürzungsbetrag übersteigen sollte.
Seit 1. Januar 2020 kann auch ein Pauschbetrag von 8,00 € je Kalendertag nach § 9 Abs. 1 Nr. 5b im EStG für Arbeitnehmer gewährt werden, die ihrer beruflichen Tätigkeit überwiegend in Kraftwagen nachgehen. Dieser Betrag gilt dann anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, wenn die mehrtägige Arbeit des Arbeitnehmers in Verbindung mit der Übernachtung im Kraftwagen erfolgt. Sofern die tatsächlichen Aufwendungen höher sind, können diese geltend gemacht werden.
Bauspezielle Abgeltung von Verpflegungsmehraufwendungen
Einem Verpflegungsmehraufwand gleich kommt auch der Verpflegungszuschuss im Baugewerbe, der bei einem Einsatz ausschließlich aus beruflichen Gründen von gewerblichen Arbeitnehmern und auch von Angestellten (z. B. Bauleitern) und Polieren unmittelbar auf Baustellen und sonstigen Arbeitsstellen tarifvertraglich zu gewähren ist. Maßgebend hierfür sind die Regelungen im Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV-Baugewerbe) sowie im RTV-Angestellte im Baugewerbe, jeweils in § 7 Nr. 3.2 einschließlich in den aktualisierten Regelungen als Änderungen zu den angeführten Tarifverträgen zu den Tarifgebieten West und Ost vom 5. November 2021, die erst ab 1. Januar 2023 in Kraft treten. Dabei sind die Abgeltungen in der Höhe zu unterscheiden nach täglicher und ohne tägliche Heimfahrt:
Bau- bzw. Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt noch bis 31. Dezember 2022 von 4,09 € (West) und 2,56 € (Ost) je Arbeitstag, wenn der Arbeitnehmer mehr als 10 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, diese Beträge erhöhen sich ab 1. Januar 2023 abhängig von der Entfernung zwischen Betrieb und Bau- bzw. Arbeitsstelle in Verbindung mit den neuen Regelungen zur Wegezeitentschädigung im Bauhauptgewerbe – ebenfalls bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von der Wohnung, Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt und einem daraus sich ableitenden Verpflegungsmehraufwand als Verpflegungszuschusses von 24,00 € pro Arbeitstag (vorher bis 2016 als Auslösung im Baugewerbe) bei erfüllten Voraussetzungen, der durch Betriebsvereinbarung bis auf 28,00 € je Arbeitstag erhöht werden kann und sofern darüber keine Einigung zustande käme, kann die Einigungsstelle nach Anrufung durch den Betriebsrat entscheiden. Der Betrag erhöht sich ab 1. Januar 2023 um weitere 4 € je Arbeitstag mit Ausnahme bei einer Übernachtung in einer Baustellenunterkunft und in Verbindung mit der geänderten Entfernung zwischen Betrieb und Baustelle und dem Zeitaufwand für den Weg von der Wohnung des Arbeitnehmers bis zur Bau- bzw. Arbeitsstelle, näher erläutert unter Wegezeitentschädigung.
Steuerliche Behandlung zu Verpflegungsmehraufwendungen
Hinsichtlich der Versteuerung besteht die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung von Verpflegungsmehraufwand nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit 25 %, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen nicht mehr als 100 % übersteigen.
