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Dienstreise

Dienstreise
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Wird ein Arbeitnehmer im Inland außerhalb seiner regelmäßigen ortsfesten ersten Tätigkeitsstätte sowie nicht in seiner Wohnung in der vereinbarten, betrieblichen Arbeitszeit aus beruflichen Gründen tätig, dann liegt eine Dienstreise vor. Der frühere Begriff "regelmäßige Arbeitsstätte" wurde 2014 durch "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt bzw. neu definiert und damit besser deutlich gemacht, dass nur eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis vorliegen kann.
Dem Reisekostenrecht und folglich auch zur steuerlichen Behandlung bei Dienstreisen liegen zugrunde die Regelungen:
  • im § 9 im Einkommensteuergesetz (EStG) zu Reisekosten und speziell der Erstattung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten und
  • im BMF-Schreiben vom 25. November 2020 zur „Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern (veröffentlicht im Bundessteuerblatt I)“ mit Erläuterungen und speziellen Anwendungsbeispielen, mit dem das vorherige Schreiben vom 24. Oktober 2014 ersetzt wurde.
Die spezifisch von Bauunternehmen zu beachtenden Aussagen wurden vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie (HDB) in einem "Merkblatt zum steuerlichen Reisekostenrecht (2018)" zusammengestellt. Es liefert einen Überblick zu den gesetzlichen Veränderungen und verdeutlicht mit Beispielen die tarifvertragliche und steuerliche Beurteilung von Reisekosten der Arbeitnehmer in der Bauindustrie. Vorrangig wird auch auf die Möglichkeiten des Arbeitgebers zur steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Erstattung der Reisekosten an die Arbeitnehmer eingegangen.
Die Zeitdauer der Dienstreise gilt allgemein als Auswärtstätigkeit und als Arbeitszeit. Die anfallenden Aufwendungen werden dem Arbeitnehmer erstattet:
  • als Verpflegungsmehraufwendungen der Art und Höhe nach für die dem Arbeitnehmer tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen gemäß § 9 Abs. 4 a im EStG, bei erfüllten Voraussetzungen mit Pauschalen sowie mit Abzügen für Mahlzeiten, wenn dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder einem Dritten Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden,
  • darüber hinaus in der Regel die beruflich veranlassten Fahrtkosten sowie Unterkunfts- und Übernachtungskosten und
  • ggf. weiterhin anfallende Kosten als Reisenebenkosten eintreten.
Erfolgt eine Dienstreise über einen längeren Zeitraum oder dauernd an dieselbeTätigkeitsstätte, dann wird steuerlich die Erstattung für die Pauschbeträge zu Verpflegungsmehraufwendungen auf einen Zeitraum von 3 Monaten beschränkt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt dann nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr als 1 bis 2 Tage wöchentlich aufgesucht wird. Diese Dreimonatsfrist führt nach § 9 Abs. 4 a EStG zu einer Unterbrechung, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Danach beginnt die Dreimonatsfrist neu. Der Grund für die Unterbrechung ist dabei unerheblich, es zählt nur die Unterbrechungsdauer. Damit muss nicht mehr wie zuvor unterschieden werden, ob die Unterbrechung der Tätigkeit urlaubs- bzw. krankheitsbedingt war oder aus anderen Gründen erfolgte. Aufzeichnungen des Arbeitgebers zum Grund der Unterbrechung erübrigen sich daher. Dieselbe Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen dort wöchentlich tätig wird. Wird der Arbeitnehmer hingegen nur an weniger als drei Tagen tätig, beginnt die Dreimonatsfrist nicht zu laufen.
Liegt eine Auswärtsbeschäftigung auf Baustellen sowie Abordnung von Arbeitnehmern zu Arbeitsgemeinschaften (Bau-ARGEn) vor, so richtet sich die Erstattung von Aufwendungen nach den tariflichen Regelungen, so beispielsweise in Bauunternehmen des Bauhauptgewerbes
Handelt es sich bei der Dienstreise um eine Auswärtstätigkeit im Ausland, dann gelten für die Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland und Übernachtungskosten im Ausland spezifische Regelungen und Erstattungsbeträge nach dem BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 über die "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisevergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021".
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