Als Fahrtkosten gelten die tatsächlichen Aufwendungen, die für einen Arbeitnehmer bei der Benutzung eines Verkehrsmittels für Dienstreisen und/oder bei Auswärtstätigkeit auf Arbeits- und Baustellen anfallen, und zwar: für die Benutzung des eigenen PKW oder eines anderweitigen Fahrzeugs,
bei öffentlichen Verkehrsmitteln das Beförderungsentgelt einschließlich evtl. darauf zu zahlender Zuschläge.
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Regelungen zu Fahrtkosten
Maßgebende Regelungen für die Erstattung von Aufwendungen und für die steuerliche Behandlung liefern:
die Aussagen in § 9 Abs. 1 Nr. 4 sowie Änderungen nach § 40 Abs. 2 und Einfügungen der §§ 101 bis 109 im Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere zur Abgeltung von Fahrtkosten nach Entfernungspauschalen, das BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur „Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“ mit Erläuterungen und speziellen Anwendungsbeispielen, mit dem das vorherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt wurde,
speziell für Fahrten der Arbeitnehmer in Bauunternehmen von der Wohnung zu Baustellen als Fahrtkostenabgeltung:
Höhe der Fahrtkostenerstattung
Für die Erstattung durch das Bauunternehmen als Arbeitgeber kann bei Benutzung des eigenen Fahrzeugs ein pauschaler Kilometersatz herangezogen werden in Höhe von:
0,30 €/km für PKW bzw. Kraftwagen und
0,20 €/km für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (z. B. Motorrad).
Diese Sätze können bei einem PKW/Kraftwagen um 0,02 €/km sowie bei Motorrad/Motorroller um 0,01 €/km je mitgenommene Person höher angesetzt werden. Für Entfernungen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind höchstens 4.500 € im Kalenderjahr anzusetzen. Ein höherer Betrag wäre möglich, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm überlassenen Kraftwagen benutzt. Für die Erstattung ist die kürzeste, verkehrsgünstigste Straßenverbindung als Entfernung heranzuziehen. Die Pauschale ist in der Regel auch maßgebend bei Dienstreisen mit Nutzung des eigenen PKW.
Höhere Entfernungspauschalen bis 2026
Ableitend aus Artikel 2 im „Gesetz zur Umsetzung des Klimaschutzprogramms 2030 im Steuerrecht vom 21. Dezember 2019 (in BGBl. I, S. 2886)“ wurde die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer erhöht, bezeichnet auch als „Pendlerpauschale“. Danach sind für jeden weiteren vollen Kilometer nach den ersten 20 km:
- 0,35 € seit 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2023 und
- 0,38 € ab 1. Januar 2024 bis 31. Dezember 2026, jedoch ebenfalls nur höchstens 4.500 € im Kalenderjahr anzusetzen.
Zur Abgeltung der Aufwendungen für eine Familienheimfahrt sind in den angeführten Zeiträumen die gleichen Beträge für jeden vollen Kilometer ab dem 21. Kilometer zwischen dem Ort des eigenen Hausstands und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen.
Mit dem BMF-Schreiben vom 18. November 2021 wurden Anwendungsfragen zu den höheren Entfernungspauschalen und deren lohnsteuerlichen Behandlung ergänzend geregelt. Zugleich wurden auch Rechenbeispiele für die Ermittlung der Entfernungspauschalen geliefert. Verwiesen wird darauf, dass bei Nutzung mehrerer Verkehrsmittel (z. B. Mischfälle mit eigenem PKW und öffentlichem Verkehrsmittel bzw. bei park & ride) die erhöhte Entfernungspauschale ab dem 21. km vorrangig bei der mit dem PKW gefahrenen Teilstrecke zu berücksichtigen und demgegenüber die Grundpauschale von 0,30 €/km bis zum 20. km heranzuziehen ist. Weiterhin wird ausgesagt, dass:
auch bestimmte Unfallkosten (Rand-Nr. 30), z. B. Aufwendungen für die Beseitigung und Linderung von Körperschäden, berücksichtigt werden können,
die Lohnsteuer für Sachbezüge bei einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal mit 15 % erhoben werden kann, im Lohnsteuerabzugsverfahren bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte monatlich von 15 Arbeitstagen auszugehen ist.
