Buchhaltung / Rechnungswesen

Bücher im Geschäftsverkehr

Die Führung von "Büchern im Geschäftsverkehr" leitet sich aus den Anforderungen im Handelsgesetzbuch (HGB) ab. Nach § 238 Abs. HGB ist ein Kaufmann verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte bzw. Geschäftsvorfälle dazustellen und die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen. Bücher im Geschäftsverkehr als Begriff umfassen folglich:
  • sowohl die Handelsbücher der Kaufleute nach §§ 238 ff. HGB
  • als auch die diesen entsprechenden Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute.
Dabei gilt die äußerliche Gestalt der Bücher als unerheblich. Sie können in Buchform, als Loseblattsammlung oder fortschreitend auf Datenträgern geführt werden. Die Führung der Aufzeichnungen zu den Geschäftsvorfällen im Unternehmen auf Datenträgern sieht auch § 146 Abs. 5 in der Abgabenordnung (AO) vor, soweit diese Form der Aufzeichnungen und des dabei verwendeten Verfahrens auch den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen. Hierfür lassen sich jedoch spezielle Standards und technische Vorgaben für die Datenträger aufgrund der schnell fortschreitenden Technikentwicklung nicht eindeutig festlegen.
Zur Führung der Bücher in elektronischer Form wurden Anforderungen im BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", veröffentlicht am 5. Dezember 2014 im Bundessteuerblatt (BStBl. I 2014 S. 1450), zusammengestellt. Hervorzuheben sind die Aussagen zur Verantwortlichkeit der Führung von Büchern, weiterhin zu Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, zum Belegwesen und einem internen Kontrollsystem (IKS), zur Datensicherheit sowie der elektronischen Aufbewahrung der Aufzeichnungen und Bücher, zum Datenzugriff und zu Verfahrensdokumentationen.
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