Fahrtkosten entstehen für einen Arbeitnehmer bei Arbeitswegen, Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten. Erstattung und Besteuerung richten sich nach dem Einkommensteuergesetz und tariflichen Regelungen im Baugewerbe.
Regelungen zu Fahrtkosten
Die Erstattung von Fahrtkosten und ihre steuerliche Behandlung sind in zwei Bereichen geregelt: - im Einkommensteuergesetz (EStG):
- § 9 Abs. 1 Nr. 4 regelt die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie die Entfernungspauschale als Werbungskosten
- § 40 Abs. 2 erlaubt die Pauschalversteuerung von Fahrtkostenerstattungen
- §§ 101–109 regeln die Mobilitätsprämie
- In Tarifverträgen des Baugewerbes:
- sie enthalten spezielle Regelungen zur Fahrtkostenerstattung für Arbeitnehmer, insbesondere bei Einsätzen auf auswärtigen Arbeits- bzw. Baustellen
Entfernungspauschale ab 2026
Die Fahrtkosten für den Weg von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte trägt zunächst der Arbeitnehmer. Sie gelten als Werbungskosten bei der Steuerveranlagung und sind in der Anlage N anzusetzen, wenn sie nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Als Werbungskosten kann der Arbeitnehmer die Entfernungspauschale - bezeichnet auch als Pendlerpauschale - nutzen. Sie beträgt ab 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 Cent/km, jedoch neu:
Die neue Regelung soll infolge zusätzlicher Werbungskosten die Steuerentlastung für den Arbeitnehmer erhöhen. Zu beachten bleibt, dass die Entfernungspauschale: unabhängig von der Wahl des Verkehrsmittels anzuwenden ist, folglich auch für den Arbeitsweg zu Fuß oder mit Fahrrad, jedoch nicht für Flüge
unabhängig von den tatsächlichen Aufwendungen für die Wegstrecke greift und mit dem Ansatz sämtliche Aufwendungen abgegolten sind
für die kürzeste Wegstrecke und nur einmal pro Arbeitstag für die Strecke bis zur ersten Tätigkeitsstätte anzusetzen ist nur bis zu dem Höchstbetrag von 4.500 € im Kalenderjahr begrenzt ist
zusätzliche Ausgaben, z. B. für Parktickets, Abschreibungen u.a. mit der Entfernungspauschale bereits abgegolten sind.
Das BMF-Schreiben „Entfernungspauschalen-Erlass“ vom 18. November 2021 enthält zusätzliche Erläuterungen, praktische Beispiele und Hinweise zur steuerlichen Behandlung. Es gilt weiterhin, mit Ausnahme der neu festgelegten Pauschalbeträge.
Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, sind für die Wegstrecke zur Arbeit die tatsächlichen Fahrtkosten als Werbungskosten abzugsfähig. Der Satz von 0,30 € je gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) und maximal 4.500 € im Kalenderjahr bleiben 2026 weiterhin wie bisher gültig.
Ein höherer Betrag kann ggf. maßgebend sein, wenn der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt. Für die Erstattung ist die kürzeste, verkehrsgünstigste Straßenverbindung als Entfernung heranzuziehen.
Die neue Entfernungspauschale kann außerdem für wöchentliche Familienheimfahrten und bei doppelter Haushaltsführung angesetzt werden. Statt eines Werbungskostenabzugs kann der Arbeitgeber diese Kosten auch erstatten, häufig auf Grundlage tariflicher Regelungen. 
Die neue Entfernungspauschale erhöht die steuerliche Entlastung und gilt verkehrsmittelunabhängig für die einfache Strecke, begrenzt auf 4.500 Euro jährlich.
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Mobilitätsprämie
Zusätzlich zur Entfernungspauschale kann eine Mobilitätsprämie an Geringverdiener (mit einem Einkommen unter dem Grundfreibetrag) als steuerliche Förderung vom Finanzamt auf Antrag gezahlt werden. Die Gewährung ist keine steuerpflichtige Einnahme. Als Voraussetzung gilt, dass die erste Tätigkeitsstätte mehr als 21 km von der Wohnung entfernt ist.
Die Mobilitätsprämie als Alternative zu den Werbungskosten beträgt 14 % der Entfernungspauschalen als Anlehnung an den Eingangssteuersatz zur Einkommensteuer. Die ursprüngliche Befristung bis Ende 2026 gilt danach dauerhaft.
Fahrten mit betrieblichen Fahrzeugen
Wird dem Arbeitnehmer ein PKW für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte vom Betrieb gestellt, gelten anteilige Fahrtkosten zum steuerpflichtigen Lohn bzw. Gehalt.
Erfolgt die private Nutzung des PKW nach der 1%-Regelung, so sind monatlich 0,03 % des PKW-Listenpreises je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Auch hierbei kann Pauschalversteuerung mit 15 % erfolgen, jedoch ebenfalls nur bis zum jährlichen Höchstsatz zur Entfernungspauschale.
Möglich ist auch die Berechnung der Fahrtkosten auf Grundlage des Einzelnachweises für die Fahrzeugnutzung. Auszugehen ist dann von den jährlichen Gesamtkosten. Unter Ansatz der Fahrleistung in km lässt sich ein Kilometersatz bestimmen.