Zusätzlich zur Entfernungspauschale kann eine Mobilitätsprämie an Geringverdiener als steuerliche Förderung befristet im Zeitraum 2021 bis 2026 gewährt werden. Grundlage liefern die Aussagen in den neu eingefügten §§ 101 bis 109 im EStG.
Nachweis und Erstattung der Fahrtkosten
Möglich ist auch die Erstattung der Fahrtkosten auf Grundlage des Einzelnachweises für die Fahrzeugnutzung. Auszugehen ist dann von den jährlichen Gesamtkosten. Unter Ansatz der Fahrleistung in km ließe sich ein Kilometersatz bestimmen.
Die Erstattung von Fahrtkosten kommt für die Arbeitnehmer im Bauunternehmen in Betracht für:
Fahrten zwischen Wohnung und der auswärtigen Tätigkeitsstätte bzw. der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte,
Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und der auswärtigen Tätigkeitsstätte bzw. der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte,
Fahrten zwischen Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte und der auswärtigen Tätigkeitsstätte,
Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten.
Fahrtkosten zu und von Baustellen
Beim Einsatz der gewerblichen Arbeitnehmer auf Baustellen erfolgt oft die Fahrt auch durch betriebseigene Fahrzeuge von einem Sammelpunkt zur Baustelle. Dann werden in der Regel nur die Fahrten zwischen Wohnung und Sammelpunkt als Fahrtkosten mit der Entfernungspauschale abgegolten.
Nutzt der Arbeitnehmer ein öffentliches Verkehrsmittel, so sind ihm die dafür entstehenden Kosten zu erstatten. Eine Fahrtkostenerstattung entfällt jedoch, wenn die Möglichkeit der kostenlosen Beförderung mit einem vom Arbeitgeber gestellten ordnungsgemäßen Fahrzeug besteht.
Für die gewerblichen Arbeitnehmer sowie Poliere und Angestellte, die in einem Unternehmen auf Baustellen tätig oder zu Arbeitsgemeinschaften (Bau-ARGEn) abgeordnet sind, gelten für die Fahrtkosten tarifliche Regelungen im Bauhauptgewerbe. Dabei ist zunächst noch zu differenzieren, ob der Arbeitnehmer: Zur Art und der jeweiligen Höhe erfolgen noch geltend bis 31. Dezember 2022 und nach Änderung ab 1. Januar 2023 nähere Aussagen unter Fahrtkostenabgeltung im Baugewerbe, die sowohl für gewerbliche Arbeitnehmer als auch für Poliere und Angestellte, die auf Baustellen eingesetzt werden, heranzuziehen sind. Im Gebiet des Landes Berlin gelten besondere Regelungen als Wegekostenerstattung in Berlin nach § 7 Tz. 5 im BRTV-Baugewerbe. Danach haben Arbeitnehmer in Berliner Baubetrieben Anspruch auf Wegekostenerstattung für jeden Tag, an dem sie pflichtgemäß den Arbeitsplatz aufsuchten und keinen Anspruch auf Auslösung (doppelte Haushaltsführung) hatten. Die auf Grundlage der Tarifverträge (TV-Lohn und TV-Gehalt) vom 17. September 2020 für die Tarifgebiete West, Ost und Berlin im Bauhauptgewerbe seit 1. Oktober 2020 gewährte Wegstreckenentschädigung (WE) ist keine Abgeltung für Fahrtkosten, sondern ein tariflicher Bestandteil von Lohn bzw. Gehalt noch geltend bis 31. Dezember 2022. Ab 1. Januar 2023 wird eine Wegezeitentschädigung im Bauhauptgewerbe unabhängig von der Fahrtkostenabgeltung vorgesehen. Fahrtkosten in der Kalkulation