Die steuerfreie Erstattung der Pauschalbeträge ist jedoch auf die Dauer von maximal drei Monaten bei einer Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstelle beschränkt (Dreimonatsfrist). Eine gleiche Tätigkeit liegt aber dann nicht vor, wenn sich der Arbeitnehmer nicht mehr als ein bis zwei Tage wöchentlich in der auswärtigen Arbeitsstätte aufhält. Eine neue Gesamtfrist von drei Monaten kann beginnen, wenn eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen erfolgte. Nach § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG führt eine Unterbrechung für einen Zeitraum von vier Wochen zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Der Grund für die Unterbrechung ist dabei unerheblich. Damit muss nicht unterschieden werden, ob die Unterbrechung der Tätigkeit urlaubs- bzw. krankheitsbedingt war oder aus anderen Gründen erfolgte. Aufzeichnungen des Arbeitgebers zum Grund der Unterbrechung erübrigen sich daher. Dieselbe Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen dort wöchentlich tätig wird. Wird der Arbeitnehmer hingegen nur an weniger als drei Tagen tätig, beginnt die Dreimonatsfrist nicht zu laufen. Beispiel zu Tätigkeitszeiten
Im o. a. Leitfaden des HDB zu Reisekosten im Baugewerbe wird auf S. 19 folgendes Beispiel (Nr. 13) angeführt:
„Der Arbeitnehmer wird ab 1. Februar an jeweils zwei Arbeitstagen wöchentlich auf den Baustellen in A und in B eingesetzt. Einen Tag in der Woche wird er auf einer weiteren Baustelle in C tätig.
Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte in A, B oder C. Hinsichtlich der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ist die Dreimonatsfrist nicht zu beachten, da der Arbeitnehmer an keiner der drei Baustellen mindestens drei Tage wöchentlich tätig wird.
Abwandlung:
Der Arbeitnehmer wird ab 1. Februar an zwei Arbeitstagen wöchentlich auf der Baustelle in A und an drei Arbeitstagen wöchentlich auf der Baustelle in B eingesetzt. Für die Tätigkeit in B ist die Dreimonatsfrist zu beachten. Daher sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für die Tätigkeit in B nur bis 30. April zu berücksichtigen. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen durch die Tätigkeit auf der Baustelle in A liegt nicht vor, da immer nur zweitägige Unterbrechung. Für die Tätigkeit in B greift die Dreimonatsfrist hingegen nicht, da er dort nicht mindestens drei Tage wöchentlich tätig wird“.
Aufwendungen bei Tätigkeit im Ausland
Bei Dienstreisen ins Ausland gelten spezielle Regelungen und nach Ländern differenzierte Pauschbeträge für die Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland. Als Grundlage gelten die Pauschbeträge im o. a. BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020, die auch für 2022 weiterhin maßgebend sind. Entscheidend ist dabei der letzte Tätigkeitsort im Ausland, wenn die Reise ins Ausland nur einen Tag dauert und die Rückreise aus dem Ausland in das Inland erfolgt. Bei Flugreisen ist das Land heranzuziehen, in dem das Flugzeug landet, wobei Zwischenlandungen unberücksichtigt bleiben.
Zu den Verpflegungsmehraufwendungen ist jedoch zu beachten, dass eine Beschränkung auf die Dauer von maximal drei Monaten bei einer Auswärtstätigkeit gilt, wenn es sich um dieselbe Tätigkeit handelt.
Verpflegungsmehraufwendungen in der Kalkulation
Die Aufwendungen für die Verpflegungsmehraufwendungen der gewerblichen Arbeitnehmer und ggf. von Polieren sollten nach betrieblichen Erfahrungswerten oder ggf. bauauftragsbezogen in der Angebotskalkulation im Rahmen der Ermittlung des Mittel- bzw. Kalkulationslohns berücksichtigt werden. Verpflegungsmehraufwendungen für die gewerblichen Arbeitnehmer gehören zu den Lohnnebenkosten, die in den ergänzenden Formblättern Preise (EFB-Preis) 221 und 222 (nach VHB-Bund, Ausgabe 2017, Stand 2019) in Zeile 1.3 mit einem Prozentsatz zur Basis Mittellohn der Zeile 1.1 ausgewiesen werden. Für Angestellte und Poliere, die auf Baustellen aus beruflichen Gründen tätig sind, werden die Verpflegungsmehraufwendungen meistens innerhalb der Baustellengemeinkosten (BGK) oder der Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) erfasst und dann in die Verrechnungssätze bzw. Umlagen bei der Kalkulation einbezogen.