Erstattung von Fahrtkosten zur Arbeit
Erstattet der Arbeitgeber die Fahrtkosten für Fahrten mit dem eigenen Pkw zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, gelten diese grundsätzlich als Lohn bzw. Gehalt. Sie sind steuerpflichtig. Die Lohnsteuer kann auch vom Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Sie wird begrenzt mit dem Betrag, der vom Arbeitnehmer als Werbungskosten möglich anzusetzen wäre. Im oben genannten BMF-Schreiben wird weiterhin angeführt, dass: die Lohnsteuer für eine unentgeltliche oder verbilligte Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal mit 15 % erhoben werden kann
auch bestimmte Unfallkosten (Rand-Nr. 30), z.B. Aufwendungen für die Beseitigung und Linderung von Körperschäden, berücksichtigt werden können
im Lohnsteuerabzugsverfahren bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte monatlich 15 Arbeitstagen anzunehmen sind.
Im Baubetrieb werden erstattete Fahrtkosten als zusätzliche Lohn- bzw. Gehaltskosten erfasst. In der Baukalkulation sind sie im Zuschlag bzw. der Umlage von Gemeinkosten zu berücksichtigen. 
Erstattete Fahrtkosten sind pauschal versteuerbar und in der Baukalkulation als Lohnnebenkosten zu berücksichtigen.
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Erstattung bei beruflichen Fahrten
Beruflich veranlasste Fahrten gelten allgemein als Dienstreisen. Der Arbeitnehmer ist dann im Inland außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und nicht in seiner Wohnung tätig. Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug, kann der Arbeitgeber eine Erstattung der Fahrkosten mit einem pauschalen Kilometersatz vornehmen. Die möglichen Sätze nach aktuellem Reiskostenrecht betragen: - 0,30 €/ km für PKW bzw. Kraftwagen und
- 0,20 €/ km für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (z.B. Motorrad).
Diese Sätze können bei einem PKW um 0,02 €/ km sowie bei Motorrad/Motorroller um 0,01 €/ km je mitgenommene Person höher angesetzt werden.
Für die Erstattung ist die kürzeste, verkehrsgünstigste Straßenverbindung als Entfernung heranzuziehen. Ebenfalls zu erstatten sind noch anfallende Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Maut u.a.). Erfolgen beruflich veranlasste Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dann ist jeweilige Beförderungsentgelt einschließlich evtl. darauf zu zahlender Zuschläge zu erstatten.
Werden berufliche Dienstreisen bei auswärtiger Tätigkeit nicht erstattet, so kann der Arbeitnehmer diese Aufwendungen ebenfalls steuerlich geltend machen, und zwar als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung nach § 9 Abs. 1 EStG.
Abgeltung von Fahrtkosten im Baugewerbe
Arbeitnehmer in Unternehmen des Baugewerbes haben allgemein einen tariflichen Anspruch auf Fahrtkostenabgeltung. Gewährte Abgeltungen werden Bestandteil von Lohn bzw. Gehalt. Sie sind steuerpflichtig. Die Erstattung von Fahrtkosten kommt für die Arbeitnehmer in Betracht für: Fahrten zwischen Wohnung und der auswärtigen Arbeits- bzw. Baustelle bzw. der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und der auswärtigen Arbeits- bzw. Baustelle bzw. der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte
Fahrten zwischen Unterkunft am Ort der auswärtigen Arbeits- bzw. Baustelle und der auswärtigen Tätigkeitsstätte
Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Arbeits- bzw. Baustellen.
Arbeitnehmer können auch an die Baustelle einer Arbeitsgemeinschaft (Bau-ARGE) als auswärtige Tätigkeitsstelle zu- bzw. abgeordnet werden. Dann gelten Ansprüche auf Fahrtkostenabgeltung gleichermaßen, wenn der jeweilige Arbeitgeber mit als Gesellschafter der ARGE fungiert. Speziell in Betrieben des Bauhauptgewerbes besteht nach § 7 in den Bundesrahmentarifverträgen (BRTV-Baugewerbe und RTV-Angestellte) ein Anspruch auf Kilometergeld von 0,20 € je gefahrenen km mit selbstgestelltem Fahrzeug. Der arbeitstägliche Anspruch ist auf 30 € begrenzt. Bei Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels sind die tatsächlich für die Fahrt entstehenden Kosten zu erstatten. Eine zu versteuernde Fahrtkostenabgeltung kann der Arbeitgeber auch mit einer Pauschalversteuerung nach § 40 Abs.2 EStG vornehmen. Eine Überwälzung der entrichteten Steuer auf den Arbeitnehmer ist unwirksam.
Fahrtkosten zu Baustellen mit betriebseigenen Fahrzeugen
Beim Einsatz der gewerblichen Arbeitnehmer auf Baustellen erfolgt oft die Fahrt auch durch betriebseigene Fahrzeuge von einem Sammelpunkt zur Baustelle. Dann werden in der Regel nur die Fahrten zwischen Wohnung und Sammelpunkt als Fahrtkosten mit einem Kilometergeld abgegolten. Nutzt der Arbeitnehmer ein öffentliches Verkehrsmittel, so sind ihm die dafür entstehenden Kosten zu erstatten. Eine Fahrtkostenerstattung entfällt jedoch, wenn die Möglichkeit der kostenlosen Beförderung mit einem vom Arbeitgeber gestellten ordnungsgemäßen Fahrzeug besteht.
Fahrtkosten in der Baukalkulation
Bei einer Angebotskalkulation sind entsprechende Ansätze einzubeziehen, wenn dies bauauftrags- und baustellenbezogen erforderlich ist. Bei Verlangen der ergänzenden Formblätter Preise 221 und 222 (EFB-Preis) nach VHB-Bund sind sie unter Tz. 1.3 – Lohnnebenkosten - auszuweisen.