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Reisekosten

Reisekosten
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Reisekosten fallen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit an, wenn der Arbeitnehmer – im Bauunternehmen gewerbliche Arbeitnehmer, Angestellte und Poliere – außerhalb seiner regelmäßigen Arbeits- bzw. Betriebsstätte sowie nicht in seiner Wohnung tätig ist. Das gilt ebenfalls in Fällen, wenn der Arbeitnehmer entsprechend seiner speziellen Tätigkeit nur an ständig wechselnden Arbeitsstätten oder auf einem Fahrzeug arbeiten kann. Weiterhin fallen Reisekosten auch bei Reisen in das Ausland sowie bei Auswärtstätigkeit im Ausland an.
Seit 2014 sind die Regelungen zum steuerlichen Reisekostenrecht auf Grundlage des "Gesetzes zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (BGBl. I 2013, S. 285)" mit erfolgten Änderungen in den §§ 4 und 9 (Werbungskosten) im Einkommensteuergesetz (EStG) maßgebend. Danach wurde auch der Begriff "regelmäßige Arbeitsstätte" durch eine "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt bzw. neu definiert und damit besser deutlich gemacht, dass jeweils nur eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis vorliegen kann. Weiterhin wird die Staffelung der Mindestabwesenheitszeiten bei den Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskostenabzug (§ 9 Abs. 4a EStG) reduziert sowie die steuerliche Erfassung vom Arbeitgeber bei zur Verfügung gestellten Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit vereinfacht.
Vom Bundesministerium der Finanzen wurden zu den Regelungen der Reisekosten von Arbeitnehmern sowie ihrer steuerlichen Behandlung umfangreiche Erläuterungen und zahlreiche Beispiele verfasst, maßgebend in den:
  • BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur „Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“, mit dem das vorherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt wurde und in allen auch noch offenen Fällen anzuwenden ist und
  • BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 zur „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021“.
Neben der Berücksichtigung geänderter Kostenpauschalen zu Reisen und Verpflegung wurden die Regelungen an die aktuelle Rechtsprechung angepasst, insbesondere die Aussagen und Vorschriften zur ersten Tätigkeitsstätte und doppelten Haushaltsführung.
Zu den Reisekosten zählen:
Die Reisekosten werden dem Arbeitnehmer erstattet, wenn die Voraussetzungen nach EStG erfüllt sind. Besondere Erstattungen (unterschiedlich hoch mit Pauschbeträgen differenziert nach Ländern) gelten nach § 9 Abs. 4a S. 5 ff. EStG bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland zu:
Die von Bauunternehmen zu beachtenden Aspekte wurden in den letzten Jahren mit Anwendungsbeispielen vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) in einem "Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht (2018)" zusammengestellt, vor allem mit Bezug auf die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer im Baugewerbe. Vorrangig wird auch auf die Möglichkeiten des Arbeitgebers zur steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Erstattung der Reisekosten an die Arbeitnehmer eingegangen.
Erfolgt die Auswärtsbeschäftigung auf Baustellen sowie durch eine Abordnung an Arbeitsgemeinschaften (Bau-ARGEn), dann richtet sich die Erstattung von Aufwendungen nach den tariflichen Regelungen, so für die gewerblichen Arbeitnehmer nach §§ 7 und 9 des Bundesrahmentarifvertrags für das Baugewerbe (BRTV-Baugewerbe) sowie für die Poliere und Angestellten nach §§ 7 und 8 des Rahmentarifvertrags für die Poliere und Angestellten des Baugewerbes (RTV-Angestellte).
Die auf Grundlage der Tarifverträge (TV-Lohn und TV-Gehalt) vom 17. September 2020 für die Tarifgebiete West, Ost und Berlin im Bauhauptgewerbe seit 1. Oktober 2020 gewährte Wegstreckenentschädigung (WE) entspricht keiner Erstattung von Reisekosten bzw. speziell von Fahrtkosten, sondern ist ein tariflicher Bestandteil von Lohn bzw. Gehalt als voraussichtlich vorläufige Lösung für eine Übergangszeit bis zu einer Neuregelung des § 7 (Fahrtkostenabgeltung) im BRTV-Baugewerbe.
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